Praca zdalna zyskuje na popularności. Choć home office znany był już dużo wcześniej, to jednak koronawirus i izolacja zmusiły pracodawców do uwierzenia w ten styl pracy, a pracowników przyzwyczaiły do nowych standardów. Jednym z nich jest chociażby praca w domu na własnym sprzęcie. W tym momencie pojawia się jednak pytanie – czy pracownikowi należy się ekwiwalent za używanie własnego sprzętu?
Spis treści
- Praca zdalna a narzędzia pracy – kto je zapewnia?
- Ekwiwalent pieniężny – jaki dokument może stanowić podstawę jego wypłacenia?
- Ekwiwalent za używanie własnych narzędzi w pracy – warunki wypłacenia
- Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu – jakie sprzęty, narzędzia obejmuje?
- Ekwiwalent pieniężny – wysokość
- Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu a podatki i ZUS
Praca zdalna a narzędzia pracy – kto je zapewnia?
Koronawirus i przymusowa izolacja nie pozostały bez zmian na rynku pracy w Polsce. Pandemia znacznie przyspieszyła procesy automatyzacji poprzez wprowadzenie do firm nowych technologii i przyczyniła się do rozpowszechnienia dość rzadko stosowanego wcześniej modelu pracy, jakim jest praca zdalna. To właśnie pandemiczna rzeczywistość zmusiła pracodawców do uwierzenia, że pracownicy w trybie home office mogą być równie wydajni i efektywni, jak ci pracujący stacjonarnie. Nowa rzeczywistość wymogła także dostosowanie się do nowych zasad gry przez pracowników.
Warto mieć na uwadze, że aby praca zdalna biurowa czy praca zdalna przez internet była możliwa, pracownik musi dysponować niezbędnym sprzętem. Przeniesienie stacjonarnego biura do miejsca zamieszkania i praca zdalna z domu nałożyła na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi takiego sprzętu. Okazało się jednak, że nie zawsze pracodawca dysponował narzędziami, które mógł przekazać podwładnemu. Co do zasady, w takiej sytuacji pracownik może pracować na prywatnym sprzęcie, jednak wiąże się to z pewnymi warunkami.
Pamiętaj!
Pracownik wykonujący obowiązki służbowe w trybie home office może pracować na prywatnym sprzęcie pod warunkiem poszanowania i ochrony informacji poufnych, a także innych tajemnic prawnie chronionych (np. danych osobowych czy tajemnic przedsiębiorstwa), których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Ekwiwalent pieniężny – jaki dokument może stanowić podstawę jego wypłacenia?
Teoretycznie pracownikowi, który wykorzystuje do pracy zdalnej własny sprzęt – laptopy, telefony czy inne urządzenia biurowe – pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za używanie własnych narzędzi w pracy. W praktyce kwestia ta okazuje się jednak bardziej problematyczna. Ustawodawca nie określił trybu ani żadnych zasad regulujących wypłatę ekwiwalentu pieniężnego.
Pamiętaj!
W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na zadośćuczynienie pracownikowi i ekwiwalent za używanie własnego sprzętu, może podeprzeć się przepisami dotyczącymi telepracy – świadczenia pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, które uregulowane zostały w Kodeksie pracy art. 67(5).
Sposób, w jaki rozwiązana zostanie sporna kwestia, którą często jest właśnie ekwiwalent za sprzęt pracownika, zależy tylko i wyłącznie od umowy pomiędzy stronami. Niemniej możemy wskazać dokumenty, które mogą stanowić podstawę do wypłaty takiego świadczenia.
Podstawę do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnego sprzętu mogą stanowić takie dokumenty jak:
-
umowa o pracę,
-
regulamin pracy,
-
odrębna umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Pamiętaj!
Dokument będący podstawą wypłaty ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu powinien określać rodzaj narzędzi i materiałów wykorzystywanych przez pracownika do pracy zdalnej, a także okres ich używania. Ponadto w dokumencie powinien znaleźć się zapis mówiący o wysokości takiego ekwiwalentu oraz terminie jego wypłaty.
Ekwiwalent za używanie własnych narzędzi w pracy – warunki wypłacenia
Zagadnienie: „ekwiwalent za używanie własnego sprzętu – praca zdalna” w dalszym ciągu może rodzić pytania. Skoro obowiązkiem pracodawcy jest przyznanie ekwiwalentu pieniężnego, a żadne przepisy prawa nie regulują tej kwestii, w jaki sposób powinien być on wypłacany? Niestety w żadnych przepisach prawa nie ma określonej ani kwoty minimalnej, ani kwoty maksymalnej takiego świadczenia. Przyjmuje się jednak, że powinno być ono obliczane na podstawie norm zużycia materiałów czy sprzętu wykorzystywanego podczas pracy w domu oraz jego cen rynkowych. Pracodawca nie może więc ustalić dowolnej kwoty, ponieważ pomiędzy wysokością ekwiwalentu a wartością używanego sprzętu do pracy zdalnej, powinien zachodzić racjonalny związek.
Pamiętaj!
Z uwagi na to, że żadne przepisy nie regulują zasad wypłacania ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu ani jego wysokości, kwestie te powinny zostać uzgodnione pomiędzy stronami i zapisane w odrębnej umowie.
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu – jakie sprzęty, narzędzia obejmuje?
Praca zdalna przez internet, praca zdalna z domu czy praca zdalna biurowa – każda z nich będzie wymagała korzystania ze sprzętu czy innych materiałów, które pozwolą na jej prawidłowe wykonywanie. Pojawia się zatem pytanie – jakie środki obejmuje ekwiwalent za używanie własnego sprzętu? Czym jest tak naprawdę owy sprzęt i co kryje się pod tym sformułowaniem? W tym przypadku także nie powinno być żadnego zaskoczenia – przepisy, ustawy czy regulacje prawne nie definiują żadnych z tych zasobów. W związku z tym jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest kierowanie się słownikowym znaczeniem tych słów.
Przez określenie „narzędzia” rozumie się narzędzia, które umożliwiają wykonywanie określonej czynności czy pracy. W przypadku, gdy miejsce ma praca w domu, najczęściej mamy jednak do czynienia ze sformułowaniem „sprzęt”. Ten z kolei jest przedmiotem użytkowym wykorzystywanym w określonej dziedzinie życie i właśnie tak możemy definiować chociażby sprzęt komputerowy.
Pamiętaj!
Ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości. Jest to więc odpowiednik i równoważnik. Warto mieć jednak na uwadze fakt, że ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot rzeczywiście poniesionych wydatków przez pracownika.
Co jednak najważniejsze – ekwiwalent dla pracownika wykonującego obowiązki służbowe na własnym sprzęcie może obejmować nie tylko zużycie tegoż sprzętu, ale także koszty energii, dostępu do internetu czy nawet rozmów telefonicznych wykonywanych w ramach pracy.
Ekwiwalent pieniężny – wysokość
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu przy pracy zdalnej – każdy pracownik ma prawo go oczekiwać. To nie podlega żadnym wątpliwościom. W dalszym ciągu pozostaje jednak pewna niewiadoma – wysokość takiego ekwiwalentu. Wiemy już, że pracodawca nie może ustalić przypadkowej kwoty, bowiem pomiędzy wysokością ekwiwalentu a wartością sprzętu wykorzystywanego do pracy musi zachodzić racjonalny i uzasadniony związek. Dla ułatwienia wielu pracodawców kieruje się w tym przypadku przepisami, które dotyczą telepracy. Zgodnie z regulacją zawartą w Kodeksie pracy, za używanie własnego sprzętu do wypełniania obowiązków służbowych powinno brać się pod uwagę takie kwestie jak:
-
normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe,
-
ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.
Pamiętaj!
Miesięczna kwota ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu do pracy zdalnej powinna uwzględniać rodzaj pracy, wartość i częstotliwość wykorzystywania sprzętu oraz stopień jego zużycia.
Niestety powyższy zapis nie do końca odpowiada na wątpliwości dotyczące chociażby korzystania z prywatnego laptopa czy telefonu komórkowego. Dlatego też pracodawcy poszukują kolejnych wskazówek, które byłyby podstawą do wyliczenia wysokości omawianego ekwiwalentu. Pomocny w tym przypadku okazuje się wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 2015 roku. Według niego, w celu oszacowania ekwiwalentu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę między innymi wymiar czasu pracy pracownika, podczas którego używał prywatnego sprzętu, wartość jednej godziny używania takiego sprzętu, normy jego zużycia, ale także ceny prądu.
Pamiętaj!
Koszty korzystania z prywatnego telefonu do celów pracy wykonywanej w trybie zdalnym podlegają zwrotowi przez pracodawcę. Podstawą do wypłaty ekwiwalentu w tym przypadku będzie faktura za telefon wystawiona na pracownika, a także wykaz rozmów przeprowadzonych przez osobę zatrudnioną.
O pieniężnej rekompensacie na rzecz pracownika mówimy również wtedy, gdy w grę wchodzi chociażby ekwiwalent za urlop. Jednak w tym przypadku, wyliczenie jego wysokości będzie znacznie łatwiejsze.
Ekwiwalent za używanie własnego sprzętu a podatki i ZUS
Wiemy już, czy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za używanie własnych narzędzi w pracy i jakie dokumenty mogą stanowić podstawę jego wypłacenia. Na koniec pozostaje zatem ostatnia wątpliwość, czyli podatki i ZUS. Jak wygląda to w przypadku ekwiwalentu pieniężnego dla pracownika, który wykonuje pracę z wykorzystaniem prywatnego sprzętu?
W tym przypadku przepisy jasno mówią, że ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników sprzętu, które stanowią ich własność, są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS. Należy więc rozumieć, że wartość takiego ekwiwalentu jest kosztem podatkowym dla pracodawcy. Aby zastosowanie powyższego zapisu miało jednak podstawy prawne, konieczne jest spełnienie łącznie kilku warunków. Przychód ten korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że:
-
ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
-
kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
-
narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
-
muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
