Hybrydowy model pracy – jak wygląda? Jakie ma zalety?

Hybrydowy model pracy w ostatnich latach zyskał na popularności, zaskarbiając sobie przychylność zarówno pracowników, jak i samych pracodawców. Jest on połączeniem pracy zdalnej z pracą stacjonarną. Czym wyróżnia się model hybrydowy i w jaki sposób wprowadzić go w firmie? Jakie wady i jakie zalety ma praca w trybie hybrydowym?

Hybrydowy system pracy – co to?

Koronawirus, epidemia i przymusowy lockdown zmusiły pracodawców do wprowadzenia zmian w dotychczasowym systemie pracy i diametralnie zmieniły nastawienie do pracy zdalnej. Kiedyś uważana była za niezbyt efektywny model pracy, nagle stała się nie tylko obowiązkowym, ale i niezwykle pożądanym, a co najważniejsze – wydajnym modelem wypełniania obowiązków służbowych, który z powodzeniem nadal funkcjonuje w polskiej rzeczywistości. Kroku dotrzymuje mu hybrydowy model pracy, który cieszy się coraz większą popularnością. 

Praca w trybie hybrydowym i próba zdefiniowania tego zjawiska – choć tak powszechnego – może rodzić jednak pewne wątpliwości. Przyczyną tego jest brak obowiązującej definicji hybrydowego modelu pracy i brak jakiegokolwiek doprecyzowania takiego systemu w Kodeksie pracy. Najczęściej więc pod pojęciem hybrydowego modelu pracy rozumiemy system, w którym łączona jest praca zdalna ze stacjonarną pracą w biurze. Niektórzy rozszerzają taką definicję, zwracając uwagę na fakt, że jest to model współpracy w warunkach najkorzystniejszych zarówno dla samych pracowników, jak i całej firmy.

W praktyce hybrydowy model pracy może jednak wyglądać zupełnie inaczej w zależności od zapotrzebowania danej firmy czy sytuacji w branży. Ustalenia dotyczące rotacyjnego trybu pracy pracowników są odgórnie określane przez pracodawcę i mogą przyjąć jeden z poniższych rodzajów: 

• dowolność wyboru miejsca pracy pozostawiona pracownikowi – osoba zatrudniona ma pełną swobodę decyzji. Może pojawiać się w siedzibie firmy wtedy, kiedy chce lub wtedy, gdy wynika to z konieczności, na przykład odbycia obowiązkowych spotkań. W pozostałe dni tygodnia może pracować zdalnie;

• rotacja pracowników – odgórnie ustalony podział pracowników na dwie grupy pracujące zdalnie i stacjonarnie;

• dzień zdalny w tygodniu – praca zdalna w jeden wybrany dzień tygodnia, na przykład zdalny piątek lub poniedziałek Bardzo często traktowana jako dodatkowy benefit dla pracowników;

• dzień zdalny w miesiącu – wybrana osoba, grupa osób albo zespół pojawiają się w grupie raz na miesiąc. Dzień ten służy spotkaniom, rozliczeniu pracy czy też poczynieniu ustaleń dotyczących dalszego wypełniania obowiązków w trybie home office;

• określony przez pracodawcę model zakładający, ile czasu tygodniowo bądź miesięcznie pracownicy muszą spędzić w siedzibie firmy, a jaką część pracy mogą wykonywać zdalnie. W tym przypadku pracownicy sami wybierają, w które dni będą wypełniać zadania służbowe w home office, a w które – w siedzibie przedsiębiorstwa.

Z kolei model spotykania się w biurze raz lub przez kilka dni w miesiącu często stosowany jest w zespołach IT. Pracownicy przyjeżdżają do biur na część projektową, planowania pracy, zaś realizacja projektu następuje w zaciszu home office.

Praca w trybie hybrydowym – dlaczego się na niego decydujemy?

Praca stacjonarna – klasyczny model pracy znany z większości mniejszych i większych korporacji. Przez wielu pracodawców długo uważany był za jedyny właściwy. Po drugiej stronie barykady stoi natomiast praca zdalna. Ta, jeszcze kilka lat temu postrzegana była jako model zmniejszający efektywność pracy. I choć satysfakcja zawodowa pracownika w takim systemie pracy może być zdecydowanie wyższa, nie szła ona w parze z oczekiwaniami i wyobrażeniami przełożonego. Epidemia koronawirusa zmusiła jednak pracodawców do świeższego spojrzenia na możliwe rozwiązania, nie pozostawiając tak naprawdę żadnego wyboru. 

Funkcje biura zostały przeniesione do domu – w niektórych przypadkach tylko na chwilę, w innych na znacznie dłużej bądź na stałe. Dziś tam, gdzie nie do końca możliwa jest praca zdalna, wprowadzony został hybrydowy model pracy. Elastyczna organizacja pracy, work-life balance, satysfakcja zawodowa i benefity dla pracownika – dziś z tym wszystkim kojarzy się właśnie model hybrydowy. 

Nic więc dziwnego, że wielu pracowników decyduje się na skorzystanie z oferowanych im rozwiązań. Po drugiej stronie mamy natomiast zadowolenie pracodawców, którzy mogą znacznie ograniczyć chociażby koszty związane z utrzymaniem biura. Oszczędność czasudla jednej strony i oszczędność pieniędzy dla drugiej, wydają się być wystarczającymi przesłankami przemawiającymi na korzyść pracy w modelu hybrydowym. 

Hybrydowy model pracy – jak go wprowadzić w firmie?

Model hybrydowy, choć niesie za sobą sporo korzyści, może okazać się niemałym wyzwaniem dla przedsiębiorcy. To, o czym warto pamiętać, to fakt, że wprowadzenie takiego systemu pracy i rotacja pracowników wiąże się przede wszystkim z koniecznością rozplanowania całego funkcjonowania firmy na nowo. Kluczowe jest tutaj przygotowanie kadry pracowniczej i przemodelowanie pracy zespołów tak, by hybrydowy system pracy nie odbił się na efektywności pracowników i nie zaszkodził realizacji celów. Dlatego wprowadzenie hybrydowego modelu pracy powinno odbyć się z uwzględnieniem kilku kluczowych kwestii. Warto tutaj wspomnieć o takich zagadnieniach jak: 

• zapewnienie odpowiednich kanałów komunikacji

Porozumienie na linii pracownik-pracodawca oraz komunikacja w pracy zdalnej czy hybrydowej pomiędzy poszczególnymi pracownikami są niezwykle ważne. Komunikacja powinna odbywać się za pomocą wielu kanałów, na przykład komunikatorów internetowych, telefonów czy wiadomości e-mail. W niektórych firmach dodatkowo wyznaczane są konkretne godziny, w których pracownik jest dostępny/pod telefonem. W pozostałym czasie pracuje w spokoju nad projektem. 

• zagwarantowanie pracownikom wyboru systemu, w jakim będą pracować

Pracownik powinien mieć możliwość wyboru modelu zatrudnienia, w jakim będzie pełnił swoje obowiązki – czy większość czasu chce spędzać w biurze czy może bardziej efektywnie pracuje w systemie home office? Pracodawca powinien wziąć pod uwagę, że nie zawsze jego podwładni będą mieć odpowiednie warunki do pracy zdalnej, np. jeśli w domu są małe dzieci bądź kiedy podwładny nie dysponuje szybkim i stabilnym połączeniem internetowym. Z drugiej strony dla innych pracowników dojeżdżanie do biura może być uciążliwe i długotrwałe – a więc przyczyniać się do obniżenia zadowolenia z pracy.

• integracja pracowników

W przypadku pracowników wykonujących swoje obowiązki w modelu hybrydowym, którzy bardzo często mijają się w pracy, niezwykle ważne jest podtrzymanie dobrych relacji pracowniczych. Pamiętajmy, że kontakt poprzez komunikatory nie zastąpi relacji na żywo i integracji, która może podnieść morale grupy. Dlatego warto od czasu do czasu proponować spotkania okolicznościowe lub inne formy integracji.

• zarządzanie poprzez cele 

Właściwe rozplanowanie pracy i jej rozliczenie to klucz do sukcesu. W gestii przedsiębiorcy leży opracowanie konkretnych procedur, które pozwolą na określenie celów oraz sposobów ich realizacji. Niezwykle ważne jest, aby każdy pracownik miał świadomość tego, czego wymaga od niego pracodawca. 

Model hybrydowy a nowy pracownik – jak go wdrożyć?

Rynek pracy w Polsce wciąż opiera się na klasycznych modelach pracy stacjonarnej i realizacji obowiązków zawodowych przez określoną liczbę godzin. W obliczu pandemii pracodawcy musieli przestawić się na nowy tryb, umożliwiając pracownikom realizację zadań w sposób zdalny. Jedni o nim marzyli, inni musieli nauczyć się pracować i motywować do pracy z dala od biura. 

Model hybrydowy stoi pośrodku – jest spotkaniem w połowie drogi. Choć wydaje się oczywistym połączeniem pracy stacjonarnej z pracą zdalną, wymaga jednak wdrożenia pracownika w zawodowe obowiązki i nowy, dotąd niespotykany model ich realizacji. Niezwykle ważne jest, by na początku wspólnej drogi pracownika i pracodawcy, ten ostatni jasno określił cele i nadzieje, jakie wiąże z nowo zatrudnioną osobą. Zapoznanie pracownika z resztą zespołu i zaprezentowanie przyjętego modelu pracy, pozwoli mu poczuć się integralną częścią firmy, nawet jeśli kontakt ze współpracownikami będzie dosyć ograniczony. Pomocne okażą się tutaj wszelkiego rodzaju szkolenia i kursy, które ułatwią pracownikowi wdrożenie się w nowe obowiązki. 

Hybrydowy model pracy – wady i zalety 

Odnalezienie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym, czyli wspomniany wcześniej work-life balance. Elastyczny czas pracy i możliwość wyboru systemu, w jakim realizujemy swoje zadania. Spora dowolność i możliwość decydowania. Wydaje się, że hybrydowy model pracy to model idealny dla wielu z nas. Jednak jak każdy, ma swoje wady i zalety. Nieco inaczej postrzegają je pracownicy, a inne podejście charakteryzuje pracodawców. 

Zalety hybrydowego modelu pracy z punktu widzenia pracownika: 

• oszczędność czasu i pieniędzy (brak konieczności codziennego dojeżdżania do biura, stania w korkach i marnowania czasu, który można poświęcić na życie prywatne, a także oszczędność na paliwie czy biletach komunikacyjnych),

• większe szanse osiągnięcia work-life balance.

Zalety hybrydowego modelu pracy z punktu widzenia pracodawcy: 

• oszczędność pieniędzy (możliwość wynajęcia mniejszej powierzchni biurowej i brak konieczności urządzania wielu stanowisk pracy, niższe rachunki za media),

• większe możliwości rekrutacyjne i brak ograniczenia terytorialnego.

Wady hybrydowego modelu pracy z punktu widzenia pracownika: 

• ryzyko popadnięcia w rutynę, 

• utrudniona integracja zespołu i ograniczenie kontaktów międzyludzkich.

Wady hybrydowego modelu pracy z punktu widzenia pracodawcy: 

• utrudniona kontrola wydajności pracowników i czasu ich pracy,

• ryzyko wypłynięcia danych firmowych w przypadku braku odpowiednich zabezpieczeń.

Czy ewentualne wady hybrydowego modelu pracy są w stanie wpłynąć na jego popularność? Wydaje się to bardzo wątpliwe. Jak wynika z licznych badań, ogromna część pracowników jest zwolennikami elastycznego systemu pracy, a coraz więcej pracodawców docenia jego potencjał.