Jedni czekają na oprószone cukrem pudrem lub lukrowane, nadziane różą lub marmoladą pączki tradycyjne, inni wolą pączki z dziurką albo domowe pączki z twarogiem. O gustach się nie dyskutuje, warto natomiast zastanowić się, jak tłusty czwartek w firmie wpływa na sprawy podatkowe. Czy faktury za słodycze umilające dzień klientom, kontrahentom i pracownikom można wrzucić w koszty uzyskania przychodu? Sprawdź checklistę dla księgowości, dzieki której łatwo zdecydujesz, jak zakwalifikować podatkowo wydatek na pączki.
Spis treści
Pączki jako koszty uzyskania przychodu – skrót najważniejszych informacji
Zakup pączków na tłusty czwartek przez przedsiębiorcę może stanowić koszt uzyskania przychodów, zarówno w przypadku pączków pracowników, jak i – w określonych sytuacjach – pączków dla klientów i kontrahentów. Warunkiem tego, by pączki na firmę można było wrzucić w koszty, jest jednak spełnienie kryteriów: zasadności wydatku, związku zakupu działalnością oraz braku cech reprezentacyjnych (wydatków poniesionych na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu). Decydujące znaczenie ma zatem cel wydatku, a nie sam fakt zakupu słodyczy.
Czytaj dalej i dowiedz się więcej na temat rozliczenia wydatków poniesionych na pączki i słodycze dla pracowników lub klientów.
Koszty podatkowe a zakup pączków przez przedsiębiorcę
Pączki dla pracowników
Pączki na tłusty czwartek to tradycja, która w wielu firmach stała się elementem kultury organizacyjnej. Poczęstunek od szefa to nie tylko miły gest. Takie działania integrują pracowników, poprawiają humor, motywują i sprawiają, że osoby zatrudnione w firmie czują się zauważane i doceniane. W miłej atmosferze lepiej się pracuje, pracownicy są mniej zestresowani, a przez to wydajniejsi.
Czy zatem słodkości, pączki i chrusty można wziąć na fakturę i wliczyć w koszty? Z perspektywy podatkowej możliwość zaliczenia wydatków na pączki do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać w oparciu o ogólną definicję kosztu zawartą w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, o ile nie zostały wyłączone wprost w przepisach.
Wśród wydatków, które, pomimo że są bezpośrednio związane z uzyskaniem albo zabezpieczeniem przychodu, nie można odliczać, ustawodawca wymienia koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jednocześnie niekiedy trudno bezsprzecznie stwierdzić, co oznacza owa reprezentacja, zwłaszcza że w prawie podatkowej nie zostało to pojęcie zdefiniowane. Czy spotkanie pracownicze z poczęstunkiem na tłusty czwartek będzie służyć zabezpieczeniu źródła przychodu, czy może są to działania wizerunkowe, reprezentacyjne?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) wielokrotnie już w interpretacjach indywidualnych klasyfikował pączki dla pracowników jako wydatki związane z uzyskaniem przychodu. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, by wydatek miał swoje uzasadnienie i był odpowiednio udokumentowany. W razie kontroli i wątpliwości urzędu skarbowego to na właścicielu firmy spoczywa odpowiedzialność wykazania, że pączek służył uzyskaniu lub zabezpieczeniu przychodu.
Wydatki na pączki dla pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli:
-
są finansowane ze środków obrotowych firmy,
-
mają charakter zwyczajowy i nieokazały,
-
służą integracji zespołu, poprawie atmosfery pracy lub motywacji,
-
są racjonalnie uzasadnione i odpowiednio udokumentowane.
Pamiętaj!
Wydatki finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od ich celu.
Pączki dla klientów i kontrahentów
Czy poczęstunek dla klientów, kontrahentów lub innych osób odwiedzających siedzibę firmy w tłusty czwartek można potraktować tak samo jak dla pracowników, czy jednak to wydatki na reprezentację? Za zasadnością tego pierwszego przemawia fakt, że pączki stały się niemal standardem, podobnie jak kawa i herbata dla pracowników lub proponowana podczas biznesowych spotkań.
Warto jednak podkreślić, że każdy wydatek przedsiębiorca powinien potrafić racjonalnie uzasadnić i powiązać z przychodem firmy. Zakup pączków dla klientów, kontrahentów lub innych osób odwiedzających siedzibę firmy wymaga szczególnej ostrożności podatkowej.Przepisy wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne oraz zakup żywności i napojów.
Jednocześnie, zgodnie z utrwaloną linią interpretacyjną organów podatkowych oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, nie każdy zakup żywności automatycznie stanowi reprezentację. Kluczowe znaczenie ma cel wydatku oraz jego charakter.
Drobny poczęstunek – taki jak pączki, kawa czy herbata – może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli:
-
towarzyszy bieżącym rozmowom biznesowym,
-
nie ma cech okazałości ani wystawności,
-
nie służy budowaniu prestiżu czy wizerunku firmy,
-
pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Każdy taki wydatek powinien być oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności jego poniesienia.
Checklista dla księgowości – kiedy pączki są kosztem podatkowym, a kiedy nie
Pączki są kosztem uzyskania przychodów, gdy:
-
zakup finansowany jest ze środków obrotowych firmy,
-
pączki są przeznaczone dla pracowników jako drobny poczęstunek integracyjny,
-
poczęstunek ma zwyczajowy, nieokazały charakter,
-
wydatek ma związek z działalnością gospodarczą (integracja, motywacja, bieżące rozmowy),
-
zakup jest prawidłowo udokumentowany (faktura/rachunek),
-
w przypadku klientów – poczęstunek towarzyszy rozmowom biznesowym, a nie działaniom wizerunkowym.
Pączki nie są kosztem podatkowym, gdy:
-
zakup finansowany jest z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
-
wydatek ma charakter reprezentacji (okazałość, wystawność, prestiż),
-
pączki są elementem eventu promocyjnego lub wizerunkowego,
-
brak jest związku z działalnością gospodarczą,
-
przedsiębiorca nie potrafi uzasadnić celu wydatku,
-
zakup służy celom prywatnym.
Czytaj także: Tłusty czwartek w pracy zdalnej
Pączki a podatek VAT – jak rozliczyć zakup dla firmy?
Zakup pączków przez przedsiębiorcę rodzi nie tylko konsekwencje w podatku dochodowym, ale również z uwagi na podatek VAT. Kluczowe znaczenie dla rozliczenia wydatku na słodycze ma cel ich nabycia oraz sposób wykorzystania słodyczy.
Odliczenie podatku VAT od zakupu pączków
Co do zasady, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT, jeżeli nabywane towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
W praktyce oznacza to, że VAT od zakupu pączków może zostać odliczony, jeśli:
-
pączki są nabywane w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej,
-
zakup ma związek z czynnościami opodatkowanymi (np. integracją pracowników, bieżącym funkcjonowaniem biura, codzienną obsługą spotkań),
-
zakup jest udokumentowany fakturą VAT wystawioną na przedsiębiorcę.
Fiskus co do zasady dopuszcza możliwość odliczenia VAT od drobnych artykułów spożywczych, takich jak pączki, faworki, kawa, herbata, przeznaczonych do ogólnego spożycia w firmie, o ile, co warto podkreślić, nie mają one charakteru reprezentacyjnego i są wykorzystywane w działalności opodatkowanej.
Kiedy odliczenie VAT nie przysługuje przedsiębiorcy?
Organy skarbowe mogą zakwestionować odliczenie VAT, jeżeli:
-
zakup słodyczy ma charakter reprezentacyjny (np. to wystawny poczęstunek, który ma zrobić wrażenie na klientach i wzmocnić wizerunek firmy),
-
pączki są nabywane wyłącznie w celach prywatnych,
-
brak jest związku zakupu pączków z działalnością opodatkowaną VAT,
-
zakup finansowany jest ze środków ZFŚS (wówczas co do zasady nie ma prawa do odliczenia VAT).
Rozdawanie pączków pracownikom i klientom a VAT należny
Istotną kwestią jest również to, czy rozdanie pączków pracownikom lub kontrahentom powoduje obowiązek naliczenia VAT należnego.
Pamiętaj!
Podatek należny, VAT należny to podatek, który przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzić do urzędu skarbowego w związku z wykonaniem czynności opodatkowanej. Z kolei podatek naliczony to kwota VAT zapłacona przy zakupie towarów i usług związanych z działalnością firmy, którą można odliczyć od podatku należnego.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nieodpłatne przekazanie towarów podlega opodatkowaniu VAT, jeżeli:
-
przy ich nabyciu podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT,
-
przekazanie następuje na cele inne niż działalność gospodarcza podatnika.
W praktyce jednak przekazanie pączków pracownikom do wspólnego spożycia w miejscu pracy jest interpretowane jako element działalności gospodarczej i dlatego nie podlega opodatkowaniu VAT należnym. Analogicznie traktowany jest drobny poczęstunek dla kontrahentów w czasie bieżącego spotkania biznesowego itp.
Podsumowując, VAT należny nie zostaje naliczony, o ile pączki:
-
nie są przekazywane indywidualnie jako prezenty,
-
nie mają charakteru konsumpcji prywatnej,
-
służą ogólnym celom firmowym.
Pamiętaj!
Jeśli pączki są przekazywane indywidualnie (np. jako pakowane małe upominki), możliwe jest zastosowanie przepisów o prezentach o małej wartości, pod warunkiem spełnienia ustawowych limitów oraz prowadzenia ewidencji osób obdarowanych. W takim przypadku przekazanie słodyczy również nie podlega opodatkowaniu VAT-em należnym.
Czytaj także: Tłusty czwartek w pracy zdalnej – jak go obchodzić?
Tłusty czwartek a koszty uzyskania przychodu – najczęściej zadawane pytania:
-
Czy pączki dla pracowników można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?
Pączki dla pracowników mogą być klasyfikowane jako wydatki związane z uzyskaniem przychodu, niemniej w takim wypadku na przedsiębiorcy ciąży obowiązek odpowiedniego uzasadnienia i udokumentowania okoliczności, które to usprawiedliwiają.
-
Czy pączki dostarczone do firmy służą reprezentacji?
Zgodnie z Ustawą o PIT do kosztów uzyskania przychodu nie wlicza się między innymi wydatków na reprezentację. Często jednak trudno jednoznacznie stwierdzić, czy dany koszt służył reprezentacji i działaniom wizerunkowym, czy zabezpieczeniu źródła przychodu. Przedsiębiorca powinien rozważyć każdą okoliczność zakupu np. słodyczy do firmy indywidualnie, by odpowiednio zaklasyfikować dany wydatek.
