Wiadomości e-mail, SMS-y, połączenia telefoniczne, wideokonferencje, komunikatory tekstowe, listy wysyłane tradycyjną pocztą i wiele innych narzędzi wykorzystujemy do komunikacji synchronicznej i asynchronicznej. Co oznacza ten pierwszy rodzaj porozumiewania się? Jakie ma wady i zalety?
Czym jest komunikacja synchroniczna?
Ten rodzaj komunikacji oznacza prowadzenie konwersacji w czasie rzeczywistym, bezpośrednio albo za pomocą dostępnych kanałów komunikacji. Synchronicznie komunikujemy się więc, rozmawiając twarzą w twarz, ale także telefonicznie, wymieniając wiadomości w komunikatorze internetowym, prowadząc wideorozmowę itd.
Komunikacja synchroniczna a asynchroniczna
Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna to dwa przeciwne rodzaje komunikacji. Podstawową różnicą między nimi jest to, że synchroniczność w porozumiewania się wymaga od obu stron zaangażowania i uwagi w tym samym czasie. Komunikacja asynchroniczna natomiast jest rozłożona w dłuższym okresie, nadawca może wysłać wiadomość, a odbiorca odpowiedzieć wtedy, kiedy mają na to czas.
Komunikacja synchroniczna: plusy
Często się zdarza, że pracownik, który dostał długi e-mail z poleceniem i instrukcją wykonania jakiegoś zadania, dzwoni do autora wiadomości, aby szybko wyjaśnić niejasne dla niego sformułowania albo upewnić się, że wszystko dobrze zrozumiał. Choć komunikacja asynchroniczna pozwala pracownikom komunikować się w dogodnym dla nich czasie, to jednak możliwość uzyskania odpowiedzi na pytanie tuż po jego zadaniu znacznie ułatwia wykonywanie obowiązków.
Synchroniczna komunikacja w zespole przede wszystkim angażuje obie strony i motywuje do aktywnego udziału w rozmowie, nawet jeśli toczy się ona nie twarzą w twarz, a online. Taka komunikacja w internecie może być prowadzona tekstowo – na czatach czy za pomocą wideokomunikatorów. W tym drugim przypadku rozmówcy przekazują sobie także komunikaty niewerbalne.
W zespołach rozproszonych, które przez długi czas pracują zdalnie, komunikacja internetowa w czasie rzeczywistym pełni również funkcje integracyjne – pozostawia miejsce na spontaniczne wypowiedzi, żarty sytuacyjne budujące pozytywną atmosferę, o które trudniej w modelu asynchronicznym.
Komunikacja synchroniczna: minusy
Przede wszystkim ten rodzaj komunikacji wymaga obecności dwóch stron jednocześnie, co nie zawsze jest najwygodniejszą formą rozwiązywania problemów, zwłaszcza gdy nie są one pilne. Powstaje więc ryzyko, że odbiorca komunikatu, od którego wymaga się szybkiej reakcji, może mieć poczucie, że odrywając się od aktualnie wykonywanego zadania, traci swój czas. Rozproszony musi bowiem włożyć więcej energii w ponowne skupienie się i powrót do tego, co robił przed rozmową.
Dobrą praktyką jest wprowadzenie w firmie takiego systemu, który zakłada, że komunikacja i wymiana informacji w internecie czy za pomocą telefonu albo bezpośrednio nie była wykorzystywana do rozwiązywania problemów, które można przeanalizować w późniejszym czasie.
Co więcej, gdy komunikacja grupowa jest prowadzona synchronicznie, może być bardziej czasochłonna niż np. wymiana e-maili, a uczestnicy rozmowy nie mają dużej możliwości przemyślenia własnego stanowiska, nim wypowiedzą się na forum.
