Outplacement jako narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi

Utrata pracy to dla większości osób duży stres. Pojawia się pytanie: co teraz, jak sobie poradzę? Są jednak pewne mechanizmy, które mają ułatwić poszukiwanie nowego zatrudnienia, a przede wszystkim pomagają odnaleźć się w zaistniałej sytuacji. Jednym z nich jest outplacement, zwany czasem systemem łagodnych zwolnień lub zwolnieniami monitorowanymi. Jest to program, który ma na celu udzielenie pomocy zwalnianym pracownikom. Dzięki temu będzie im łatwiej znaleźć nową firmę. Na czym dokładnie polega outplacement? Jakie są jego korzyści i czym pracodawca powinien się kierować, wybierając ofertę outplacementu?

Outplacement – co to?

Utrata pracy to dla wielu bardzo ciężki okres. Szczególnie jeśli latami pracowali na jednym stanowisku, dla jednego przedsiębiorstwa. Program outplacementu ma za zadanie przeprowadzić zwolnionych pracowników przez ten trudny czas, przygotować ich do spotkania z rynkiem pracy, ułatwić planowanie dalszych kroków zawodowych.

Outplacement polega przede wszystkim na przeanalizowaniu dotychczasowej ścieżki kariery oraz zaplanowaniu jej kolejnych etapów. To także pomoc dla przedsiębiorców, którzy przewidują w swoim zakładzie zwolnienia indywidualne lub grupowe.

W przypadku, kiedy pracodawca planuje zwolnić co najmniej 50 osób w okresie 3 miesięcy, jest zobowiązany do przeprowadzenia zwolnień monitorowanych, czyli specjalnego programu outplacementu dla pracowników, którzy są w okresie wypowiedzenia stosunku pracy bądź stosunku służbowego, są zagrożeni utratą pracy albo w okresie 6 miesięcy po rozwiązaniu stosunku pracy lub stosunku służbowego. Co ważne, ich sytuacja zawodowa musi wynikać z przyczyn dotyczących pracodawcy.

Zasady zwolnień monitorowanych reguluje artykuł 70. Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1265, z późn. zm.). Według niej: „pracodawca jest obowiązany uzgodnić z powiatowym urzędem pracy właściwym dla siedziby tego pracodawcy lub właściwym ze względu na miejsce wykonywania pracy zakres i formy pomocy dla zwalnianych pracowników, w tym pracowników niepełnosprawnych, dotyczące w szczególności:

1) pośrednictwa pracy;
2) poradnictwa zawodowego;
3) szkoleń”.

Z outplacementu korzystają jednak także firmy planujące zwolnienia mniejszej grupy pracowników.

Outplacement często mylony jest z samym pośrednictwem pracy. To jednak o wiele szersze zagadnienie, obejmujące takie aspekty jak:

• wsparcie psychologiczne

W momencie utraty pracy ten element pełni kluczową funkcję. Doradcy pomagają uczestnikom poradzić sobie z emocjami i skupić się na znalezieniu wyjścia z trudnej sytuacji;

• analiza predyspozycji uczestnika

Pozwala zwolnionej osobie na lepsze poznanie siebie, swoich możliwości, zdolności, mocnych i słabych stron. Stanowi podstawę do budowania planów na przyszłość;

• planowanie dalszej drogi zawodowej

Czyli odpowiedź na pytanie: co dalej? Działania, które planuje się wraz z doradcą, dotyczą możliwości podwyższania kwalifikacji, zmiany zawodu, poszukiwania pracy w starym zawodzie lub też (dla chętnych) zakładania własnej działalności gospodarczej. Określony zostaje tutaj kierunek dalszego rozwoju oraz cele zawodowe;

• przekazanie umiejętności poruszania się na rynku pracy

Osoby zwalniane często od wielu lat nie miały powodów poruszania się po rynku pracy. W momencie utraty stanowiska stają w obliczu nowego wyzwania, z którym muszą sobie poradzić. Doradcy i eksperci podpowiadają więc, jak odnaleźć się na tym rynku, co się na nim dzieje oraz jak i gdzie szukać pracy;

• pomoc w przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych oraz rozmowy kwalifikacyjnej

Każdy poszukujący zatrudnienia musi umieć zaprezentować się zarówno w formie pisemnej, a więc poprzez dokumenty aplikacyjne (CV, list motywacyjny, formularze aplikacyjne), jak i podczas bezpośredniej rozmowy z pracodawcą. Doradcy uczą odpowiedniego konstruowania dokumentów, umiejętności rozmawiania przez telefon, autoprezentacji, negocjacji płacowych i wszystkich elementów, które składają się na sukces rozmowy kwalifikacyjnej.

• szukanie odpowiednich firm i ofert pracy

Osoby zajmujące się na co dzień rynkiem pracy pomagają dotrzeć do odpowiednich ofert dla każdego uczestnika.
Trzeba jednak pamiętać, że konsultanci z firm outplacementowych mają za zadanie pomóc uczestnikom programu w zdobyciu nowej pracy, ale nie wykonują całej procedury za zwolnionych. Każdy odpowiedzialny jest za swoją własną karierę zawodową, więc nie można oczekiwać, że ktoś zadba o nią bez udziału samego zainteresowanego.

Outplacement – historia

Pierwsze programy tego typu powstały tuż po II Wojnie Światowej w Stanach Zjednoczonych i skierowane były do żołnierzy amerykańskich. Rząd USA chciał pomóc walczącym podczas wojny wrócić do aktywnego życia w społeczeństwie po zakończeniu służby. Sukces tego przedsięwzięcia spowodował zainteresowanie programem i zaadaptowaniem go przez firmy komercyjne. Postęp technologiczny, w coraz szybszym tempie modernizując przemysł i usługi, przyczynił się do konieczności redukowania załogi. Korporacje amerykańskie dostrzegły więc w outplacemencie możliwość uspokojenia nastrojów społecznych i niwelowania napięć. Dzięki temu już w latach 60. outplacement zaczęto stosować zarówno w postaci indywidualnych, ekskluzywnych programów dla odchodzącej kadry kierowniczej, jak i w przypadku zwolnień dużych grup pracowników. Sam termin, outplacement, został po raz pierwszy użyty pod koniec lat 60. i szybko przyjął się na amerykańskim rynku.

Od tej pory usługi outplacementowe zdobywały rzesze zwolenników. Oprócz dużych korporacji zaczęły je stosować również małe przedsiębiorstwa, a firmy zajmujące się outplacementem prześcigały się w swoich ofertach.

Outplacement w Polsce pojawił się wraz z rozpoczęciem procesu prywatyzacji oraz pojawieniem się na rynku międzynarodowych koncernów. Wtedy to po raz pierwszy zaczęto wyczuwać wyraźną groźbę grupowych zwolnień pracowników. Początkowo nic nie wskazywało na to, że usługa ta znajdzie swoje miejsce na polskim rynku. Jednakże zmiany gospodarcze, przejmowanie nowych metod zarządzania, a przede wszystkim rozwój w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi spowodował, że także w Polsce zaczęto obserwować rosnącą popularność outplacementu. Próbowano nawet znaleźć polski odpowiednik tego terminu, zdecydowano się na „zwolnienia monitorowane”, jednak do tej pory nie wyparł on określenia outplacement z języka polskich firm.

Outplacement – rodzaje:

• outplacement indywidualny

Outplacement indywidualny dotyczy pojedynczych zwolnień, kiedy osoba tracąca zatrudnienie dostaje do dyspozycji konsultanta. Najczęściej z takiej pomocy może korzystać kadra kierownicza oraz wysokiej klasy specjaliści. Program outplacementu indywidualnego ma na celu pomoc w szybkim znalezieniu nowego miejsca pracy. W ramach spotkań z konsultantem oceniane są mocne i słabe strony pracownika.

Coraz częściej zdarza się, że zwolnienie specjalisty nie kończy definitywnie wzajemnych relacji między firmą a pracownikiem. Większość specjalistów pozostaje w tej samej branży. Dlatego też starając się o utrzymywanie pozytywnych relacji, przedsiębiorca buduje kapitał zaufania dla swojej firmy.

• outplacement grupowy

Podobnie jest w przypadku zwolnień grupowych np. w momencie likwidacji niektórych działów przedsiębiorstwa. Program outplacementu przebiega w formie szkoleń dla wszystkich pracowników, niezależnie od pozycji, jaką zajmowali w firmie. Często są to również kursy, które podają instrukcje dotyczące zakładania własnego przedsiębiorstwa. W przypadku grupowych spotkań można spodziewać się mniejszego dostosowania do indywidualnych potrzeb jednostki.

• outplacement wewnętrzny

Outplacement może być organizowany wewnątrz firmy przez dział personalny. Pracodawca ponosi wtedy niższe koszty. Dodatkowo atutem jest w tym przypadku znajomość zwalnianych osób. Wiele przedsiębiorstw decyduje się jednak na skorzystanie z usług firm zewnętrznych, które posiadają niezbędne narzędzia i szeroką wiedzę w zakresie wsparcia osób powracających na rynek pracy.

• outplacement zewnętrzny

O outplacemencie zewnętrznym mówimy, kiedy przedsiębiorstwo, które ma w planach zwolnienia pracowników, korzysta z usług firm doradczych lub samodzielnych ekspertów. W Polsce mamy wiele podmiotów, które zajmują się tego typu działalnością. Są to zazwyczaj jednostki związane z doradztwem personalnym i zarządzaniem zasobami ludzkimi. Zwalniany pracownik – w ramach takiego programu – może uzyskać bezpłatną pomoc bezpośrednio od doradców i ekspertów rynku pracy.

Outplacement – jak wdrożyć w firmie?

Pracodawca, decydując się na outplacement dla grupy pracowników, powinien zapewnić im warunki do odpowiedniego skorzystania z tego programu. Zarówno konsultacje indywidualne, jak i spotkania warsztatowe zajmą pracownikom trochę czasu. Dlatego należy wcześniej ustalić z firmą outplacementową przebieg programu. Częstą praktyką jest prowadzenie spotkań i warsztatów w miejscu pracy.

Firma, wybierając outplacement, musi pamiętać, że pracownicy mogą nie wiedzieć, na czym on polega i jakie korzyści uzyskają poprzez uczestnictwo w programie. Program outplacementowy nie powinien być to tylko pustym gestem, służącym budowaniu employer brandingu. Ryzykowne jest wybranie pierwszej z brzegu oferty, nie zważywszy na to, czy będzie ona dostosowana do potrzeb pracowników. Źle wybrana oferta spowoduje, że chęć niesienia pomocy przez pracodawcę zostanie odebrana jako próba podreperowania wizerunku nadszarpniętego po zwolnieniu pracowników.

Wdrażając program zwolnień monitorowanych we własnej firmie, warto kierować się przede wszystkim jego użytecznością z punktu widzenia pracownika. W zależności od problemu stosuje się różne metody aktywizacji bezrobotnych, np. testy psychologiczne, granie ról, symulacje, praca z kamerą, dyktafonem czy komputerem. Wszystko to ma na celu umożliwienie uczestnikowi łagodne przejście od momentu utraty pracy do otrzymania interesującego stanowiska w innej firmie.

Outplacement – zalety dla firmy

Jakie korzyści ma firma, która zdecyduje się na wdrożenie takiego programu? Przede wszystkim jest to poprawa wizerunku pracodawcy oraz zmniejszenie konfliktów mogących się pojawić w przypadku zwolnień. Dodatkowo przedsiębiorstwo będzie dobrym przykładem dla innych firm, które w przyszłości zdecydują się na wdrożenie takiego programu. Warto dbać o dobre relacje, także z byłymi pracownikami. Współcześnie negatywne opinie o pracodawcy zamieszczane w sieci skutecznie odstraszają dobrych kandydatów. Wizerunek pracodawcy odgrywa zatem niebagatelną rolę w przyszłych rekrutacjach.

Outplacement – korzyści dla pracownika

Wykorzystując wszelką pomoc, którą oferuje firma outplacementowa podczas szkoleń, konsultacji i poszukiwania pracy, pracownik ma niepowtarzalną okazję zakończyć sukcesem okres zmian w swoim życiu. Sukces ten mierzony będzie nie tylko z nową pracą, ale także większą wiedzą o sobie samym, nowymi umiejętnościami i skonkretyzowanymi planami przyszłego rozwoju. Warunkiem, aby tak się stało, jest jednak aktywne uczestnictwo w spotkaniach z doradcą i szkoleniach. Warto pamiętać o tym, że sytuacja utraty pracy wzmaga niepokój. Ludzie mają różne style radzenia sobie ze stresem. Outplacement pomoże też odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Oferta outplacementu – jak wybrać najlepszą?

Jak spośród wielu zajmujących się taką działalnością firm wybrać tę najlepszą? Na co zwrócić szczególną uwagę? Programy outplacementowe różnią się w zależności od potrzeb pracodawcy i pracowników. Dokonanie właściwego wyboru, jeśli chodzi o podmiot odpowiedzialny za ten proces, pociągnie za sobą taką realizację programu, która pozwoli zaspokoić potrzeby uczestników oraz da im szansę na osiągnięcie sukcesu w realizowaniu planów zawodowych.

Co wziąć pod uwagę, oceniając program outplacementu, firmy, które go oferują?

• Doświadczenie w outplacemencie

Konsultanci i doradcy to osoby kluczowe w procesie outplacementu. To na nich spoczywa cały ciężar realizacji projektu. Będą one przekazywać niezbędną wiedzę naszym pracownikom oraz planować wraz z nimi rozwój zawodowy. Warto więc zwrócić uwagę m.in. na:

• kwalifikacje konsultantów,
• doświadczenie w realizowaniu projektów outplacementowych,
• dostępność konsultantów w odpowiednich miejscach w Polsce (nierzadko firmy zwalniają pracowników w różnych swoich oddziałach),
• znajomość lokalnego rynku pracy,
• doświadczenie we współpracy z firmami reprezentującymi naszą lub pokrewną branżę,
• umiejętność elastycznego dostosowywania programu do potrzeb klienta,
• liczbę pracowników przypadających na jednego konsultanta,
• czas przeznaczany dla każdego uczestnika programu.

Osoba, która będzie współpracować ze zwalnianym pracownikiem, powinna służyć mu realną pomocą, nie tylko serwować ogólnikowe wskazówki niezależnie od indywidualnych potrzeb uczestnika programu.

• Kwestie organizacyjne, miejsce świadczenia usługi

Zastanówmy się nad miejscem realizacji programu. Jeśli konsultacje i zajęcia prowadzone będą w biurze firmy outplacementowej, sprawdźmy, czy to miejsce spełnia nasze warunki i będzie komfortowe, dostosowane do tego, co ma objąć outplacement (szkolenia, coaching kariery, konsultacje indywidualne itp.). Czy jest tam odpowiednia sala szkoleniowa oraz pomieszczenie do indywidualnych rozmów? Czy uczestnicy programu będą mieli dostęp do niezbędnych urządzeń biurowych

Jest to ważne w procesie poszukiwania pracy, tworzenia dokumentów aplikacyjnych, przygotowywania się do rozmów z przyszłymi pracodawcami. Jeśli zaś program będzie realizowany u nas w firmie, zapytajmy o rozwiązania kwestii technicznych. Być może firma outplacementowa będzie w stanie w wyznaczonym przez nas pomieszczeniu zorganizować prawdziwe centrum dowodzenia karierą dla naszych pracowników?

• Program outplacementu

Pamiętajmy, że outplacement indywidualny czy grupowy to proces, który ma pomóc zwalnianemu pracownikowi otrząsnąć się z szoku spowodowanego utratą pracy, znaleźć najlepszą dla niego drogę dalszego rozwoju, wyposażyć go w niezbędne umiejętności i przygotować do osiągnięcia swoich celów zawodowych.

Dlatego w przypadku outplacementu oferta powinna standardowo zawierać takie usługi jak: wsparcie psychologiczne, identyfikacja potrzeb uczestnika, jego predyspozycji zawodowych, kompetencji, mocnych i słabych stron, planowanie drogi zawodowej, rozpoznanie alternatywnych ścieżek kariery, informowanie o możliwościach dokształcania, technikach poszukiwania pracy, opracowanie dokumentów aplikacyjnych itd.

Ważne są także formy realizacji poszczególnych elementów. Ich różnorodność zwiększa prawdopodobieństwo skutecznego przyswojenia przekazywanych informacji oraz pozwala efektywniej zaktywizować uczestnika programu.

Utrata źródła utrzymania, niezależnie od tego, czy miało miejsce zwolnienie pracownika z przyczyn ekonomicznych, czy pracę straciła większa grupa osób, jest trudną sytuacją. Oprócz rozmów z doradcą i planowania dalszej drogi uczestnicy outplacementu będą musieli posiąść niezbędną wiedzę dotyczącą rynku pracy, zasad poruszania się po nim, rozmowy z przyszłym pracodawcą czy autoprezentacji. Powinni wiedzieć, jak zaprezentować swoje atuty i jakie słabe strony wymienić na rozmowie kwalifikacyjnej, które umiejętności warto rozwinąć itd. Być może także część z uczestników zechce w przyszłości założyć własną działalność gospodarczą – w tym przypadku również powinni oni otrzymać dużą porcję informacji.

• Opinie o firmie

Nim podpiszemy umowę z firmą outplacementową, postarajmy się zdobyć o niej jak najwięcej informacji. Z pewnością przydatne okaże się sprawdzenie referencji. Warto na przykład zasięgnąć opinii o firmie wśród specjalistów ds. rynku pracy, którzy będą mogli pomóc nam w merytorycznej ocenie proponowanej oferty. Najlepszą rekomendacją będzie oczywiście skuteczność w działaniu. Większość z firm monitoruje swoje projekty oraz uaktualnia dane dotyczące uczestników. Dzięki temu da się określić, ile osób spośród ogólnej liczby uczestników danego projektu podjęło nową pracę po jego zakończeniu.