Uniknij kary z PIP - pobierz niezbędne dokumenty kadrowe

Jak podaje PIP, aż o 36% w stosunku do roku ubiegłego wzrosły zaniedbania w sprawie prowadzenia dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. W co trzeciej firmie błędy przy obliczaniu wynagrodzeń wynikają z tego, że kadrowcy nie znają przepisów.

Do podstawowych powinności spoczywających na każdym pracodawcy bez względu na wielkość zatrudnienia i formę własności należy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.).  W małych i średnich Firma zdarza się, że prowadzeniem teczek osobowych pracowników zajmuje się sekretarka lub inna osoba nie posiadająca wiedzy kadrowej. Należy przy tym zaznaczyć, że grzywna za nieprowadzenie akt pracowniczych grozi zarówno pracodawcy lub osobie, która działa w jego imieniu. Wysokość kary może sięgać od 1 000 do nawet 30 000 zł.

Jak więc prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą, aby uniknąć niemiłych niespodzianek?

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C.

CZĘŚĆ A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

W tej części należy przechowywać:

1. Kwestionariusz osobowy - kwestionariusz osobowy kandydata do pracy - zobacz przykład
   
2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie. (zobacz przykład) – zobacz wzór świadectwa
3. Świadectwa kwalifikacyjne - dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
4. Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku - zobacz wzór skierowania 

i inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa.

Można również przechowywać: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, wyciąg z książeczki wojskowej oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień z zakresu stosunku pracy.

CZĘŚĆ B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

1. Umowa o pracę i dokumenty związane ze zmianą warunków, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę  - zobacz przykład umowy o pracę

W tej części znajdują się również dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy (wzór umowy o telepracę - zobacz przykład , wniosek dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy - zobacz przykład , porozumienie do umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy podczas trwania zatrudnienia - zobacz przykład

2. Oświadczenia wewnątrzzakładowe

• • zapoznanie z treścią regulaminu wynagradzania (oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem wynagradzania) - zobacz przykład
  • informacja zgodnie art. 29 kp (wzór informacji dla pracowników) - zobacz przykład
  • zapoznanie z przepisami bhp  (oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami BHP) - zobacz przykład
  • dokumenty związane z tajemnicą służbową (oświadczenie dotyczące tajemnicy służbowej) - zobacz przykład
  • obwieszczenie o którym mowa w art. 150 kp (wzór obwieszczenia) - zobacz przykład
  • dokumentacja szkoleń okresowych BHP (karta szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP - zobacz przykład , zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP - zobacz przykład )

3. Dokumenty związane z rodzicielstwem:

• • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy - zobacz przykład
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego - zobacz przykład , dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego - zobacz przykład , urlopu ojcowskiego - zobacz przykład , urlopu wychowawczego - zobacz przykład oraz urlopu bezpłatnego - zobacz przykład
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy, (wniosek pracownika o obniżenie czasu pracy na 2 tyg. przed rozpoczęciem pracy) - zobacz przykład
  • zgoda pracownika zgodnie z art. 178 Kodeksu pracy (wzór zgody pracownika na delegowanie) - zobacz przykład

4. Wnioski pracownika

• • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy) - zobacz przykład  , stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy) - zobacz przykład  , a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy) - zobacz przykład 

5. Orzeczenia lekarskie (badania kontrolne i okresowe) - zobacz wzór skierowania

6. Korespondencja z organizacją związkową

7. Przeszeregowania i awanse oraz dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, umowy), dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę  lub zmiany tych warunków w innym trybie - zobacz przykład 

8. Umowa o zakazie konkurencji - zobacz przykład 

9. Dokumenty związane z dyscypliną pracy i powierzeniem mienia dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się - zobacz przykład 

CZĘŚĆ C - dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy

1. Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia

• • oświadczenie o  rozwiązaniu lub  wypowiedzeniu umowy o pracę - zobacz przykład 
  • kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy - zobacz przykład 
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

2. Korespondencje różne

W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów. Zatem w oryginale przechowywane będą: umowa o pracę, kwestionariusz osobowy, orzeczenie lekarskie.

Chronologia i systematyka

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca powinien aktualizować gromadzone dokumenty (np. usuwając po roku nienagannej pracy zawiadomienie o ukaraniu pracownika, łącznie z wymianą spisu treści). Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.

Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 7 K.p.).

Najczęstsze błędy popełniane w działach kadrowych na podstawie wyników kontroli Inspekcji Pracy:

1. zawieranie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę,
2. nie prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych,
3. nie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę,
4. wypowiedzenie umowy lub rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy,
5. stosowanie wobec pracowników innych kar niż kary przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,
6. naruszanie przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,
7. pozostawianie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.