Na temat komunikacji z kandydatem rozmawiamy ekspertkami HR Katarzyną Floryn - HR Specialist oraz Katarzyną Komorowską - Talent Acquisition Specialist w Arla GSS.
Praca.pl: Komunikacja z kandydatami jako proces zawsze była ważna w procesach HR. Jak zmienił się środek ciężkości w obecnej sytuacji? Jak oceniają Panie obecnie jej istotność?
K.F.: Zgadzam się w 100%. Komunikacja to nie tylko środek do zbierania i przekazywania informacji. Służy ona również budowaniu relacji, wyrażaniu emocji, a nawet wywieraniu wrażenia. W obecnej sytuacji spowodowanej epidemią COVID-19, temat komunikacji jeszcze bardziej zyskał na istotności. W świecie VUCA potrzebujemy jasnych informacji, minimalizacji niewiadomej i większego poczucia kontroli. Dla nas, HR-owców, komunikacja to również narzędzie do kształtowania wizerunku pracodawcy – teraz jako marki stabilnej, kontynuującej rekrutację i atrakcyjnej dla kandydatów.
K.K.: W obecnej sytuacji komunikacja z kandydatami stała się jeszcze bardziej istotna, jednak w Arla GSS ten element zawsze był na pierwszym miejscu. Staramy się kłaść jeszcze większy nacisk na istotność i nowe kanały komunikacji. Bardzo lubimy bezpośredni kontakt z kandydatami, ponieważ m.in. możemy osobiście pokazać, jaka atmosfera panuje w naszej organizacji. Gdy jednak tego kontaktu brakuje, wspieramy się licznymi kampaniami w social mediach, gdzie również można zobaczyć, jaki panuje u nas klimat.
Praca.pl: Jakie kanały komunikacji z kandydatami wykorzystuje Arla GSS? Czy i jak uległo to zmianie?
K.F.: W przypadku kandydatów biernych już przed epidemią wykorzystywaliśmy social media (LinkedIn, Instagram, Facebook) do komunikacji zewnętrznej. W świecie komunikacji wizualnej wykorzystujemy nie tylko grafiki przykuwające uwagę, ale też filmy obrazujące życie w Arli w czasie pandemii. Do warunków pracy w online dostosowaliśmy całą kampanię Employer Brandingową, aby podejmowała tematy bieżące, odwoływała się z problemów istotnych dla nas wszystkich, takich jak współpraca czy work-life balance.
Bardzo cenimy możliwość kontaktu z kandydatami w formule 'face-to-face', a więc komunikację bezpośrednią. Niestety, rok 2020 dość mocno ograniczył nasze możliwości w tym zakresie i wymusił na nas podjęcie nowych działań w świecie online. Nasz zespół HR zaadaptował się do tych okoliczności – organizował merytoryczne szkolenia online dla organizacji studenckich, webinary informacyjne dotyczące letniego programu stażowego czy online sessions na Facebooku, umożliwiające potencjalnym kandydatom bezpośredni kontakt z rekruterami poprzez aplikację Messenger. Staramy się maksymalnie dopasować do obecnej sytuacji oraz odpowiedzieć na potrzeby naszych kandydatów.
K.K.: Wykorzystywanie powyższych metod komunikacji można zdecydowanie zaznaczyć jako zmianę. Środek ciężkości znacznie przesunął się w kierunku kanałów online. Natomiast jeśli chodzi o rozmowy kwalifikacyjne, przenieśliśmy się całkowicie na spotkania online poprzez MS Teams.
Praca.pl: Jakie można zaobserwować trendy po stronie pracodawców jw kwestii komunikacji?
K.F.: Jasne jest to, że komunikacja z kandydatami w dużej mierze została przeniesiona online. W marcu wiele firm organizowało webinary podejmujące tematykę pracy zdalnej. Chciały dzielić się doświadczeniem, wymieniać spostrzeżenia, pomagać sobie nawzajem. Działy HR różnych organizacji współpracują ze sobą, pomagając w procesach outplacementowych poprzez umożliwienie kontaktu z osobami, których dotknęły zwolnienia. My w takie akcje też się włączamy, prezentując nasze oferty pracy. Powstała nawet akcja #HRwspiera oraz dedykowana jej platforma z ogłoszeniami dla osób, które odczuły wpływ kryzysu na swoją sytuację zawodową. Mam wrażenie, że wcześniejsza rywalizacja o kandydatów teraz zastąpiona została współpracą na rzecz wspólnej sprawy.
Praca.pl: Jakie zmiany może zaobserwować po stronie kandydatów?
K.F.: Biorąc pod uwagę fakt, że większość z nas pracuje zdalnie (również kandydaci), zdecydowanie łatwiej nam, rekruterom, jest złapać taką osobę pod telefonem. Wcześniej częściej zdarzało nam się odbić od poczty głosowej, co powodowało konieczność przeniesienia komunikacji do wymiany e-maili.
Podczas samych rozmów kwalifikacyjnych (u nas zdalnie w formie wideo), kandydaci czują się zdecydowanie bardziej pewnie, odbywając je z domu, w znanym im środowisku. Redukuje to stres i tym samym wpływa na lepszą autoprezentację podczas interview. Pojawiła się też duża tolerancja i przyzwolenie na obecność nieobecnych w biurze dystraktorów, takich jak przebiegający przed kamerą kot czy ciągnące za rękaw dziecko.
Praca.pl: Jak to wygląda w Waszej branży? Czy zachodzą istotne różnice między pokoleniami? Czy rzeczywistość online wymusiła rewolucję, czy to bardziej ewolucja?
K.K.: Zmiana pokoleniowa jest oczywiście istotna. Znacznie zauważalny jest spadek formalizmu i swoboda w komunikacji na linii rekruter – kandydat. Skłaniałabym się bardziej w kierunku ewolucji, na którą w Arla jesteśmy w pełni przygotowani.
K.F.: Chyba każdy z nas zauważył, że ostatnie kilka miesięcy zweryfikowały naszą możliwość pracy zdalnej jako organizacji czy poszczególnych zespołów. Branże, które wcześniej nie wyobrażały sobie wykonywania określonych obowiązków poza biurem (również instytucje publiczne, takie jak szkoły czy urzędy) w nowej rzeczywistości niejako zmuszone były zweryfikować swoje opinie.
W sektorze SSC, gdzie z biur lokalnych wspieramy biznes globalny, już wcześniej mieliśmy narzędzia umożliwiające kontakt zdalny. Wyzwaniem było przemodelowanie części procesów i techniczne umożliwienie pracy z domu, na szczęście z bardzo dobrym skutkiem. W przypadku przeniesienia rekrutacji do online'u, sami kandydaci już podczas wstępnych rozmów telefonicznych dopytują o tryb pracy w organizacji (czy rozmowy są w 100% zdalne, a po dołączeniu do nas praca zdalna będzie możliwa). Wiele osób pyta też o formę samego onboardingu, czyli podpisania umowy, odebrania sprzętu czy odbycia niezbędnego przeszkolenia.
W Arla mamy przedstawicieli wielu pokoleń i każdy z nas jest w stanie wykonywać swoje zadania zdalnie. Wiadomo, mamy swoje osobiste preferencje i zaryzykuję stwierdzeniem, że otwartość na zmianę (tu: forma wykonywania pracy) zależy bardziej od zestawu pewnych cech indywidualnych niż wieku samego w sobie. Natomiast na pewno młodym ludziom przychodzi to łatwiej. Niemniej jednak dziś chyba nikt nie zaprzeczy, że najbliższa przyszłość i powrót do 'new normal' przyniesie ze sobą zmianę sposobów pracy. Podsumowałabym to jako rewolucję przeradzającą się w ewolucję.
Praca.pl: Co możecie Panie zarekomendować w naszym gronie HR, rekruterów – na co warto zwrócić uwagę, położyć szczególny nacisk w podejściu do procesów komunikacyjnych?
K.F.: Tu przede wszystkim stawiałabym na jasne, klarowne i wyczerpujące komunikaty oraz utrzymywanie bieżącego kontaktu. Sama nie raz byłam postawiona w sytuacji, że związana deadlinem czy obietnicą kontaktu i wrócenia z konkretną odpowiedzią na zapytanie kandydata, musiałam wykonać telefon tylko po to, aby ten deadline przesunąć czy udzielić informacji, że nie wszystkie współrzędne są dla nas w danym momencie dostępne. Takie sytuacje miały miejsce szczególnie na początku epidemii, kiedy z tygodnia na tydzień dowiadywaliśmy się o kolejnych ograniczeniach i związanych z nimi zmianami w procesie rekrutacji czy ogólnie w organizacji. Kandydaci zachowywali elastyczność, doceniając kontakt w ustalonym wcześniej czasie, nawet jeśli odpowiedź z mojej strony nie odpowiadała w pełni na ich oczekiwania. Myślę, że doceniali sam fakt kontaktu i przekazania informacji o bieżącej sytuacji, co minimalizowało niepewność i stres.
K.K.: Z przykrością muszę stwierdzić, że nadal spotykam się z informacjami/opiniami od kandydatów o braku informacji zwrotnej w związku z procesem rekrutacyjnym. Niewyobrażalne jest dla mnie, jak można nie wracać do danego kandydata chociażby z informacją, że rekrutacja jest już zakończona. Nie mówię tutaj tylko o małych przedsiębiorstwach, ale również dużych, międzynarodowych organizacjach z oddzielnym zespołem HR.
W Arli staramy się dopilnować, aby kandydat czuł się dobrze i był w pełni poinformowany na każdym etapie rekrutacji. Niejednokrotnie w feedbacku ze strony kandydatów otrzymujemy m.in. takie informacje: „dziękuję za najprzyjemniejszy proces rekrutacyjny, w którym mogłem/am uczestniczyć”. Taka ocena (oprócz przyjemności) daje nam motywację do jeszcze większego wysiłku! Oczywiście wiele elementów wpływa na tak pozytywny odbiór, aczkolwiek myślę, że kluczem tutaj jest przede wszystkim komunikacja musi być przede wszystkim sprawna i szczera. Na co mogłabym jeszcze zwrócić uwagę to kreowanie przyjaznej atmosfery z kandydatem, dawanie przestrzeni na zadawanie pytań. Co często obserwuje, to fakt, że kandydaci boją się zadawać pytania lub po prostu nie wiedzą, czy mogą. Warto ich do tego zachęcać.
Praca.pl: Dziękujemy za rozmowę :)
