Rozmowa oceniająca pracownika – jak się przygotować, czemu służy?

Rozmowa ewaluacyjna to jeden ze sposobów oceny pracy i zarządzania rozwojem pracownika. Ideałem jest, jeśli służy nie tylko ocenie i uzupełnieniu dokumentacji, ale również daje podwładnemu konkretne wskazówki odnośnie dalszej pracy, szkoleń, w jakich powinien wziąć udział, czy też projektów, które mogłyby służyć jego rozwojowi. Jednak aby tak się stało, potrzebne jest zaangażowanie obu stron, nie tylko przełożonego, ale również pracownika. Podpowiadamy, jak przeprowadzić rozwojową rozmowę okresową z pracownikiem, jak przygotować się do rozmowy rocznej, a także co zrobić, żeby stała się ona okazją do wprowadzenia pozytywnych zmian w organizacji.

Rozmowa oceniająca pracownika – jak jest jej rola?

Rozmowa ewaluacyjna jest stresująca dla większości pracowników. Niemniej stanowi również spore wyzwanie dla managerów, którzy powinni jak najlepiej wykorzystać okazję do podsumowania dotychczasowej pracy podwładnego. By była konstruktywna i umożliwiła wprowadzenie pozytywnych zmian, przeprowadzająca ją osoba powinna przede wszystkim zastanowić się, jaki cel chce osiągnąć.

Czytaj także: Eksperci HR: Rekrutacja oparta na kompetencjach

Kiedy przeprowadzić rozmowę oceniającą pracownika?

Rozmowy związane z oceną pracownika zwykle mają charakter cykliczny. W wielu firmach stosuje się ocenę roczną pracowników, a to oznacza, że takie rozmowy przeprowadzane są na koniec roku lub na początku kolejnego roku. Nie ma tu reguły, niemniej planując spotkania związane z ewaluacją warto wziąć pod uwagę plany urlopowe zatrudnionych wynikające z okresu świąteczno-noworocznego. Dlatego rozmowa w celu oceny kompetencji w tygodniu między świętami a nowym rokiem może nie być najlepszym pomysłem. Podobnie, wyznaczenie jako terminu takiej rozmowy pierwszych dni w styczniu, gdyż bardzo wiele osób przedłuża urlop do święta Trzech Króli. Oczywiście pracodawca, planując system ocen okresowych, powinien kierować się dobrem organizacji, niemniej warto realnie oszacować, ile osób w danym okresie będzie obecnych w firmie, by stawić się na spotkaniu.

Kolejną ważną kwestią jest to, że w przypadku większych przedsiębiorstw, zatrudniających kilkadziesiąt czy nawet kilkaset osób rozmowy ewaluacyjne mogą trwać nawet kilka dni. Na każdą tego typu rozmowę manager przeznacza od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu minut. By każde spotkanie było efektywne, oceniający powinien mieć także czas na odpoczynek i przygotowanie się do kolejnej rozmowy. Warto zatem przygotować solidny grafik spotkań, pozostawiający pewien margines na opóźnienia.

Rozmowa oceniająca pracownika – kto ją przeprowadza?

Najczęściej w rozmowie oceniającej biorą udział dwie osoby: pracownik poddawany ewaluacji oraz jego bezpośredni przełożony, manager. Czasami jednak grono zostaje poszerzone np. o specjalistę HR lub managera wyższego szczebla. Możliwe jest także przeprowadzanie spotkań ewaluacyjnych w asyście coacha zawodowego.

Jak przeprowadzić rozmowę oceniającą pracownika?

Rozmowa oceniająca pracownika powinna zostać przeprowadzona w taki sposób, by została zachowana proporcja pomiędzy wypowiedziami managera oraz podwładnego. Innymi słowy, nie może być to monolog żadnej ze stron. Przed rozpoczęciem spotkania należy określić ramy czasowe – przyjmuje się, że pojedyncza rozmowa z pracownikiem nie powinna trwać dłużej niż 1,5h. 

Czytaj także: 6 reguł Cialdiniego, o których powinieneś pamiętać, budując zaangażowanie kandydata

• Struktura rozmowy oceniającej pracownika

Na początku manager może zadać kilka pytań otwierających dialog, które zachęcą pracownika do otwartego wyrażania opinii. Może być to pytanie o zdanie na temat ocen rocznych lub o inne sugestie związane z organizacją spotkań, a także mniej formalne pytanie, nieco rozluźniające atmosferę, jednak mieszczące się w granicach relacji służbowych. W każdym przypadku istotne jest, żeby to było pytanie otwarte, a więc takie, na które podwładny nie może odpowiedzieć krótkim: tak lub nie.

Istotnym elementem rozmowy jest konstruktywny feedback. Dobra rozmowa podsumowująca nie powinna polegać na wymienieniu wszystkich zastrzeżeń wobec podwładnego. Nawet jeśli manager ma sporo zastrzeżeń co do jego pracy, po rozmowie podwładny powinien mieć poczucie, że wciąż jest dla niego miejsce w organizacji i czuć motywację do wprowadzenia zmian. Dlatego rozmowę ewaluacyjną najlepiej jest rozpocząć oraz zakończyć pozytywnym komunikatem dotyczącym pracy podwładnego.

Manager powinien na bieżąco reagować na postawę prezentowaną przez podwładnego. Bywa, że pracownicy na krytykę reagują silnymi emocjami, a nawet agresją. Należy zachować profesjonalizm, w razie potrzeby studzić emocje bądź pozostawić pracownikowi czas na uspokojenie, opuszczając na kilka minut pomieszczenie. Najważniejsze jest jednak, by krytyka kierowana wobec zatrudnionego była konstruktywna, oparta na mierzalnych, obiektywnych i powszechnie znanych kryteriach. Pracownik powinien mieć szansę na wytłumaczenie czy sprostowanie. Manager musi wziąć również pod uwagę, że mógł się w jakiejś kwestii pomylić. 

Uzasadnienie wpadek to nie wszystko. Manager może też sporządzić listę celów i zadań dla pracownika, jakie ten powinien wprowadzić w życie, by poprawić jakość swojej pracy. Warto mieć pod ręką także wskazówki dotyczące szkoleń i kursów podnoszących kompetencje w jakimś obszarze lub wyznaczyć osobę, do której pracownik może zwracać się po pomoc. Oczywiście w czasie wielu rozmów ewaluacyjnych szef nie będzie miał większych zastrzeżeń wobec pracy podwładnego. W takim wypadku warto porozmawiać np. o dalszych planach rozwoju, dowiedzieć się, jakie są ambicje pracownika w ramach organizacji. Bez względu na okoliczności i wyniki pracy danej osoby kluczowym elementem rozmowy jest umożliwienie pracownikowi przedstawienia swojego punktu widzenia. Poznanie preferencji i perspektywy pracownika będzie pomocne i cenne np. w czasie zarządzania zasobami ludzkimi czy przy planowaniu jej zmian strukturalnych.

Rozmowa oceniająca pracownika – jak się do niej przygotować?

Przed rozmową manager powinien przyjrzeć się wynikom pracy podwładnego, dokumentacji dotyczącej jego obecności i innym wskaźnikom świadczącym o jego zaangażowaniu w obowiązki służbowe. Jeśli podwładni wypełniali kwestionariusz, należy do niego zajrzeć. Chodzi o to, by przed rozmową roczną mieć w jednym miejscu wszystkie dane dotyczące pracy podwładnego.

Rozmowa oceniająca pracownika a informacja zwrotna

Po przeprowadzeniu rozmów ewaluacyjnych warto poprosić pracowników o feedback. Można np. e-mailem rozesłać formularz do wypełnienia, z pytaniami zamkniętymi i otwartymi do wypełnienia. Warto zadbać o to, by ankieta miała charakter anonimowy. Informacja zwrotna pozwoli lepiej przygotować rozmowy oceniające po kolejnym okresie rozliczeniowym.

Jak się przygotować do rozmowy oceniającej z szefem?

Kiedy zacząć przygotowania do rozmowy rocznej z szefem? Na pewno nie dzień lub dwa przed samą ewaluacją – to za późno. Nad przebiegiem rozmowy warto zacząć się zastanawiać już kilka tygodni przed samym zdarzeniem. To pozwoli nam zastanowić się nad poszczególnymi etapami własnej pracy i ocenić je w dłuższej perspektywie czasowej. Osoby zapobiegliwe mogą dokonywać takiej samooceny w pracy nawet systematycznie – np. co tydzień lub dwa, na bieżąco korygując i oceniając pewne kroki zawodowe.

Jak ocenić własną pracę i przygotować się na ewentualne uwagi krytyczne? Na początek skupmy się na mocnych stronach, czyli na tym, co firma zyskuje na naszej pracy. W tym celu zbierzmy (np. spisując na kartce) wszystkie pozytywne zdarzenia, które miały miejsce podczas ostatniego okresu ocenowego (zwykle jest to rok, czasem pół roku). Warto wziąć pod uwagę takie kompetencje jak organizacja pracy, stopień powierzonych zadań, zdolność do analitycznego myślenia. Czy zalegaliśmy z projektami, a może udało nam się zrobić więcej, niż od nas wymagano? Przejmowaliśmy inicjatywę i zgłaszaliśmy pomysły, czy ściśle trzymaliśmy się wytycznych?

W tym miejscu przypomnijmy sobie również kluczowe rozmowy z naszym przełożonym, a także zastanówmy się nad relacjami z podwładnymi i/lub współpracownikami. Czy potrafiliśmy działać w grupie? Byliśmy jej liderem? Działaliśmy na innych mobilizująco czy przeciwnie, to my potrzebowaliśmy wsparcia i bodźca do działania? Analiza mocnych stron i osiągnięć musi być ściśle powiązana z kompetencjami przypisanymi do zajmowanego stanowiska. Warto skupić się na przykładach konkretnych zachowań i działań, a nie na domysłach, chęciach i oczekiwaniach. To pozwoli nam jasno i rzetelnie mówić o swojej pracy podczas rozmowy podsumowującej.

• Co powiedzieć na rozmowie z szefem?

Zawsze bezpieczniej wychodzić z założenia, że przełożony jest przygotowany do rocznej oceny pracownika. Ponadto z efektów pracy, liczby nieobecności, relacji ze współpracownikami i własnych obserwacji zazwyczaj doskonale wie, czy ma do czynienia z liderem zespołu, z osobą, która nie wykracza poza szereg albo z kimś, kto zaniedbuje obowiązki. Dlatego podczas rozmowy oceniającej pracownika nie warto kłamać.

Nie mówmy, że wykazywaliśmy się inicjatywą, jeśli cały czas ograniczaliśmy się do wykonywania poleceń przełożonego. Zamiast tego poszukajmy innych cech, które podpadają pod kategorię „silne strony pracownika”. Może zawsze byliśmy punktualni w projektach, zwracaliśmy uwagę na szczegóły, które umknęły komuś innemu, ratując tym samym przedsięwzięcie? A może przejmowaliśmy inicjatywę podczas spotkań, tworzyliśmy optymalne harmonogramy pracy dla siebie i innych, wykazywaliśmy się samodzielnością, informowaliśmy przełożonego o czynnikach mogących zagrozić efektywnej/ terminowej realizacji zadania?

Możemy pochwalić się osiągnięciami, jednak z umiarem i nie umniejszajmy przy tym wkładu innych. Podkreślajmy raczej cechy, które świadczą o umiejętności współdziałania. Dzięki temu damy do zrozumienia, że zależy nam na wspólnym dobru zespołu i firmy. Jeśli mówimy o sukcesie, do którego się przyczyniliśmy, przedstawmy go raczej jako korzyść dla całego przedsiębiorstwa (a nie dowód własnej wyjątkowości – tę ocenę pozostawmy przełożonemu).

O czym jeszcze powinniśmy wspomnieć podczas rozmowy rocznej z szefem? Warto określić obszary, w których chcemy się rozwijać w najbliższej przyszłości, a także sposoby podnoszenia kwalifikacji. Mogą to oczywiście być kursy, szkolenia, studia, ale drogą rozwoju zawodowego może być również udział w różnych projektach bądź wolontariat. Również tutaj nie przesadzajmy – kursy i projekty nie powinny kolidować z właściwym wypełnianiem obowiązków służbowych. Jeśli chcemy poszerzać kompetencje, szef musi wiedzieć, że jest tak z uwagi na dobro organizacji, a nie wyłącznie osobiste pobudki.

Czego nie mówić w trakcie rozmowy oceniającej z szefem?

Podczas rozmowy ewaluacyjnej nie warto chwalić się propozycjami pracy, które otrzymaliśmy od konkurencyjnych firm, nawet jeśli odrzuciliśmy oferty. Błędem jest też poprowadzenie rozmowy w kierunku wymieniania wszystkich swoich sukcesów, nawet tych mało znaczących. Skupmy się maksymalnie na 3 obszarach, które postrzegamy za pozytywny aspekt swojej pracy.

Postarajmy się, by rozmowa nie zaczynała się i nie kończyła na tym, co robimy źle – wówczas wrażenie, jakie pozostanie po niej w pamięci przełożonego również zazwyczaj będzie negatywne. W miarę możliwości o błędach mówmy mniej więcej w połowie spotkania – psychologowie zwracają uwagę na to, że wiadomości z środka rozmowy zwykle zapamiętujemy gorzej.

Nie przyjmujmy postawy defensywnej, kiedy przełożony nas krytykuje. Agresja, pyskowanie, podnoszenie głosu są niedopuszczalne. Zamiast tego pytajmy, dlaczego szef ma o nas podobne zdanie bądź skąd wywnioskował, że popełniliśmy jakiś błąd. Krytykę należy przyjąć, niemniej w przypadku nieprawdziwych informacji mamy prawo wyprowadzić szefa z błędu.

Sprawdź także, czym jest assessment centre i jak może pomóc w znalezieniu najlepszych pracowników.