Wielu przedsiębiorców drży na myśl o kontroli podatkowej. Czy jest się czego obawiać?
Kontrola podatkowa – definicja
Kontroli urzędników fiskusa raczej nikt nie lubi. Nawet ci przedsiębiorcy, którzy wykazują dbałość o to, by księgi rachunkowe były prowadzone w sposób przejrzysty, a wszystkie podatki i składki płacone, nieraz czują niepokój – a co, jeśli doszło do niedopatrzenia? Wątpliwości i obawy może rozwiać wyjaśnienie krok o kroku na czym polega kontrola podatkowa w firmie i czego inspektor może zażądać od przedsiębiorcy.
Według informacji podanych przez rządowy portal informacji gospodarczej Biznes.gov.pl, kontrola podatkowa polega przede wszystkim na sprawdzeniu czy przedsiębiorca właściwie rozlicza się z urzędem skarbowym. Stwierdzone nieprawidłowości mogą skutkować karą grzywny czy nawet pozbawienia wolności. Jednak za przestępstwa podatkowe uznaje się celowe wprowadzanie w błąd fiskusa – drobne pomyłki w księgowości nie podlegają karze.
Cel kontroli podatkowej
Kontrola podatkowa przeprowadzana jest w szczególności po to, by ustalić:
• czy przedsiębiorca odprowadza wszystkie należności do fiskusa w odpowiedniej wysokości i w terminie,
• czy nie dopuszcza się wyłudzania podatku od towarów i usług (VAT) i innych przestępstw,
• czy rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym prowadzi takie dokumenty jak księga rachunkowa, podatkowa księga przychodów i rozchodów, rejestry, ewidencje itp., do których obligują przedsiębiorcę ustawy.
Kontrola podatkowa – ustawa
Kwestie dotyczące zakresu i ograniczeń kontroli podatkowej w przedsiębiorstwach reguluje kilka aktów prawnych: Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, Prawo Przedsiębiorców, a także Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. W wymienionych ustawach znajdują się również regulacje dotyczące tzw. kontroli celno-skarbowej (wcześniej nazywanej kontrolą skarbową).
Zakres kontroli podatkowej
Inspekcję podatkową przeprowadza kontroler z Urzędu Skarbowego. Musi być to zapowiedziana wizyta – przedsiębiorca powinien dostać zawiadomienie minimum na 7 dni przed planowaną kontrolą. Może też zgodzić się na wcześniejsze przyjście urzędnika. Jeśli jednak kontroler nie zjawi się w ciągu 30 dni od daty zawiadomienia, wówczas Urząd Skarbowy musi ponownie poinformować przedsiębiorcę o planowanej inspekcji.
Co ważne, jeszcze przed zjawieniem się kontrolera przedsiębiorca może naprawić błąd, którego się dopuścił – złożyć korektę deklaracji podatkowej i zapłacić zaległe należności.
W czasie kontroli urzędnik może między innymi:
• sprawdzać księgi rachunkowe i wszystkie inne dokumenty dotyczące działalności firmy (umowy handlowe, umowy najmu, umowy o pracę etc.),
• żądać dostarczenia dodatkowych dokumentów, w tym tłumaczeń od tłumacza przysięgłego,
• żądać pisemnych i ustnych wyjaśnień od przedsiębiorcy lub upoważnionej osoby,
• legitymować i rozmawiać z pracownikami,
• pobierać próbki towarów,
• pobierać dokumenty elektroniczne,
• sporządzać kopie, wydruki, notatki,
Kontrola skarbowa a kontrola podatkowa
Kontroli skarbowej (a właściwie celno-skarbowej) nie należy mylić z kontrolą podatkową. Ich zakres bowiem jest zupełnie inny. Kontrolę skarbową przeprowadza się po to, by ustalić, czy w przedsiębiorstwie przestrzega się nie tylko prawa podatkowego, ale i celnego, dotyczącego na przykład:
• wwożenia i wywożenia do Polski (oraz na teren Unii Europejskiej) towarów objętych ograniczeniami handlu lub zakazami,
• gier hazardowych, w tym udostępniania automatów do gier,
• prawa dewizowego, działalności punktu wymiany walut.
W przeciwieństwie do inspekcji podatkowej, kontrola skarbowa jest przeprowadzana bez zapowiedzi.
Etapy kontroli skarbowej i podatkowej
Kontroler ma obowiązek przedstawić w sprawdzanej placówce legitymację oraz upoważnienie do inspekcji. Jak wspomnieliśmy, kontrola celno-skarbowa może być niezapowiedziana. W wyjątkowych przypadkach kontrola podatkowa również może zostać przeprowadzona bez uprzedniego zawiadomienia, wyłącznie na podstawie legitymacji służbowej kontrolera. Przedsiębiorca w ciągu 3 dni roboczych otrzymuje wówczas upoważnienie do jej przeprowadzenia.
Po okazaniu upoważnienia kontroler przystępuje do inspekcji. Ma pełną swobodę poruszania się po terenie przedsiębiorstwa oraz w miejscach jego działalności. Musi mieć również umożliwiony dostęp do dokumentacji.
Kontrolę uznaje się za zamkniętą w dniu przekazania przedsiębiorcy protokołu kontroli. Firma ma 14 dni na zgłoszenie zastrzeżeń co do ustaleń kontrolera. W przypadku akceptacji protokołu przedsiębiorca składa deklarację korygującą. Jeśli zostaną stwierdzone naruszenia, a przedsiębiorca nie złoży deklaracji, wszczęte zostaje postępowanie podatkowe.
Ile może trwać kontrola skarbowa oraz podatkowa?
Kontrola odbywa się jedynie tak długo, jak zostało to zaznaczone w upoważnieniu. Musi być prowadzona w czasie pracy firmy lub dłużej, lecz maksymalnie przez 8 godzin dziennie.
Całkowity czas trwania kontroli podatkowej uzależniony jest od wielkości firmy. W przypadku:
mikroprzedsiębiorstwa – 12 dni roboczych,
małego przedsiębiorstwa – 18 dni roboczych,
średniego przedsiębiorstwa – 24 dni robocze,
innych przedsiębiorstw – 48 dni roboczych.
Ograniczenia te nie dotyczą kontroli celno-skarbowej. Ta może być prowadzona maksymalnie przez 3 miesiące, niezależnie od rodzaju przedsiębiorstwa. Przedłużenie każdej inspekcji musi zostać uzasadnione pisemnie.
