Angielskie lean oznacza szczupły, a koncepcja lean management – szczupłe zarządzanie – od wielu lat sprawdza się w prywatnych przedsiębiorstwach na całym świecie, które chcą działać wydajnie, unikając marnotrawienia zasobów. Jak zaadaptował ją sektor publiczny?
Lean government: co to jest?
Lean government jest koncepcją zarządzania publicznego, stosowaną, aby poprawić efektywność pracy tego sektora. W tym celu wykorzystuje się narzędzia i założenia zaczerpnięte z rozwiązań sprawdzonych w firmach prywatnych, czyli lean management. Polega on na dostosowywaniu działań przedsiębiorstwa do warunków na rynku.
Oznacza to dążenie do obniżenia kosztów i jednoczesnym zwiększeniu wydajności pracowników, optymalizacji procesów i wprowadzeniu prostego systemu zarządzania. Często okazją do wdrożenia strategii lean jest restrukturyzacja przedsiębiorstwa, ale nie tylko. Minimalizowanie marnotrawstwa zasobów i inne działania pozwalają wypracować lepszy produkt po mniejszych kosztach. Jak to się ma do administracji publicznej?
Lean government: zastosowanie
Szczupłe zarządzanie można stosować w wielu organizacjach publicznych, przykładami mogą być administracja rządowa, samorządy, ochrona zdrowia, czy szkolnictwo.
W zarządzaniu lean jednym z podstawowych narzędzi jest metoda 5S w biurze. Służy ona poprawie jakości stanowisk pracy i sprawdza się zarówno w halach produkcyjnych, jak i korporacjach. Z powodzeniem może być też wykorzystywana w wyżej wymienionych obszarach.
Lean government: zalety i wady
Wprowadzenie lean government służy realizowaniu usług na wyższym poziomie przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów. Pozwala osiągnąć większą wydajność pracowników. Nie marnują oni czasu na zbędne, biurokratyczne procedury i stosują nowoczesne narzędzia, ułatwiające wykonywanie zadań i ograniczające prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Dzięki temu skraca się także czas załatwiania urzędowych spraw. Wzrasta jakość usług, a wraz z nią satysfakcja obywateli, a dzięki temu poprawia się wizerunek administracji publicznej.
Należy jednak zauważyć, że sektor publiczny a sektor prywatny to dwa zupełnie różne obszary, rządzące się swoimi zasadami.
Szczupłe zarządzanie w sektorze publicznym jest o wiele trudniejsze do wdrożenia niż w prywatnych firmach. Przede wszystkim instytucje nie generują zysków, nie mają także konkurencji, trudniej zatem o motywację do oszczędności. Urzędy mają utrwalane latami zasady działania, biurokratyczne struktury, od których trudno odejść.
To wszystko sprawia, że praca w sektorze publicznym nad rozwiązaniami lean government napotyka na wiele barier i może być bardziej kosztowna niż w sektorze prywatnym. Jako poważne przeszkody należy tu wskazać m.in. kadencyjność i częste zmiany personalne na kierowniczych stanowiskach, utrudniające kontynuowanie powziętych założeń. Pojawia się także ryzyko, że zostaną wprowadzone tylko niektóre elementy koncepcji, bez zorientowania na główny cel. Selektywne podejście do lean government i np. redukcja etatów w urzędzie, bez przyjrzenia się obowiązującym procedurom i przepływowi informacji, nie przyniosą oczekiwanych efektów.
