Przechowywanie dokumentów księgowych
Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych. Są one potrzebne w momencie przeprowadzania audytu. Brak odpowiedniej dokumentacji może spowodować naliczenie kar w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Zapis prawny dotyczący archiwizowania umów, kontraktów oraz aktów pracowniczych można znaleźć w 74. artykule ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Jak długo przechowywać dokumenty
Najważniejszą kwestią jest oczywiście okres przechowywania dokumentów księgowych oraz ZUS-u. Zasady uległy zmianie i od 1 stycznia 2019 roku okres ten uległ skróceniu do 5 lat. Zlikwidowano obowiązek trwałego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Wszystkie ważne dokumenty należy archiwizować przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. W ten sposób w tym roku pracodawcy mogą przestać archiwizować sprawozdania finansowe zatwierdzone w 2013 roku oraz starsze.
Zasady archiwizacji dokumentów biurowych
Dokumenty, które obowiązkowo należy przechowywać to między innymi: podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja sprzedaży, rejestry VAT, dochody księgowe, spisy inwentaryzacyjne czy kopie rocznego zeznania podatkowego. Przechowywanie dokumentów księgowych jest kluczowe ze względu na kontrole urzędu skarbowego. Dotyczy to także faktur korygujących oraz duplikatów.
Jakie są zasady, które pozwolą na zachowanie porządku? Przede wszystkim wszystkie elementy powinny być ponumerowane chronologicznie. Istotne jest także zabezpieczenie przed zniszczeniem. W większości firm wszystkie dokumenty archiwizuje się w specjalnym pomieszczeniu, do którego dostęp mają tylko uprawnione osoby.
Obecnie coraz częściej można zauważyć przeniesienie obowiązku przechowywania dokumentów na zewnętrzne przedsiębiorstwa. Są to specjalne biura rachunkowe, które świadczą takie usługi. Pracodawcy muszą jednak pamiętać, że są zobowiązani powiadomić o korzystaniu z takiej opcji odpowiedni urząd skarbowy w ciągu 15 dni od momentu wydania całej dokumentacji innej jednostce.
Wiele firm decyduje się na archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. W dobie szybkiego rozwoju technologicznego możliwości jest coraz więcej. Dokumentacja powinna być zapisana w formacje PDF. Zalecane jest przechowywanie plików na dysku twardym w osobnym folderze tak, aby z łatwością wyszukać odpowiednie dokumenty w razie potrzeby.
