Pełnomocnictwo do reprezentowania firmy – ustanowienie pełnomocnictwa, wniosek

Pełnomocnictwo udzielone zaufanej osobie ułatwia załatwianie formalności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dzięki upoważnieniu pełnomocnik może reprezentować firmę w banku, sądzie czy urzędzie skarbowym. Ile wynosi opłata za pełnomocnictwo? Jak powinien wyglądać wniosek o jego udzielenie? Sprawdź, co warto wiedzieć, zanim upoważnisz kogoś do reprezentowania Twojej firmy.

Jak napisać pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo to upoważnienie konkretnej osoby do działania w imieniu firmy w określonym zakresie spraw lub w konkretnych czynnościach. Jako jednostronna czynność prawna takie upoważnienie nie wymaga zgody ani uczestnictwa wskazanego pełnomocnika. Działa on jednak na rzecz mocodawcy, co oznacza, że podejmowane przez niego działania wywołują skutki prawne względem tego mocodawcy.

Mocodawca może wskazać jednego pełnomocnika lub kilka osób, które mają reprezentować firmę przed organami administracyjnymi czy instytucjami finansowymi. Jednocześnie w określonych przypadkach ustanowiony przedstawiciel ma prawo udzielić dalszego pełnomocnictwa do reprezentowania mocodawcy w danym zakresie. Jest to tak zwane pełnomocnictwo substytucyjne (art. 106 Kodeksu cywilnego) stosowane na przykład wtedy, gdy prawnik udziela substytucji innej osobie w ramach jednej kancelarii prawnej.

Co do zasady, udzielenie pełnomocnictwa wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dodatkowo, gdy wykonanie wskazanej w dokumencie czynności wymaga zachowania określonej formy, upoważnienie również powinno ją przyjąć. Przykładowo, czynności dokumentowane aktem notarialnym oznaczają konieczność wizyty u notariusza, który poświadcza pełnomocnictwo notarialne.

Pełnomocnictwo – rodzaje

Kodeks cywilny wyróżnia trzy rodzaje pełnomocnictw:

• pełnomocnictwo ogólne;

• pełnomocnictwo rodzajowe;

• pełnomocnictwo szczególne.

To od rodzaju upoważnienia zależy, jaki zakres uprawnień otrzyma pełnomocnik. Pełnomocnictwo ogólne oznacza możliwość działania we wszystkich sprawach bezpośrednio związanych z działalnością firmy, rodzajowe odnosi się do wskazanego rodzaju czynności prawnych, a szczególne jedynie do konkretnej czynności.

• Pełnomocnictwo ogólne

Ogólne pełnomocnictwo notarialne jest to upoważnienie udzielane w sytuacjach, gdy działanie wybranego pełnomocnika ma ograniczać się do zwykłego zarządu. Oznacza to czynności związane z bieżącymi działaniami dotyczącymi funkcjonowania firmy, w tym reprezentowanie przed organami administracji państwowej.

Pełnomocnictwo ogólne powinno zostać udzielone w formie pisemnej. Czynności nazywane „zwykłym zarządem” nie zostały ściśle zdefiniowane przez ustawodawcę, dlatego należy oceniać je w odniesieniu do konkretnej sprawy.

• Pełnomocnictwo rodzajowe

Jeśli uprawnienia pełnomocnika mają wykraczać poza zwykły zarząd, czyli przedmiot działalności przedsiębiorstwa, potrzebne będzie pełnomocnictwo rodzajowe. Taki dokument szczegółowo określa zakres czynności, do których dopuszczony jest pełnomocnik, a jego działania w imieniu firmy ograniczają się tylko i wyłącznie do wskazanych spraw.

• Pełnomocnictwo szczególne

Pełnomocnictwo szczególne jest wymagane, gdy uprawnienia pełnomocnika dotyczą konkretnej czynności prawnej, a obowiązujące przepisy wymagają posiadania pełnomocnictwa szczególnego. Przykładem jest umowa przenosząca własność nieruchomości.

Kiedy wygasa pełnomocnictwo?

O ile treść dokumentu nie stanowi inaczej, pełnomocnictwo notarialne nie ma terminu ważności. Jeśli mocodawca określił termin, upoważnienie wygasa automatycznie wraz z jego upływem.

Zgodnie z zapisami w Kodeksie cywilnym upoważnienie, w tym pełnomocnictwo do urzędu skarbowego, wygasa również wtedy, gdy nastąpi:

• śmierć mocodawcy lub pełnomocnika;

• ustanie stosunku prawnego, na podstawie którego udzielono pełnomocnictwa;

• utrata przez pełnomocnika pełnej bądź ograniczonej zdolności do czynności prawnych;

• zrzeknięcie się pełnomocnictwa;

• spełnienie czynności, do której umocowano pełnomocnika;

• likwidacja osoby prawnej, która udzieliła pełnomocnictwa.

Czy pełnomocnictwo to to samo co upoważnienie?

Upoważnienie i pełnomocnictwo to pojęcia często stosowane zamiennie, jednak nie oznaczają tego samego. Jako upoważnienie do reprezentowania firmy rozumie się dokument uprawniający osobę trzecią do wykonania jednej, konkretnej czynności w imieniu firmy, na przykład złożenie dokumentów w urzędzie. Z kolei pełnomocnictwem określa się upoważnienie do wyrażania woli w imieniu mocodawcy – przedstawiciel zyskuje prawo do reprezentowania przedsiębiorstwa przed firmą zewnętrzną, w sprawach sądowych itp. Warto przy tym wiedzieć, że w praktyce prawnej rozróżnienie obu tych form nie ma większego znaczenia.

Opłata za pełnomocnictwo

W przypadku pełnomocnictwa notarialnego ostateczna wysokość opłaty zależy od takich czynników jak:

• wynagrodzenie notariusza;

• dodatkowe koszty notarialne (wypisy dokumentów).

Wynagrodzenie notariusza zostało ustalone odgórnie przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z regulacjami prawnymi pełnomocnictwo notarialne to koszt rzędu 30 zł (plus podatek VAT) dla jednej czynności lub 100 zł (plus podatek VAT) dla dwóch i więcej czynności. Do tego trzeba doliczyć dodatkowe koszty związane z wypisami pełnomocnictwa, czyli 6 zł (plus podatek VAT) za każdą stronę wypisu aktu notarialnego.

Skarbowa opłata za udzielenie pełnomocnictwa powinna zostać uiszczona w momencie powstania obowiązku jej zapłaty. Składając wniosek lub dokument (na przykład pełnomocnictwo ZUS) bądź dokonując zgłoszenia, należy załączyć dowód wpłaty (w terminie do 3 dni od daty powstania obowiązku zapłaty). Kwestie opłat skarbowych reguluje Ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej.

Opłata za pełnomocnictwo wynosi 17 zł. Opłata skarbowa naliczana jest za każdego pełnomocnika – jeśli mocodawca w jednej sprawie ustanawia więcej niż jednego przedstawiciela, powinien przedstawić dowód zapłaty w kwocie bazowej pomnożonej przez liczbę osób upoważnionych. Co ważne, złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa, który wymaga uiszczenia opłaty skarbowej, solidarnie zobowiązuje do jej uiszczenia mocodawcę i pełnomocnika.

Pełnomocnictwo – wzór

Pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna, która posiada pełną bądź ograniczoną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub pełnomocnik profesjonalny, na przykład radca prawny, adwokat. Niezależnie od tego, kim jest przedstawiciel, konieczne jest sporządzenie pełnomocnictwa – wzór pełnomocnictwa zawiera:

• dane mocodawcy (imię i nazwisko, numer PESEL, miejsce zamieszkania, nazwa i numer dokumentu tożsamości);

• dane pełnomocnika (imię i nazwisko, numer PESEL, miejsce zamieszkania, nazwa i numer dokumentu tożsamości);

• zakres uprawnień ustanowionego przedstawiciela (konkretna czynność lub zakres spraw);

• miejsce i datę sporządzenia pełnomocnictwa.

Przepisy nie wskazują na jeden wzór pełnomocnictwa – dokument musi jednak uwzględniać wszystkie wymagane dane, które pozwolą zidentyfikować strony i określić zakres udzielonego upoważnienia.

Czytaj także: Sztuczna inteligencja, naturalna kolej rzeczy – jak gen Z postrzega wpływ rozwoju AI na rynek pracy?