Multitasking
Multitasking kojarzy się bezsprzecznie pozytywnie. Termin multitask pojawił się w 1965 roku w odniesieniu do właściwości jednego z systemów komputerowych IBM, który umożliwiał wykonywanie kilku procesów w tym samym czasie. Wielozadaniowość, umiejętność realizacji projektów równolegle, podzielność uwagi. To wszystko może być bardzo przydatne w pracy. Czy jednak na pewno osoba zajmująca się kilkoma rzeczami jednocześnie, zrobi więcej i będzie bardziej skuteczna niż ta, która skupia się na poszczególnych zadaniach?
Niekoniecznie. Po latach idealizowania wielozadaniowości badacze zaczęli dostrzegać wynikające z właściwości ludzkiego mózgu ograniczenia. Nie jesteśmy w stanie w pełni skupić się na kilku działaniach.
Jeśli pisząc raport, w międzyczasie odpisujemy na e-maile, pomagamy w pracy koleżance czy rozmawiamy z szefem, wzrasta prawdopodobieństwo, że gdzieś popełnimy błąd. To pierwszy problem związany z wielozadaniowością. Kolejny to stres towarzyszący poczuciu, że musimy jak najszybciej zrealizować wszystkie obowiązki. Praca na pełnych obrotach bez przerwy jest wyczerpująca.
Multitasking może także utrudniać nawiązanie kontaktu z drugim człowiekiem. Gdy ktoś zamiast nas wysłuchać, co chwilę przeprasza i korzysta z telefonu, zapewne czujemy się zignorowani i lekceważeni. Taka rozmowa, mimo że będzie dłuższa, przyniesie raczej znikome efekty.
Wielozadaniowość w pracy
Wielozadaniowość w pracy warto rozpatrywać nie jako wykonywanie kilku czynności jednocześnie, ale wywiązywanie się ze zróżnicowanych obowiązków. Umiejętność szybkiego przełączania się między zadaniami i hierarchizowanie ich w taki sposób, aby zrealizować je jak najskuteczniej – to z pewnością oczekiwane przez pracodawców kompetencje. Bardziej niż sposób wykonania liczy się sam efekt. Pracownik, który wie jak planować czas i efektywnie go wykorzystuje, jest postrzegany jako osoba wielozadaniowa i wydajna.
Jak więc zoptymalizować swoje działania, żeby wykazać się wielozadaniowością w pracy? Warto sprawdzić tak zwaną Technikę Pomodoro. Zgodnie z jej zasadami pracę należy podzielić na 25-minutowe odcinki i na początku spisać po kolei punkty, które chcemy zrealizować (jeśli wymagają dłuższego czasu, trzeba je podzielić tak, aby zamknąć daną część jednego zadania w czasie 25 minut).
Kluczem do sukcesu będzie tutaj całkowita koncentracja na pracy. Unikanie rozpraszaczy i nieprzeskakiwanie do kolejnych obowiązków pomoże utrzymać uwagę. Po każdym odcinku czasu należy zaznaczyć, że zadanie zostało wykonane i zrobić sobie obowiązkową 5-minutową przerwę, a po 4 zadaniu – dłuższą – 20 albo 30-minutową.
Czas na jedno działanie jest na tyle krótki, że realizacja poszczególnych obowiązków z użyciem tej techniki pozwala w pełni skoncentrować naszą uwagę na danej czynności, a jednocześnie daje poczucie, że jesteśmy wielozadaniowi – w efekcie wszystkie założone cele zostaną bowiem wykonane.
