Oczami wyobraźni widzisz, jak wygrzewasz się na plaży, popijasz zimne napoje w kawiarni z oszałamiającym widokiem albo przemierzasz dzikie szlaki. Żeby w czasie wolnym móc całkowicie zapomnieć o obowiązkach zawodowych, a po powrocie nie przeżyć twardego lądowania w pracy – przed samym urlopem wykonaj kilka prostych czynności. Dzięki temu łatwiej przestawisz głowę z trybu „praca" w tryb „wypoczynek", nie będziesz zastanawiać się, co się dzieje w firmie podczas Twojej nieobecności, a sam powrót do pracy po urlopie nie będzie taki trudny. Poniżej praktyczny poradnik z listą rzeczy do zrobienia przed wyjazdem turystycznym – sprawdź!
Spis treści
Co zrobić w pracy przed urlopem – skrót najważniejszych informacji:
Przed urlopem warto wykonać kilka czynności, które sprawią, że w czasie wypoczynku nie będziemy musieli myśleć o pracy, a powrót do obowiązków po urlopie stanie się znacznie łatwiejszy. Przede wszystkim warto pamiętać, żeby:
- zamknąć wszystkie najważniejsze zadania,
- zlecić swoje obowiązki osobom, które Cię zastąpią w czasie nieobecności,
- ustawić powiadomienia w poczcie elektronicznej i komunikatorach,
- zaplanować, co będziemy robić w pierwszych dniach po powrocie.
Czytaj dalej, by dowiedzieć się istotnych szczegółów na temat najważniejszych czynności do wykonania w pracy przed wyjazdem na urlop.
Zaplanuj swoją nieobecność w pracy
Jeśli długi urlop poprzedza wytężona praca, warto przygotowanie do urlopu rozłożyć nawet na kilka tygodni. I nie chodzi bynajmniej o prasowanie ubrań i pakowanie walizki. Sprawdź:
- co masz jeszcze do zrobienia i jakie są terminy tych obowiązków,
- ustal ważność zadań: co wymaga natychmiastowej reakcji, szybkiej reakcji, może zostać odłożone na po urlopie.
W czasie Twojego urlopu prawdopodobnie będą pojawiać się nowe zadania do wykonania. Jeśli nie możesz ustalić zastępstwa, porozumiej się z resztą zespołu co do możliwości włączenia się do projektu po powrocie, by nie tworzyć niepotrzebnych przestojów i nie paraliżować pracy grupy. Co więcej, dzięki zaplanowaniu pracy w ten sposób po urlopie nie będzie czekać na Ciebie szok, chaos, nawał pracy i pretensje. Zatem planuj, dogadaj się, wyznacz razem z zespołem i managerem terminy.
Takie podejście do sprawy ma też duże znaczenie wizerunkowe. Jeśli planujesz przyszłe obowiązki z wyprzedzeniem i upewniasz się, że w czasie Twojej nieobecności wszystko będzie przebiegało jak należy, dajesz do zrozumienia, że bierzesz odpowiedzialność za swoją pracę i jesteś graczem zespołowym.
Zadbaj o realizację Twoich zadań – ustal zastępstwo
Ten punkt jest bardzo ważny, dlatego warto omówić go osobno. Zadania, które wymagają stałej koordynacji z Twojej strony lub są bardzo czasochłonne, rozdziel między współpracowników. W ten sposób łatwiej będzie uniknąć niekomfortowych sytuacji, gdy jedna osoba zostanie nadmiernie obciążona obowiązkami urlopowicza. Poza tym rozdzielanie prac cementuje grupę i zwiększa poziom wzajemnego zaufania. Współpracownicy wiedzą, że mogą na siebie liczyć, a ich sprawy w trakcie urlopu również nie zostaną zaniedbane.
Rozpisz jasne instrukcje dotyczące Twoich obowiązków i wyślij wszystkim zainteresowanym mailem. Sprawy, które Ty załatwiasz intuicyjnie i automatycznie, dla innych niekoniecznie mogą być równie proste. Co więcej, dzięki jasnej instrukcji unikniesz ryzyka telefonów z pracy w czasie urlopu.
Pamiętaj!
Jeśli nie jesteś managerem czy koordynatorem zespołu, rozdzielenie zadań pomiędzy współpracowników może wymagać zgody ze strony przełożonego. Warto podjąć rozmowę na ten temat na kilka dni przed Twoim urlopem, by dać managerowi czas na zaplanowanie pracy zespołu.
Uprzedź o swojej nieobecności.
Czy wszyscy wiedzą, że masz urlop? Powiadomienie przełożonego, współpracowników oraz klientów o swojej nieobecności w biurze to podstawa budowania właściwych relacji formalnych. Wymagają tego nie tylko względy kulturowe, ale również kwestie praktyczne. W ten sposób zapobiega się niepotrzebnym nerwom tych, którzy będą potrzebowali konsultacji. Jak i kiedy uprzedzić innych o swoim urlopie wypoczynkowym?
Przełożonemu warto przypomnieć o tym 2-3 dni wcześniej. Pamiętaj! To że kilka tygodni temu zaakceptował Twój wniosek urlopowy nie oznacza, że pamięta, kiedy Cię nie będzie w pracy!
Współpracowników i kontrahentów również warto poinformować co najmniej 4-5 dni przed planowanym wolnym. Dzięki temu będziecie mieli czas na wykonanie pilnych zadań, planowanie pracy w czasie Twojej nieobecności, dopięcie najważniejszych spraw.
W dniu poprzedzającym wyjazd koniecznie ustaw autoresponder w poczcie służbowej. W automatycznym e-mailu zwrotnym napisz nie tylko, że aktualnie nie jesteś dostępny, ale także:
- kiedy będziesz z powrotem w pracy,
- do kogo z firmy można zwrócić się w pilnych sprawach – warto od razu podać adres e-mail / telefon tego pracownika.
Dzięki temu współpracownicy i kontrahenci będą się czuli komfortowo oraz będą wiedzieć, gdzie zgłaszać swoje pytania czy potrzeby.
Przykładowy tekst autorespondera w poczcie służbowej
Szanowny Panie / Szanowna Pani
Bardzo dziękuję za wiadomość. Aktualnie przebywam na urlopie i nie mam dostępu do poczty służbowej. Na wszelkie e-maile odpowiem po powrocie: [data].
W pilnych sprawach proszę o kontakt z: [imię i nazwisko pracownika, dane kontaktowe].
Pozdrawiam,
[podpis]
Uporządkuj stanowisko pracy
Inną istotną sprawą jest uporządkowanie przestrzeni swojego biura, biurka czy innego stanowiska pracy. Chodzi nie tylko o to, żeby w ten sposób zadbać o dopięcie najważniejszych spraw. Dzięki pozostawieniu po sobie porządku zapewnisz osobom, które zostają na miejscu, łatwy dostęp do potrzebnych im dokumentów lub innych narzędzi pracy. W ten sposób unikniesz telefonów z pytaniami, gdzie jest to, czy tamto. W razie potrzeby pozostaw także fiszki z klarownymi instrukcjami.
Moment przed urlopem może być tym właściwym, by dokonać krótkiej analizy „układu przestrzennego” w najbliższym otoczeniu. Warto posegregować dokumenty, wyrzucić niepotrzebne broszury czy ulotki, umyć kubki po kawie, sprzątnąć wszystkie niepotrzebne już przedmioty. Pomyśl także, że wiele przyjemniej będzie Ci wrócić do pracy przy uporządkowanym, czystym stanowisku niż pierwszego dnia po urlopie zmagać się z bałaganem i chaosem.
Wyznacz czas na adaptację
Do pracy przychodzisz z walizką, a potem wybiegasz z nią prosto na lotnisko? To niekoniecznie dobry pomysł! Nie tylko dlatego, że bagaż przy biurku może skutecznie rozpraszać i powodować niską efektywność pracy, ale również dlatego, że zbyt gwałtowne przejście od „stanu pracy” do „stanu odpoczynku” może negatywnie wpłynąć na psychikę.
Aby wziąć urlop i prawdziwie na nim wypocząć, potrzeba harmonijnego przejścia, a nie nagłego skoku z jednej rzeczywistości w drugą. Dlatego warto dać sobie więcej czasu na dojazd i nie kupować biletów na pół godziny po zakończeniu pracy, ale poświęcić kilka godzin na przygotowanie się do relaksu. Dzięki mniej napiętemu grafikowi nie wpadniesz też w panice, jeśli w pracy coś się przeciągnie i będziesz musieć zostać chwilę po godzinach pracy.
Co zrobić w pracy przed urlopem – podsumowanie
Telefony od współpracowników, którzy próbują ustalić, gdzie zostawiłeś ważną fakturę albo co powiedzieć Twojemu klientowi, nie pozwolą w pełni odpocząć i zapomnieć o obowiązkach. Działania takie jak wcześniejsze planowanie zadań, delegowanie obowiązków oraz uporządkowanie miejsca pracy, pozwalają ograniczyć stres związany z okresem urlopowym zarówno u osoby wyjeżdżającej, jak i u pracowników, którzy zostają w firmie.
Czytaj także: Jak ułatwić sobie powrót do pracy po urlopie?
Co warto zrobić przed urlopem – najczęściej zadawane pytania:
-
Co zrobić w pracy przed wyjazdem na urlop?
Planowanie urlopu wypoczynkowego to nie tylko ustalanie atrakcji turystycznych do zwiedzenia i pakowanie walizek. Przed wyjazdem warto wykonać także kilka zawodowych obowiązków, dzięki którym na urlopie wypoczynkowym nie będziesz musiał myśleć o pracy.
Przede wszystkim należy zadbać o to, by zamknąć wszystkie sprawy, które tego wymagają, lub pozostawienie informacji na temat niedokończonych spraw innym członkom zespołu. W ten sposób unikniemy telefonów w czasie urlopu, a także niezadowolenia współpracowników. Należy pamiętać także o ustawieniu autorespondera w poczcie elektronicznej.
-
Jak zmniejszyć stres związany z powrotem z urlopu?
Żeby zapewnić sobie tzw. miękkie lądowanie po urlopie, warto zawczasu przygotować sobie zadania i pracę na pierwsze dni po urlopie. Kluczowe jest to, by pozostawić uporządkowane sprawy jeszcze przed wyjazdem na wakacje, a także poinformować wszystkie zainteresowane osoby o swojej nieobecności. Twoi zastępcy powinni wiedzieć, co robić w Twoim imieniu: dzięki temu nie będą odsuwać dotyczących Twojej pracy zadań na Twój powrót, a Ciebie nie przywita po urlopie góra pilnych obowiązków do wykonania.
