Leniuchowanie w pracy się nie opłaca. Pracodawcy mają skuteczne narzędzia do monitorowania efektywności pracy zatrudnionych.
Przedsiębiorcy chcą mieć pewność, że ich podwładni są efektywni, to znaczy produktywnie wykorzystują czas pracy. Mają też prawo kontrolować wydajność pracowników.
Zgodnie z Kodeksem pracy uchylanie się od obowiązków służbowych w miejscu i czasie wyznaczonym przez przełożonego może być powodem podjęcia kroków dyscyplinarnych wobec pracownika. Pamiętajmy również, że wynagrodzenie przysługuje tylko za wykonane zadania służbowe. Podwładny, który wykorzystuje czas pracy na czynności prywatne, naraża firmę na straty.
Efektywny czas pracy
Dostosowanie różnych czynników związanych z pracą do możliwości psychofizycznych człowieka przekłada się na sprawne i skuteczne działanie przedsiębiorstwa. W tym miejscu warto wspomnieć o definicji efektywności pracy. Najogólniej rzecz ujmując, efektywna praca to taka, która zapewnia optymalne wykorzystanie czasu służbowego w sposób zapewniający przedsiębiorstwu jak największe zyski.
Udawanie, że zawzięcie stukamy w klawiaturę, sapanie nad dokumentami i głośne narzekanie na to, że „nie wiemy, w co ręce włożyć”, nie ma większego sensu – jeśli obijamy się w pracy, przełożony i tak prędzej czy później się o tym dowie. W większości przypadków pracownicy mają bowiem do realizacji określone cele, z których są cyklicznie rozliczani.
W zależności od branży i stanowiska zatrudniony musi przedstawić efekty swojej pracy jeszcze tego samego dnia, w ciągu tygodnia, kwartału, roku albo po prostu po ukończeniu danego projektu – może być jednak pewien, że ten moment w końcu nastąpi. Nie ma tu znaczenia, czy pracuje stacjonarnie w firmie, czy też zdalnie. Choć w tym drugim przypadku sprawdzenie efektywności pracownika jest nieco utrudnione pracy.
Co więcej, w większości firm pod koniec roku kalendarzowego lub dwa razy do roku jest przeprowadzany audyt, w którym porównuje się oczekiwane i faktyczne zyski wynikające z ukończenia jakichś zleceń, porządkuje dokumenty, ale także dokonuje przeglądu kadr. W tym czasie warto sprawdzić, czy potencjał wynikający z umiejętności i kompetencji pracowników jest właściwie wykorzystywany.
O ile stosunkowo łatwo skontrolować efektywność czasu pracy osób zatrudnionych w fabrykach, gdyż wykonywane przez nich czynności cechują się znaczną powtarzalnością, w przypadku pracy biurowej – gdzie obowiązki są bardziej różnorodne, a ich wyniki nie zawsze widoczne od razu – sprawa się komplikuje.
Mierniki czasu pracy
Miernikami czasu pracy określamy godziny, dni, tygodnie, miesiące i lata, które tworzą ogólny czas pracy człowieka – jego fundusz czasu pracy.
W określeniu efektywności kluczowe jest wskazanie różnicy pomiędzy tzw. efektywnym oraz nominalnym funduszem czasu pracy. Ten ostatni to po prostu wymiar godzin, w którym jesteśmy zobowiązani do świadczenia pracy, razem z przysługującymi nam przerwami, ale z pominięciem dni ustawowo wolnych. Z kolei efektywny fundusz czasu pracy to czas faktycznie poświęcony na wykonanie jakiegoś zadania.
By go obliczyć, od funduszu nominalnego należy odjąć:
• nieobecności z powodu zwolnień czy urlopów,
• okres, w którym wykonywanie obowiązków służbowych było niemożliwe z nienależnych przyczyn (np. technologicznych).
Podczas przydzielania jakiegoś zadania pracownikowi bądź zespołowi, należy wziąć pod uwagę fundusz nominalny, a nie efektywny. W przeciwnym razie może się okazać, że podwładni nie dysponują dostateczną liczbą godzin na ukończenie projektu i konieczna jest praca w godzinach nadliczbowych.
W badaniu efektywności pracy z pomocą przedsiębiorcom przychodzą specjalne programy do mierzenia wydajności pracy podwładnych. Stosuje się w nich wskaźniki efektywności czasu pracy, które biorą pod uwagę różnicę czasu, jaki firma planuje poświęcić na wykonanie zadania (tzw. czas normatywny lub zadany) oraz czas faktycznie wykorzystany na jego ukończenie. Co więcej, tego typu programy analizują warunki i charakter pracy w danym przedsiębiorstwie.
Efektywne wykorzystanie czasu pracy – sposób na uniknięcie pracy po godzinach
Jak poprawić efektywność pracowników? Kluczowa jest tu motywacja do pracy, którą buduje się w zespole dzięki odpowiedniej postawie przełożonego, dobrej organizacji pracy czy zachętom finansowym.
Na efektywność wpływ mają również takie czynniki, jak:
• komunikacja między zatrudnionymi – zgrany zespół działa skuteczniej,
• sposób organizacji zajęć służbowych – chaos organizacyjny utrudnia pracę,
• nastawienie przełożonego do podwładnych – ma znaczenie dla motywacji pracowników,
• postawa samego pracownika.
Równie duże znaczenie ma jasne i precyzyjne formułowanie oczekiwań względem działań pracownika. Efektywne wykorzystanie czasu jest możliwe tylko wtedy, gdy podwładny dokładnie wie, co należy do jego obowiązków służbowych, widzi je w perspektywie postawionego przed nim celu oraz nie ma poczucia, że pracuje ponad siły ani poniżej swoich kompetencji.
