Rozliczanie dotacji, zarówno unijnych, jak i tych otrzymywanych w ramach wsparcia z urzędu pracy lub innej instytucji państwowej, bywa problematyczne. Konieczność spełnienia wielu wymagań formalnych oraz ich zmienność w czasie i w zależności do obszaru działalności (w przypadku funduszy europejskich) powoduje, że część firm zleca rozliczanie dotacji podmiotom zewnętrznym lub konsultuje rozliczenia z profesjonalnymi biurami rachunkowymi. Każdy przedsiębiorca może też jednak rozliczyć dofinansowanie samodzielnie.
Rozliczanie dotacji unijnych
Unia Europejska daje szerokie możliwości wsparcia finansowego dla przedsiębiorstw, które zaproponują innowacyjny i zgodny z założeniami tej międzynarodowej instytucji plan działania. Aby otrzymać dofinansowanie, trzeba jednak przejść szczegółową weryfikację i spełnić szereg wymagań formalnych, a po otrzymaniu środków należy drobiazgowo rozliczać się z ich wykorzystania na kolejnych etapach realizacji (które podlegają kontroli) i po zakończeniu projektu.
Rozliczenie dotacji unijnych powinno zawierać szereg załączników, między innymi zestawienie wydatków i kopie dokumentów księgowych potwierdzających ich poniesienie, umowy z dostawcami środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, dokumentację z rekrutacji pracowników i kopie ich umów, dokumenty z ZUS i Urzędu Skarbowego (źródło: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/). Postępy w realizacji projektu muszą być na bieżąco (w większości przypadków raz na 3 miesiące) szczegółowo raportowane.
Niespełnienie przez beneficjenta wymagań lub wykrycie nieprawidłowości w rozliczeniu dotacji UE mogą spowodować jej cofnięcie i konieczność pokrycia kosztów z własnej kieszeni. Dlatego przedsiębiorcy powinni zrobić wszystko, aby wymogi Unii Europejskiej dotyczące kwalifikowalności oraz zasadności i efektywności wydatków zostały spełnione w każdym szczególe, a wszystkie działania były zgodne z obowiązującym prawem. Po zakończeniu projektu należy przechowywać całą dokumentację z nim związaną przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie.
Rozliczanie dotacji z UP
Osoba zarejestrowana w powiatowym urzędzie pracy jako bezrobotna może ubiegać się o dotację od urzędu na założenie własnej działalności gospodarczej – kwota takiego dofinansowana wynosi nawet sześciokrotność średniego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Dotacje z UP są bezzwrotne, muszą jednak zostać szczegółowo rozliczone.
Jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej, podobnie jak dotacje z UE, podlegają zwrotowi, w przypadku gdy zostaną wykorzystane poza wyznaczonym terminem, niezgodnie z przeznaczeniem lub osoba, która je otrzymała, naruszy w jakikolwiek sposób warunki umowy. Należy uważnie wydatkować pieniądze. Środki pozyskane z UP można przeznaczyć m.in. na zakup maszyn i wyposażenia lub oprogramowania niezbędnego do prowadzenia działalności, zakup materiałów lub surowców, adaptację lokalu czy reklamę. Nie można natomiast kupować za pieniądze pochodzące z dotacji PUP np. lokalów, pojazdów ani finansować szkoleń. Wszystkie wydatki trzeba udokumentować i przedstawić urzędowi w terminie 2 miesięcy od dnia założenia działalności.
