Dobra komunikacja w firmie to podstawa jej skutecznego funkcjonowania. Kontakt między przełożonym i podwładnymi, jak i wśród współpracowników, jest łatwy, kiedy wszyscy znajdują się w jednym miejscu. Jednak co w sytuacji, gdy nagle część bądź cały zespół zostaje przeniesiony do home office?
Pracodawca ma do dyspozycji kilka rozwiązań. Przede wszystkim musi zadbać o właściwe kanały komunikacyjne. Po pierwsze, dobrać narzędzia do rozmów i po drugie, poinstruować podwładnych, jak i kiedy mają z nich korzystać. Obie te kwestie są równie ważne – przyjrzyjmy się im.
Narzędzia komunikacji podczas home office
Podstawowym, tradycyjnym narzędziem komunikacji wewnętrznej w firmie jest służbowy e-mail. Przełożony przed oddelegowaniem zatrudnionego do pracy w domu musi upewnić się, że jest on w stanie korzystać tam z firmowej skrzynki pocztowej. To jednak nie wszystko – warto przypomnieć o zasadach bezpieczeństwa, które się z tym wiążą, tj. między innymi:
- korzystaniu w celach służbowych z firmowego maila,
- szyfrowaniu wiadomości z danymi wrażliwymi, poufnymi,
- dokładnym sprawdzaniu adresata,
- nieotwieraniu podejrzanych maili, w szczególności załączników.
E-mail służbowy ma swoje zalety, jednak podczas codziennej pracy często zachodzi potrzeba krótkiej wymiany zdań między współpracownikami – wysyłanie kolejnych wiadomości na skrzynkę jest zbyt czasochłonne. Dlatego przydatny bywa również komunikator typu hangout lub o funkcjach dostosowanych do szczególnych potrzeb firmy. Warto, by komunikator online umożliwiał rozmowy indywidualne, jak i tworzenie grup. Należy zwrócić uwagę, czy można go zainstalować na urządzeniach z różnymi systemami operacyjnymi.
W niektórych branżach, np. gdy w grę wchodzą zdalne spotkania biznesowe lub panuje zwyczaj codziennych zebrań zespołu, niezbędny może być również komunikator wideo. Do pracodawcy należy zadbanie, by podwładny miał sprzęt – np. sprawną kamerkę – pozwalający na wideokonferencje.
Co z połączeniami telefonicznymi? Sytuacja jest jasna, kiedy zatrudnieni korzystają z telefonów służbowych. Jednak szef nie może wymagać od nich, by za rozmowy z domu w ramach obowiązków podwładni płacili z własnej kieszeni. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest też internetowy komunikator głosowy. Warto pamiętać, że często wszystkie te funkcje – połączenia głosowe, wideo i czat – obsługuje jeden kompleksowy program. Wybór na rynku jest bardzo duży.
Z uwagi na konieczność nieco bardziej uważnej kontroli w pracy zdalnej i zastosowania specyficznych technik zarządzania zespołem online, warto też postawić na platformę umożliwiającą dzielenie się efektami pracy – tak, by każdy członek zespołu, a także przełożony wiedział, który element projektu został wykonany i w jaki sposób.
Skuteczna komunikacja podczas pracy w domu
Zła komunikacja w firmie, w której kadra wykonuje pracę w domu, może prowadzić do zbędnego chaosu. Chodzi o to, by uniknąć sytuacji, w której jeden pracownik spodziewał się telefonu, a otrzymał maila, bądź wysłał notatkę na czacie, kiedy powinien załączyć raport w programie ze zleceniami itp.
Rolą kierownika zespołu online jest zatem:
- powiadomienie pracowników o programach, z których powinni korzystać; warto wysłać np. mailem instrukcję instalacji i obsługi oraz upewnić się, że pracownicy nie mają z tym problemu,
- zadbanie o zabezpieczenia, np. VPN,
- wyznaczenie jasnych procedur np. informowania o postępach w pracy, przekazywania bieżących wiadomości,
- udostępnienie pracownikom czatu lub np. zakładki na firmowym forum do rozmów niezwiązanych z pracą, co pozytywnie wpływa na atmosferę w zespole.
