Zespół, który nie potrafi się skutecznie komunikować, nigdy nie będzie działał wydajnie. W porozumiewaniu się przeszkadza zarówno niedostateczny przepływ informacji, jak i bombardowanie się wzajemnie przez pracowników niepotrzebnymi danymi w nieodpowiednich porach. W obu przypadkach pomóc mogą jasno określone przez pracodawcę zasady komunikacji i komunikacja asynchroniczna.
Co to jest komunikacja asynchroniczna?
Komunikacja asynchroniczna to taki model komunikowania się, który nie wymaga zaangażowania nadawcy i odbiorcy w tym samym czasie. Jeśli zadanie możliwe do wykonania w godzinęzajmuje pracownikowi trzy godziny – ponieważ w międzyczasie odbiera on telefon, odpowiada na pytania kolegi zza biurka, czyta świeżo odebrany e-mail – można wnioskować, że nie korzysta z dobrodziejstwa komunikacji asynchronicznej.
Większą efektywność pozwala pracownikowi osiągnąć wyznaczenie bloków czasowych na określone zadania i nieprzerywanie ich komunikowaniem się. Pomóc może wyciszanie dzwonków w telefonie, powiadomień w komunikatorach oraz skrzynce mailowej i sprawdzanie ich o wyznaczonych porach. Takie rozwiązanie sprawdzi się jednak tylko wtedy, gdy cały zespół będzie wiedział, że w firmie obowiązuje komunikacja asynchroniczna, a chwilowy brak odpowiedzi ze strony współpracownika nie jest oznaką lekceważenia problemu, ale celowym działaniem dla lepszej wydajności.
Komunikacja asynchroniczna: zalety
Główną zaletą komunikacji asynchronicznej jest to, że ułatwia utrzymanie skupienia, a tym samym podnosi wydajność i oszczędza czas pracowników.
Gdy wprowadzona zostaje taka komunikacja w projekcie, członkowie zespołu wiedzą, jaką drogą się porozumiewać i robią to w dogodnym dla siebie momencie, a druga strona odpowiada wtedy, kiedy ma na to czas – oczywiście w ustalonych granicach.
Jesteśmy przyzwyczajeni do zdobywania informacji szybko, załatwiania spraw od ręki, nie zawsze jednak okoliczności wymagają zaangażowania innego pracownika dokładnie w tej samej chwili. Dzwoniąc z czymś, co mogłoby zostać omówione mailowo nieco później, zakłócamy pracę drugiej osoby. Odrywanie się od zadania i powrót do niego wymaga dodatkowej energii i czasu, a gdy rozpraszacze się nagromadzają, bywa stresujące. Dlatego odejście od komunikacji synchronicznej – która absorbuje wszystkie strony jednocześnie – znacznie ułatwia pracę i jej planowanie.
Komunikacja asynchroniczna: wady
Zdarza się jednak, że komunikacja wewnętrzna w firmie nie może być asynchroniczna – ze względu na konieczność szybkiego reagowania na zmiany, potrzeby podejmowania nagłych decyzji. Często także błyskawiczna odpowiedź np. przełożonego jest niezbędna, by dopiąć jakiś projekt, a klient, który na rozpatrzenie swojego problemu będzie musiał czekać do następnego dnia, może nie czuć się profesjonalnie obsłużony.
Warto zatem z rozsądkiem wykorzystywać poszczególne rodzaje komunikacji i dostosowywać je do możliwości otoczenia, tak by obie strony były sposobem komunikacji usatysfakcjonowane. Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna mogą razem tworzyć skuteczny system, ważne jednak, by opracować zrozumiałe dla pracowników procedury związane z przekazywaniem informacji.
