Poznaj najlepsze techniki poprawy produktywności i zyskaj czas oraz wewnętrzny spokój, związany z tym, że jesteś skuteczny!
Poprawa produktywności
Cały dzień ciężko pracujesz, ale mimo to zawsze zostaje sporo niezałatwionych spraw, które nie zmieściły się w twoim napiętym grafiku? Miewasz poczucie, że czas przeciekł ci przez palce i w zasadzie niewiele udało się zdziałać przez cały dzień? Być może warto zastanowić się, jak poprawić produktywność, jak zarządzać zadaniami i sobą w czasie.
Przedstawiamy 5 sposobów, dzięki którym można wzmocnić produktywność pracy. Sprawdź, które z nich pasują do ciebie i obowiązków, jakie wykonujesz. Nie zawsze to, co skuteczne dla jednej osoby będzie działało na drugą, dlatego najlepiej zapoznać się z kilkoma metodami i wybrać odpowiednią dla siebie.
Lista To-Do
Tworzenie listy obowiązków w danym dniu to najprostsza i najstarsza metoda wpływania na produktywność. Polega na zaplanowaniu działań w formie zadań do wykonania. Zapisujemy je, by o żadnym nie zapomnieć i skreślamy poszczególne punkty po ich zrealizowaniu. Aż do momentu, w którym wyczyścimy listę. Jeśli to się nie uda, przenosimy obowiązki na kolejny dzień. Aby metoda To-Do była efektywna, trzeba pamiętać o kilku zasadach:
1. Ograniczona liczba zadań – jeśli będzie ich zbyt wiele, pod koniec dnia sfrustrujesz się, że połowy rzeczy i tak nie udało się wykonać. Lista będzie działać tylko wtedy, kiedy zaplanujesz tyle, ile rzeczywiście jesteś w stanie zrobić.
2. Priorytetyzacja zadań – nadaj im priorytet (np. kolorami zakreśleń lub wartością punktową). Dzięki temu uzyskasz wiedzę, które zadania absolutnie musisz wykonać. Brian Tracy, praktyk podwyższania efektywności w pracy, radzi, by dzień zacząć od zadania najtrudniejszego. Tzw. żaby, której nie mamy ochoty ruszać i która przez cały dzień łypie na nas złowrogo, przypominając, że musimy w końcu się za nią zabrać. Jeśli ją "zjemy" na początku, reszta dnia będzie przyjemniejsza, mniej stresująca, a my zrobimy więcej, bo nie będziemy o niej co chwilę myśleć.
3. Bufor czasowy – nie planuj pełnych 8 godzin pracy, tylko zostaw ok. 20% bufor czasowy na nieprzewidziane wydarzenia oraz zadania, które zabrały więcej czasu niż przewidywał plan.
4. Konkretność zadań – punkty na liście powinny być sprecyzowane i proste w realizacji. Duże zadania przytłaczają. Niekonkretne nie pozwalają na celowe działanie. Warto złożone obowiązki podzielić na mniejsze części, dzięki temu kończąc poszczególne etapy, zyskuje się poczucie sprawczości i lepiej kontroluje czas.
Action Method
Metoda ta została opracowana przez zespół firmy Behance – platformy do umieszczania i dzielenia się portfolio prac, która jest wykorzystywana przez profesjonalistów na całym świecie. Pracownicy Behance nie byli w stanie zaadoptować żadnej z istniejących technik poprawy produktywności do własnych celów, dlatego stworzyli nową metodologię. Na czym polega Action Method?
Chodzi tu o tworzenie zadań do wykonania przy każdej okazji. Przykładowo, szef przekazuje asystentce informację o tym, że trzeba zorganizować spotkanie z zarządem, aby przedstawić plany rozwoju na najbliższe 6 miesięcy. Po wyjściu z gabinetu szefa pracownica natychmiast dzieli cel na zadania: ustalić dogodny termin dla zarządu, zarezerwować salę i zaprosić uczestników, przygotować prezentację, zamówić catering itd. Wszystkie obowiązki, niezależnie czego dotyczą, wpadają do jednego worka, na jedną wielką listę. Różnicuje się je zatem nie pod względem projektu, do którego należą, ale jedynie pod względem ważności i upływającego terminu wykonania.
Codziennie należy wybrać z listy kilka zadań (część o wysokim, część o niższym priorytecie). Stale sprawdza się też, które obowiązki można delegować innym pracownikom. Action Method szczególnie dobrze służy zawodom kreatywnym, grafikom, pisarzom, projektantom oraz tym, których praca wymaga licznych spotkań i współpracy z wieloma osobami.
Technika Pomodoro
Została opracowana w późnych latach 80. i w swoim założeniu jest bardzo prosta oraz nie wymaga dużych przygotowań. Przyda się timer – taki, jakiego używa się w kuchni. Od typowego kuchennego timera w kształcie pomidorka technika wzięła zresztą swoją nazwę. Zarządzanie produktywnością wg tej metody dzieli się na kilka etapów. Na czym polegają?
1. Wybór zadania z listy na dany dzień.
2. Ustawienie timera na 25 minut i praca nad zadaniem.
3. Przerwanie pracy nad zadaniem po upływie czasu i 5 minutowa przerwa.
4. Ustawienie timera i powrót do zadania lub rozpoczęcie kolejnego.
5. Po 4 setach zadań dłuższa przerwa (15-30 minut).
Dlaczego ta technika pomaga w produktywności? Kluczem jest tu skupienie się bez rozpraszania i odrywania od pracy przez 25 minut. W tym czasie nie należy robić nic innego niż zadanie. To wystarczająco długi czas, by wykonać jakieś zadanie, a jednocześnie na tyle krótki, by móc zachować pełną koncentrację. Proste i efektywne.
Technika Pomodoro dobrze sprawdzi się u pracowników zdalnych. W domu można skuteczniej przewidywać czynniki wpływające na efektywność pracy i eliminować rozpraszacze. W pracy biurowej, między dzwoniącymi telefonami i podchodzącymi do nas współpracownikami, technika ta może być trudniejsza do wprowadzenia, choć nie jest to niemożliwe.
Getting Things Done
Prawdopodobnie najbardziej znana technika poprawy produktywności. Stworzona przez Davida Allena jest od lat uznawana za najlepiej opisaną pod względem metodologicznym. O co w niej chodzi? Przede wszystkim tak zarządza się zadaniami, by oszczędzać czas (dzięki czemu można wykonać więcej) i redukować stres (i pracować lepiej). Brak organizacji na określonym zadaniu sprawia, że pracuje się wolniej. Np. gdy przez 10 minut szukasz potrzebnego dokumentu, albo idziesz do sklepu po mleko i makaron, wracasz do domu i wtedy przypomina ci się, że miałeś jeszcze iść na pocztę. Zatem wychodzisz z domu ponownie, choć mogłeś to załatwić po drodze ze sklepu.
Z kolei brak skupiania uwagi jest związany z tym, że w głowie nieustannie kołaczą się myśli o tym, co jest jeszcze do zrobienia. Przykładowo, robisz raport dla szefa i nagle przypominasz sobie o tym, że miałeś jeszcze zadzwonić do klienta oraz wysłać maila współpracownikom z wytycznymi do kolejnego projektu. Zatem albo odrywasz się od raportu i robisz pozostałe rzeczy albo odkładasz to, co ci się przypomniało na później, ale myśl o tym nie daje ci spokoju.
GTD polega na zbieraniu zadań i porządkowaniu ich w przejrzyste listy. To też doprowadzanie rzeczy do końca. Metodę stosuje się, aby:
- oszczędzać czas (poprzez planowanie zadań i ich dobrą organizację),
- nie zapominać o zadaniach (nie przekraczać terminów, nie narażać się na stres),
- nie robić kilka razy tego samego (tylko tak organizować pracę, by część rzeczy załatwiać "hurtem"),
- być skutecznym, a w dzięki temu zadowolonym i spokojnym.
Ta technika wpływa nie tylko na sam proces pracy, ale poprawia efektywność całego życia. Jednak jej przyswojenie i wdrożenie na stałe wymaga wysiłku, jest też czasochłonne.
Kanban
Ta technika pochodzi z Japonii. Powstała w latach 50. początkowo jako metoda zarządzania produkcją. Może skutecznie podnieść zarówno produktywność grupy pracującej nad jednym projektem, jak i pracownika. O ile w takich metodach jak To-Do czy Action Method, skupiając się na pojedynczych zadaniach, można stracić z oczu całość planu, o tyle w Kanban globalny cel jest najważniejszy.
Pracę dzieli się na trzy części: zadania jeszcze nierozpoczęte, zadania w toku oraz te, które zostały zrealizowane. Obowiązki są rozpisywane na karteczkach post-it (na jednej karteczce jedno zadanie) i umieszcza się je na tablicy w kolumnie "nierozpoczęte". Kiedy zaczynasz nad nimi pracować, przenosisz je do kolumny "w toku", a kiedy je zakończysz – do ostatniej kolumny, pokazującej, co już udało się zrobić. Poza zarządzaniem zadaniami technika ta pozwala utrzymać motywację do pracy (widać, ile już zrobiłeś z całego planu) oraz daje jasny obraz tego, na jakim etapie realizacji jesteś. Jeśli pracujesz w grupie, widzisz też, ile zrobili inni i gdzie jest "wąskie gardło".
Kanban nadaje się idealnie tam, gdzie nadrzędny cel wymaga współpracy kilku osób bądź zespołów i tam, gdzie są liczne czynniki wpływające na produktywność. Jest ceniony przez te osoby, które borykają się z dużymi, długofalowymi i wieloetapowymi zadaniami. Do wprowadzenia Kanban wystarczy ściana lub tablica i karteczki samoprzylepne. Dostępne są też aplikacje online pozwalające prowadzić tablice Kanban w smartfonie lub komputerze.
Produktywność pracowników – od czego zależy
Niezależnie od wybranej techniki wspomagającej produktywność, warto pamiętać także o innych, drobnych elementach, które wpływają pozytywnie na to, jak szybko i jak efektywnie pracujesz.
Aby być produktywnym, nie można zapominać o:
- odpoczynku i wystarczającej ilości snu – nawet najlepiej skonstruowana lista zadań nie pomoże, jeśli podczas pracy nad zadaniem będziesz po prostu zasypiać;
- regularnych i wartościowych posiłkach – organizm potrzebuje do działania energii. Bez niej, stajemy się ospali, wolniej myślimy, słabiej kojarzymy fakty. Śniadanie to podstawa – nigdy o nim nie zapominaj;
- schludnym biurku – czyste i uporządkowane biurko, a także dokumenty w komputerze (zwłaszcza na pulpicie) to podstawa sprawnego wyszukiwania potrzebnych informacji i danych. W mniejszym chaosie pracuje się też przyjemniej. Dlatego pod koniec dnia pamiętaj o tym, by uporządkować dokumenty.
Bycia bardziej efektywnym można się nauczyć. Lepsze zarządzanie sobą i swoimi zadaniami to większa skuteczność i mniejszy poziom zmęczenia, dzięki niższemu poziomowi stresu oraz więcej czasu dla siebie czy dla rodziny.
