Przedsiębiorstwo, które wdrożyło lean management – w zarządzanie lub produkcję, zmierza do optymalnego wykorzystania swoich zasobów. Zasada 5S to jeden z podstawowych elementów tej strategii. Na czym polega?
Metoda 5S w praktyce – na czym polega?
Lean management i 5S ma swoje korzenie w Japonii (podobnie jak popularna metoda Kaizen). To strategia zarządzania, w której wszyscy skupiają się na optymalizacji kosztów, eliminacji zbędnych wydatków i marnotrawienia zasobów. Takie podejście początkowo wykorzystywano głównie w hali produkcyjnej, ale z czasem zaczęto dostrzegać zalety 5S w biurze, a nawet w życiu prywatnym.
Na system 5S składa się 5 etapów:
- seri,
- seition,
- seiso,
- seiketsu,
- shitsuke.
Seri, czyli selekcja, sortowanie, to etap pierwszy. Inwentaryzacja wszystkich przedmiotów i ich podział na przydatne, nieprzydatne i takie, które obecnie są niepotrzebne, ale w przyszłości mogą się jeszcze przydać, wprowadza czystość na stanowisku pracy. Na tym etapie znika wszystko, co było zbędne. Elementy niepotrzebne się eliminuje, a te, które aktualnie nie są używane, zostają oznaczone czerwoną etykietą i magazynowane.
Seition – systematyka – stanowiska pracy biurowej i ich organizacja powinny sprzyjać efektywnej, ergonomicznej pracy, która jest możliwa dzięki wizualnemu sterowaniu. Na czym ono polega? Przydatne rzeczy powinny być tak rozmieszczone, by korzystanie z nich nie sprawiało żadnej trudności. Niezbędne jest ich oznaczenie – każdy pracownik musi wiedzieć, co gdzie się znajduje.
Seiso oznacza sprzątanie. Aby stanowisko było nieprzerwanie gotowe do użycia, należy utrzymywać je w czystości. W firmie wyznacza się standardy poprawnego sprzątania i jego częstotliwość. W tym etapie zawiera się także szybka identyfikacja awarii, braków i usterek.
Seiketsu – standaryzacja – opracowanie standardów obsługi stanowiska pracy (poprzednich 3 etapów) tak, by były one w pełni zrozumiałe. Uwzględnia się tutaj zakres odpowiedzialności pracownika, częstotliwość wykonywania poszczególnych zadań.
Shitsuke – ostatni z etapów. Shitsuke oznacza samodyscyplinę. Pomaga w tym regularny audyt. Organizacja miejsca pracy biurowej wg metody 5S i przestrzeganie poprzednich czterech zasad muszą wejść pracownikom w nawyk, stać się czymś naturalnym, a nie jedynie nakazem z góry.
Wpływ metody 5S na pracy
Metoda 5S w praktyce lean management to właściwie kontrola nad stanowiskiem pracy. Każdy etap przynosi korzyści pracownikom i zapobiega marnotrawieniu zasobów.
Pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie dokumentów, przedmiotów. Organizacja miejsca pracy eliminująca nieprzydatne rzeczy pozwala zaoszczędzić przestrzeń i pozytywnie wpływa na przepływ informacji. Co zyskuje się dzięki poukładaniu przedmiotów? Oszczędza się czas na szukanie materiałów, ogranicza możliwość pomyłek. Filozofia 5S to także organizacja bezpiecznego stanowiska pracy. Systematyczne sprzątanie pozwala szybko eliminować potencjalne awarie, utrzymać stanowisko na odpowiednim poziomie.
Jasno określone standardy 5S pozwalają pracownikom identyfikować się ze swoim miejscem pracy, tworzą lepszą atmosferę. Dzięki zachowaniu ergonomii i nie marnotrawieniu zasopbów, możliwe jest zwiększenie produktywności w pracy.
