Referencje to dla kandydata prosty sposób na udowodnienie swoich umiejętności i kwalifikacji przedstawionych w CV, pokazanie się z dobrej strony. Zazwyczaj rekomendacje od pracodawcy pojawiają się na rozmowie kwalifikacyjnej lub po niej, przed podjęciem przez firmę ostatecznej decyzji, czy dana osoba zostanie zatrudniona. Co warto wiedzieć na temat listów referencyjnych? Jak taki dokument powinien wyglądać?
Opinia o pracowniku – co to?
Opinia o pracowniku jest dokumentem, który sporządza pracodawca na prośbę byłego pracownika. Wręczana jest na koniec lub po zakończeniu współpracy. Jej przygotowanie nie jest wymogiem wynikającym z Kodeksu pracy, dlatego pracodawca nie musi go wystawiać
List referencyjny wystawia się na papierze firmowym. Dokument powinien zawierać zbiór subiektywnych opinii. Nie musi być zatem wyłącznie pozytywny. Zwykle umieszcza się w nim także szczegółową listę obowiązków, jakie były wykonywane przez daną osobę. Z kwestii formalnych nie można także zapomnieć o danych osobowych pracownika i firmy, a także o podaniu przepracowanych lat w przedsiębiorstwie.
Referencje to sposób na przekonanie potencjalnych pracodawców, że kandydat był cenionym pracownikiem. Taka opinia bardzo przydaje się młodym ludziom, stawiającym pierwsze kroki w zawodowej karierze, także podczas praktyk czy staży.
Większość ogłoszeń o pracę, na które może natknąć się młoda osoba wkraczająca na rynek pracy, zawiera sformułowanie „wymagane doświadczenie”. Ciężko mieć jakiekolwiek doświadczenie, szukając zatrudnienia zaraz po skończeniu nauki. Praktyki opisane w CV mogą wtedy stanowić dla pracodawcy źródło informacji na temat nabytych i przećwiczonych przez kandydata umiejętności. Dodatkowym atutem w poszukiwaniu zatrudnienia będzie opinia o praktykancie wystawiona przez opiekuna.
Dobrze napisane referencje mogą pomóc w procesie rekrutacji, dlatego ważne jest, by zadbać o właściwą formę i treść pisma.
Dla rekruterów i przyszłych pracodawców ma znaczenie spersonalizowana opinia o pracowniku (lub praktykancie czy stażyście) – taka, w której znajdują się bardziej szczegółowe dane na temat tego, w czym dana osoba była dobra, do jakich osiągnięć firmy się przyczyniła i w jaki sposób wykonywała swoje zadania.
Przykładowa opinia, która z kolei może zaszkodzić, to tekst bez konkretów, odnoszący się do cech niekoniecznie wymaganych na danym stanowisku pracy. Pismo zawierające sformułowania typu „miły/a, sympatyczny/a” dadzą czytającej osobie do zrozumienia, iż pracownik był przeciętny i nie wykazał żadnej cechy, mogącej zainteresować przyszłego pracodawcę.
Opinia o pracowniku – przykład
Podobnie jak większość dokumentów, opinia o pracowniku powinna w prawym górnym rogu zawierać miejscowość i datę. Nieco niżej i po lewej stronie umieścić należy dane autora – imię i nazwisko, stanowisko i nazwę firmy. Kolejnym elementem jest centralnie umiejscowiony nagłówek „OPINIA”. Pierwszy akapit tekstu to miejsce na przedstawienie pracownika – informacji o zajmowanym stanowisku, obowiązkach, czasie i formalnym charakterze jego relacji z autorem referencji. Kolejny akapit to właściwa część opinii, która jest najważniejsza i najdłuższa. Pole to służy głównie określeniu kompetencji miękkich, opisaniu umiejętności związanych z organizacją pracy, kreatywnością, zachowaniem, odpornością na stres, łatwością nawiązywania kontaktów z innymi pracownikami. Ostatni akapit jest zaś miejscem na końcową ocenę i podsumowanie. Całość zwieńczyć powinien czytelny podpis osoby sporządzającej dokument.
Najlepiej nie przekraczać objętości arkusza A4.
Wzór referencji wygląda następująco:
(miejscowość i data)
Jan Nowak (imię i nazwisko osoby wydającej opinię)
Dyrektor sprzedaży (stanowisko osoby wydającej opinię)
Firma XYZ (oznaczenie firmy)
Opinia
Pani Anna Kowalska pracowała w naszej firmie od stycznia 2015 roku do grudnia 2018 roku, początkowo na stanowisku asystentki w dziale sprzedaży, a następnie specjalisty ds. sprzedaży.
Pani Anna Kowalska jest osobą doskonale zorganizowaną. Łatwo nawiązuje kontakty i posiada przyjazne usposobienie. Jest osobą otwartą i uśmiechniętą, czym szybko zjednuje sobie ludzi. Dzięki tym cechom potrafiła w krótkim czasie osiągnąć wyniki na takim poziomie, co pracownicy o dłuższym stażu. Pozwoliło jej to awansować na stanowisko specjalisty już po 9 miesiącach od zatrudnienia.
Jest skuteczna w działaniu, konkretna i rzeczowa, a jednocześnie bardzo przekonująca. Potrafi szybko i precyzyjnie ocenić potrzeby klienta, co często podkreślali nasi stali kontrahenci. Jest dyspozycyjna, życzliwa i bardzo oddana obowiązkom. Jej praca zawsze była wysoko oceniana przez przełożonych.
Posiadanie takiego handlowca jest cenne dla każdego zespołu zajmującego się sprzedażą. Pani Anna działa skutecznie, jednocześnie budząc sympatię klientów. Potrafi zachować cierpliwość i zimną krew w sytuacjach stresowych. Z pełną odpowiedzialnością mogę stwierdzić, że kwalifikacje oraz cechy osobowościowe Pani Anny Kowalskiej predestynują ją do pracy w działach, których celem jest pozyskiwanie klientów i budowanie długotrwałych relacji.
(odręczny podpis osoby wydającej opinię)
Jak poprosić o referencje od pracodawcy?
Przede wszystkim warto zaznaczyć, że referencje to nie świadectwo pracy, które jest obowiązkowym dokumentem. Wystawienie pracownikowi opinii, jak wyżej wspomniano, to wyraz dobrej woli przełożonego, a nie jego powinność. Warto jednak wnioskować o referencje, ponieważ przy dość silnej konkurencji na rynku pracy pomogą one zwrócić uwagę przyszłego pracodawcy.
Referencje zwykle mają formę listu, ale to nie jedyne rozwiązanie. Można także załączyć do dokumentów aplikacyjnych wykaz osób, z którymi rekruter ma możliwość skontaktować się, aby poznać opinię o kandydacie. Mowa wtedy o tzw. liście referencyjnej. Umieszczenie na niej przełożonego także należy z nim ustalić.
O opinię wnioskujemy do osoby stojącej wyżej w hierarchii firmy. Najlepiej jeśli będzie to nasz bezpośredni przełożony.
Wnosząc o sporządzanie opinii, warto poprosić o indywidualne podejście. Często zdarza się bowiem, że osoby je piszące korzystają z gotowych szablonów pobranych z internetowych kreatorów. Nie ma w tym nic złego, jednak rzetelna, spersonalizowana opinia przełożonego o pracowniku jest bardziej wartościowa z punktu widzenia kolejnego pracodawcy. Pismo z oceną zatrudnionego nie powinno też stanowić kopii informacji pochodzących z CV pracownika.
Przetwarzanie danych osobowych w przypadku referencji
W dobie internetu, portali społecznościowych, biznesowych, łatwo znaleźć kontakt do niemal każdego. Czy rekruter może bez wiedzy kandydata zasięgnąć o nim opinii w dotychczasowym miejscu pracy, aby potwierdzić referencje? Czy zgoda osoby rekrutowanej jest bezwzględnie konieczna, a jej brak byłby naruszeniem zasad ochrony danych osobowych? Warto wiedzieć, jakie reguły obowiązują przy udzielaniu referencji dla pracownika.
Przypomnijmy, że zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może żądać od kandydatów w procesie rekrutacji podania zamkniętego katalogu danych.
Art. 221. brzmi:
§ 1 Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4– 6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Kandydat, wysyłając CV, musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych. Zwykle sam przedstawia rekruterowi referencje. Co jednak, gdy przyszły pracodawca chciały je osobiście potwierdzić? Samo przedłożenie rekomendacji z poprzedniego miejsca pracy nie daje automatycznie rekruterowi prawa do skontaktowania się z osobą, która dokument podpisała. Wymagana jest do tego zgoda kandydata, a informacje, które mają zostać na jego temat przekazane, nie mogą wychodzić poza te objęte upoważnieniem.
Referencje w CV – dlaczego warto je umieścić?
Jeżeli nasz poprzedni pracodawca wystawił nam referencje, to można je umieścić w CV tak, aby były łatwo dostępne. Najczęściej dodaje się je na drugiej stronie – wtedy nie przeszkadzają w zapoznaniu się z najważniejszymi informacjami, jak dane osobowe, wykształcenie czy historia zatrudnienia. Dobrze jest, jeżeli podamy wtedy kontakt do osób, które wystawiły nam referencje, ponieważ przyszły pracodawca może zechcieć skontaktować się z nimi i sprawdzić, czy podane informacje są zgodne z prawdą.
Dzięki referencjom w CV przyszły pracodawca będzie wiedział, że zależy nam na stanowisku i dlatego staramy się pokazać od jak najlepszej strony. Jednak musimy mieć świadomość, że nieprawdziwe opinie mogą bardzo szybko zostać zweryfikowane.
