Zastanawiasz się co możesz zrobić, by twoja firma rozwijała się i nadążała za zmianami współczesnego świata? Wypróbuj podejście zwane smart living. Innymi słowy, zadbaj o to, by nowe technologie stanowiły realne wsparcie w codziennym funkcjonowaniu biznesu, a nie były wyłącznie ciekawą nowinką lub co gorsza złem koniecznym dla pracowników.
Spis treści
Smart living: co to?
Smart living lub bliskoznaczne smart environment, to podejście zakładające zastosowanie zdobyczy, jakie daje postęp technologiczny w codziennym życiu. Otwarcie na innowacyjne rozwiązania może być rozumiane ogólnie, dotyczyć różnorodnych aspektów funkcjonowania w życiu prywatnym i zawodowym (to właśnie smart living). Rozumiane bardziej konkretnie, może dotyczyć wygodnego życia w domu (smart home), ekologicznych i nowoczesnych rozwiązań w biurze (smart office), w budownictwie miejskim (smart building), czy w stosunku do całych miast (smart city).
Jak wdrożyć smart living w firmie?
Co to oznacza w kontekście zarządzania małą firmą? Sukces w biznesie to złożona kwestia, uwarunkowana licznymi czynnikami zewnętrznych, stanem gospodarki, rozwiązań prawnych, koniunkturą itp. Warto jednak zastanawiać się nad tym, na co mamy wpływ, by zwiększyć szanse przedsiębiorstwa. Są to na przykład:
-
Zarządzanie dokumentacją w firmie przez internet
Internetowa księgowość, opłacanie rachunków, przeniesienie dokumentacji do sieci to nieunikniona przyszłość w zarządzaniu finansami w firmie. Na rynku znajdziemy wiele programów, które ułatwiają kontrolowanie wydatków i planowanie inwestycji. Wszystkie dane w jednym miejscu sprawiają, że zawsze pod ręką mamy całościowy obraz dotyczący kondycji przedsiębiorstwa – wiemy, na jakie wydatki możemy sobie pozwolić w danym miesiącu, a z którymi lepiej na razie poczekać.
Kwalifikowany podpis elektroniczny lub rządowy Profil Zaufany pozwalają nie tylko na załatwianie spraw urzędowych i bankowych, ale też np. na zdalne podpisywanie dokumentów z kontrahentami – bez konieczności drukowania ton papierów, opłacania kuriera i czekania na zwrot.
Podobnie rzecz ma się, gdy chodzi o sporządzanie dokumentów wynikających z bieżących procedur i potrzeb firmy. Raporty, zestawienia, prezentacje, obliczenia, wytyczne, grafik – to wszystko może znaleźć się w obiegu elektronicznym. Jest to rozwiązanie wygodne i ekologiczne – należy tylko pamiętać o dobrych zabezpieczeniach przeciw cyberprzestępcom.
-
Optymalizacja czasu
Nie chodzi o to, by rozliczać podwładnych z każdej minuty spędzonej na przerwie, bo to wprowadza atmosferę opresji i nie sprzyja efektywności pracy. Znacznie lepiej postawić na rozwiązania pomagające zarządzać czasem pracy. Grafik, monitoring postępów w realizacji projektów, mogą być realizowane za pomocą wirtualnych tablic (programów do zarządzania projektami). Dzięki nim przełożony wie dokładnie, jak podwładni wykorzystują czas pracy.
-
Nowoczesna obsługa klienta
Współczesny klient, zanim odwiedzi placówkę firmy, często szuka informacji na temat jej oferty w internecie. Dlatego nie można przecenić znaczenia profesjonalnej witryny internetowej firmy. Powinna mieć nie tylko ładną grafikę i być na bieżąco aktualizowana – warto pamiętać, by była to również responsywna strona (dostosowująca się do rozdzielczości wyświetlacza), ze sprawnie działającymi linkami. Przydatne będą formularz kontaktowy, czat, możliwość zostawiania opinii. Witryna – a także np. konto w mediach społecznościowych – to ważne elementy zarządzania wizerunkiem firmy.
Ponadto pomagają budować bazę klientów, zachęcają ich do aktywności i bliższego wiązania się z marką. Różnorodne opcje dotyczące samego sposobu obsługi klienta (internetowo, telefonicznie, za pomocą czatu, stacjonarnie) z kolei oznaczają, że potencjalnie więcej osób skorzysta z oferty.
Jak pozyskać nowych klientów? Tutaj również służy pomocą technologia – profesjonalne badania rynku pozwalają na opracowanie strategii dotyczącej grupy docelowej firmy. Choć koszt takiego badania może być znaczny, inwestycja ma szansę szybko się zwrócić. Optymalizacji kosztów nie sprzyja działanie po omacku – lepiej podejmować decyzje dotyczące np. strategii marketingowej w oparciu o konkretne dane, trendy na rynku, oczekiwania klientów.
-
Rozwój kompetencji pracowników
Firma ma swoją siedzibę w niewielkiej miejscowości, a większość konferencji i szkoleń odbywa się w znacznie oddalonych dużych miastach, a więc rozwój kompetencji wiązałby się z kosztami, wysyłaniem podwładnych w delegacje… Otóż obecnie taka wymówka to, no właśnie, tylko wymówka. Firma, nawet niewielka, musi dbać o to, by pracownicy aktualizowali wiadomości, uczyli się nowych rzeczy związanych z postępem w branży. Rozwój wiedzy u podwładnych przekłada się na sukces przedsiębiorstwa – finansowy, wizerunkowy. Pomaga budować profesjonalną kadrę, która szybko nie rozstanie się z miejscem pracy. Ponadto firma nie musi wysyłać nigdzie pracowników – bardzo wiele kursów i szkoleń jest realizowanych online. Spotkania z trenerami, nauczycielami mogą mieć też formę wideokonferencji. Część materiałów z wybranych dziedzin jest dostępna w sieci bezpłatnie, niekiedy opłaca się skorzystać z grupowego pakietu szkoleń dla przedsiębiorstw.
Czytaj także: Talenty w firmie
Smart living: najczęściej zadawane pytania:
-
Co to jest smart living w biurze?
Smart living to podejście zakładające zastosowanie nowoczesnej technologii w życiu codziennym, a w kontekście biura, w życiu zawodowym i przestrzeni biurowej.
-
Czy trudno zorganizować biuro wg zasad smart living?
Technologia jest coraz bardziej dostępna i coraz tańsza, dlatego może się okazać, że największą trudnością w drożeniu nowinek są nie koszty, a obawy i bariery ze strony pracowników. Dlatego, zanim zamienisz biuro w miejsce pełne nowoczesnych gadżetów, zapytaj pracowników o opinie, jakich usprawnień potrzebują, a następnie zorganizuj szkolenia w firmie.
