2019-08-19

Przechowywanie dokumentów księgowych i ZUS - zasady, czas

1 min Rynek pracy

Przechowywanie dokumentów księgowych

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych. Są one potrzebne w momencie przeprowadzania audytu. Brak odpowiedniej dokumentacji może spowodować naliczenie kar w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Zapis prawny dotyczący archiwizowania umów, kontraktów oraz aktów pracowniczych można znaleźć w 74. artykule ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Jak długo przechowywać dokumenty

Najważniejszą kwestią jest oczywiście okres przechowywania dokumentów księgowych oraz ZUS-u. Zasady uległy zmianie i od 1 stycznia 2019 roku okres ten uległ skróceniu do 5 lat. Zlikwidowano obowiązek trwałego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Wszystkie ważne dokumenty należy archiwizować przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. W ten sposób w tym roku pracodawcy mogą przestać archiwizować sprawozdania finansowe zatwierdzone w 2013 roku oraz starsze.

Zasady archiwizacji dokumentów biurowych

Dokumenty, które obowiązkowo należy przechowywać to między innymi: podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja sprzedaży, rejestry VAT, dochody księgowe, spisy inwentaryzacyjne czy kopie rocznego zeznania podatkowego. Przechowywanie dokumentów księgowych jest kluczowe ze względu na kontrole urzędu skarbowego. Dotyczy to także faktur korygujących oraz duplikatów.

Jakie są zasady, które pozwolą na zachowanie porządku? Przede wszystkim wszystkie elementy powinny być ponumerowane chronologicznie. Istotne jest także zabezpieczenie przed zniszczeniem. W większości firm wszystkie dokumenty archiwizuje się w specjalnym pomieszczeniu, do którego dostęp mają tylko uprawnione osoby.

Obecnie coraz częściej można zauważyć przeniesienie obowiązku przechowywania dokumentów na zewnętrzne przedsiębiorstwa. Są to specjalne biura rachunkowe, które świadczą takie usługi. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że są zobowiązani powiadomić o korzystaniu z takiej opcji odpowiedni urząd skarbowy w ciągu 15 dni od momentu wydania całej dokumentacji innej jednostce.

Wiele firm decyduje się na archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. W dobie szybkiego rozwoju technologicznego możliwości jest coraz więcej. Dokumentacja powinna być zapisana w formacje PDF. Zalecane jest przechowywanie plików na dysku twardym w osobnym folderze tak, aby z łatwością wyszukać odpowiednie dokumenty w razie potrzeby.

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Kierownik / Kierowniczka Robót Sanitarnych (M/K)

GRUPA KDM Sp. z o.o. Trójmiasto praca stacjonarna

kierownik / kierowniczka / koordynator / koordynatorka umowa o pracę / kontrakt B2B pełny etat

3 godz.

Opis stanowiska: Nadzorowanie całościowego przebiegu robót w obszarze sieci i instalacji budowlanych zgodnie z przepisami prawa i wymaganiami sztuki inżynieryjnej. Kierowanie zespołem inżynierów oraz bieżąca koordynacja zadań realizowanych przez firmy podwykonawcze. Kontrolowanie...
Castorama Polska Sp. z o.o.
młodszy specjalista / młodsza specjalistka (junior) / pracownik fizyczny / pracowniczka fizyczna umowa o pracę pełny etat / część etatu Szukamy kilku pracowników

4 godz.

Twój zakres obowiązków kompletowanie, obsługa oraz wydawanie zamówień klientów; obsługa zamówień internetowych; wyjaśnianie niezgodności; przyjmowanie, rozpoznawanie i weryfikacja dostaw towaru; właściwe rozmieszczenie produktów w sklepie i magazynie; zapewnienie właściwego obiegu...
Castorama Polska Sp. z o.o.
specjalista / specjalistka junior / mid / pracownik fizyczny / pracowniczka fizyczna umowa o pracę pełny etat / część etatu

4 godz.

Twój zakres obowiązków aktywne doradztwo i sprzedaż produktów i usług, dopasowanych do indywidualnych potrzeb klientów; budowanie pozytywnych relacji z klientami oraz wsparcie ich w wyborze najlepszych produktów i rozwiązań; zapewnienie dostępności produktów na półkach oraz realizacja...
Castorama Polska Sp. z o.o.
młodszy specjalista / młodsza specjalistka (junior) / pracownik fizyczny / pracowniczka fizyczna / asystent / asystentka umowa o pracę pełny etat / część etatu

4 godz.

Twój zakres obowiązków obsługa klientów zgodnie z obowiązującymi procedurami i standardami firmy; realizacja i fiskalizacja sprzedaży (obsługa kasy fiskalnej), zwrotów z uwzględnieniem różnych form finansowania; obsługa reklamacji i zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów;...
Statystyk Medyczny

Szpital Specjalistyczny im. Św. Rodziny SP ZOZ Warszawa praca stacjonarna

specjalista / specjalistka (mid) umowa o pracę pełny etat aplikuj szybko aplikuj bez CV

6 godz.

Podstawowe zadania i obowiązki: przyjmowanie historii chorób pacjentów przekazywanych przez oddziały szpitalne oraz ich archiwizacja, przekazywanie do właściwych organów zgłoszeń dotyczących urodzeń, zgonów oraz innych dokumentów – zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,...
Opiekun / Opiekunka osób starszych w domu opieki seniora

Socco Stuttgart GmbH Niemcy, całe Niemcy

pracownik fizyczny / pracowniczka fizyczna umowa o pracę pełny etat 14 221 zł brutto/mies. Szukamy kilku pracowników aplikuj szybko aplikuj bez CV

8 godz.

Opis stanowiska wykonywanie zabiegów higieniczno-pielęgnacyjnych; podawanie posiłków; kontrola wagi pacjenta, mierzenie ciśnienia, temperatury, poziomu cukru we krwi; wykonywanie zleceń lekarskich według obowiązujących procedur;

Najnowsze artykuły

Mechanik wojskowy – co robi, wymagania, rekrutacja, zarobki

Mechanik znajdzie pracę nie tylko w warsztacie samochodowym czy w fabryce. Polska armia regularnie zatrudnia mechaników do napraw i konserwacji pojazdów różnego typu, od samochodów osobowych i ciężarowych, po czołgi, łodzie i śmigłowce. Co więcej, żeby pracować dla wojska, nie musisz być żołnierzem, choć warto rozważyć taką opcję. Sprawdź wymagania do pracy jako mechanik wojskowy!

6 min

Urlop wypoczynkowy – co warto zrobić przed wyjazdem?

Żeby w czasie wolnym móc całkowicie zapomnieć o obowiązkach zawodowych, a po powrocie nie przeżyć twardego lądowania – przed samym urlopem wykonaj kilka prostych czynności. Dzięki temu nie będziesz zastanawiać się, co się dzieje w firmie podczas Twojej nieobecności i unikniesz na wczasach telefonów od szefa. Sprawdź listę czynności do wykonania przed urlopem – nie jest taka długa!

8 min

Pracoholizm – uzależnienie czy pasja?

Czego doświadcza pracoholik? – Chroniczny niepokój, gdy nie ma się nic do zrobienia, trudność z odpoczywaniem bez poczucia winy, myśli natrętnie wracające do zadań zawodowych w czasie wolnym, drażliwość, gdy praca jest ograniczona z zewnątrz – wymienia psychoterapeuta Jan Brzezicki z Kliniki PsychoMedic. W Światowy Dzień Pracoholików warto zadać sobie pytanie: czy nie pracuję za dużo?

17 min

Podstawy psychologii w negocjacjach

Negocjator, który pierwszy wypowiada liczbę, ustawia grę na swoich warunkach – druga strona, nawet świadoma tego mechanizmu, licytuje dalej wokół tej liczby, nie od zera. To efekt zakotwiczenia, jeden z kluczowych mechanizmów psychologii negocjacji. Zrozumienie takich mechanizmów pozwala lepiej kontrolować rozmowy z kontrahentem. Oto jak wykorzystać psychologię w czasie rozmów biznesowych.

13 min

Zasada „5 to 9 before 9 to 5”. Jak Zetki produktywnie wykorzystują poranek?

– Wielu managerów i właścicieli firm rano ma czas, by pomyśleć strategicznie. Poranne godziny, gdy nikt nie pisze, nie dzwoni, są idealne na planowanie i podejmowanie decyzji. Zetki nie mają jeszcze tylu zawodowych obowiązków, ale intuicyjnie robią coś bardzo mądrego, dbają o swój dobrostan zanim zacznie się presja dnia. To niezwykle zdrowe podejście – zauważa coach biznesu Wiktor Tokarski.

10 min

Ratownik górski – specyfika pracy, jak zostać, czy warto

Tylko w lipcu GOPR uratowało 47 osób. Statystyki wypadków w górach wciąż są wysokie, a za każdą akcją ratowniczą stoją bohaterowie: ratownicy górscy. Kim są te osoby, z czym mierzą się na co dzień i wreszcie: jak przystąpić do służby ratowniczej GOPR i TOPR? W Dzień Przewodników i Ratowników Górskich przyglądamy się tej niezwykłej funkcji i dziękujemy ratownikom za ich ogromne poświęcenie.

9 min

Zobacz wszystkie