Praca.pl Poradniki Dla pracodawców
Background screening w rekrutacji – na czym to polega

Background screening w rekrutacji – na czym to polega

 
Background screening w rekrutacji – na czym to polega

Background screening, znany również jako weryfikacja przeszłości kandydatów, jest jednym z elementów procesu rekrutacji stosowanego szczególnie w przypadku obsadzania wyższych stanowisk i naboru w branżach wymagających wysokiego stopnia zaufania. Celem background screening jest potwierdzenie prawdziwości informacji przedstawionych przez kandydatów oraz zapewnienie, że osoby zatrudnione nie będą stanowiły ryzyka dla organizacji. Jak przeprowadzić proces weryfikacji, co jest dozwolone, a co nie oraz jakie znaczenie ma background screening w kontekście prawnym i etycznym?

 

Spis treści

Przypadki, w których background screening jest szczególnie ważny

 

Weryfikacja przeszłości jest szczególnie istotna w branżach, w których pracownicy mają dostęp do wrażliwych informacji, finansów, lub pracują z grupami wymagającymi szczególnej ochrony, jak dzieci czy osoby starsze. Firmy z sektorów takich jak finanse, ochrona zdrowia, edukacja czy usługi prawne powinny szczególnie dbać o skrupulatne przeprowadzenie tego procesu.

 

Sama spotkałam się z tym rodzajem weryfikacji kandydata dwa razy. W obu przypadkach była to rekrutacja do sektora bezpieczeństwa, gdzie weryfikacja przeszłości kandydata rzeczywiście była bardzo ważna i wiązała się bezpośrednio z bezpieczeństwem naszego Państwa.

 

Często też słyszę o background screeningu przy rekrutacjach na kluczowe stanowiska finansowe w organizacjach. W pozostałych przypadkach pracodawcy skupiają się raczej na podstawowej weryfikacji.

 

Dlaczego przeprowadzamy background screening w rekrutacji?

 

Background screening umożliwia pracodawcom lepsze zrozumienie historii zawodowej, edukacyjnej oraz osobistej potencjalnych pracowników. W szczególności w przypadku stanowisk wymagających wysokiego stopnia odpowiedzialności (wyższa kadra zarządzająca, pracownik działu finansowego itp.) dokładna weryfikacja może zapobiec wielu problemom, takim jak nadużycia finansowe czy nieetyczne zachowania. Ponadto, zgodnie z danymi z badań, koszt nieudanej rekrutacji może sięgać równowartości rocznego wynagrodzenia danej osoby, dlatego efektywna weryfikacja jest po prostu korzystna ekonomicznie dla organizacji.

 

Czytaj takżeRekrutacja vs. pokolenie Z: czy to się może (nie) udać?

 

Co może obejmować background screening?

 

Proces weryfikacji przeszłości kandydatów może obejmować różne aspekty, takie jak:

 

  • sprawdzenie danych osobowych i historycznych:

    • potwierdzenie tożsamości, weryfikacja historii adresowej;

  • sprawdzenie historii zatrudnienia:

    • potwierdzenie stanowisk, dat zatrudnienia, i odpowiedzialności na poprzednich stanowiskach;
  • weryfikacja wykształcenia:

    • sprawdzenie dyplomów, certyfikatów i innych kwalifikacji;
  • sprawdzenie przeszłości karnej:

    • weryfikacja ewentualnych wpisów w rejestrze karnym, co jest szczególnie istotne w branżach regulowanych (branże regulowane to sektory gospodarki, które ze względu na swoje znaczenie dla społeczeństwa lub ryzyko związane z prowadzoną działalnością podlegają szczególnemu nadzorowi i regulacjom ze strony państwa. Regulacje te mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa, sprawiedliwości, stabilności rynkowej i ochrony konsumenta. Przykłady takich branż to sektor finansowy, ochrona zdrowia, energetyka, itp.);
  • weryfikacja historii kredytowej:

    • szczególnie dla stanowisk, które mają dostęp do znacznych środków finansowych;

 

 

Aspekty prawne i etyczne

 

Przy przeprowadzaniu background checku ważne jest, aby przestrzegać lokalnych przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO w Unii Europejskiej. Według Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) przetwarzanie danych osobowych, w tym przeprowadzanie weryfikacji background screening, wymaga legalnej podstawy. Jedną z legalnych podstaw przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą.

 

Pracodawcy muszą pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

  • informowanie kandydata:

    • osoba poddawana weryfikacji musi być poinformowana o procesie i wyrazić na niego zgodę;
  • ograniczenie do istotnych danych:

    • można zbierać tylko te dane, które są bezpośrednio związane z danym stanowiskiem;
  • transparentność:

    • kandydat do pracy powinien mieć możliwość dostępu do zgromadzonych na jego temat danych i prawo do ich sprostowania.

 

Jak przeprowadzić proces weryfikacji?

 

Weryfikację najlepiej przeprowadzić za pomocą specjalistycznych firm, które posiadają odpowiednie doświadczenie i narzędzia do sprawdzania przeszłości kandydatów. Ważne jest, aby proces był standardowy dla wszystkich kandydatów, aby uniknąć zarzutów o dyskryminację.

 

Wyzwania i najlepsze praktyki

 

Sporym wyzwaniem w procesie background screeningu jest zachowanie równowagi między potrzebą bezpieczeństwa a prywatnością kandydata. Pracodawcy powinni zatem jasno określić, które elementy są kluczowe dla danej roli i ograniczać weryfikację do tych aspektów. Dobrą praktyką jest również regularne przeglądanie procedur weryfikacji w kontekście zmieniających się przepisów i najlepszych praktyk branżowych.

 

Jak wybrać firmę do przeprowadzania weryfikacji?

 

Decydując się na współpracę z zewnętrznym dostawcą usług background screeningu, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:

 

  • doświadczenie i reputacja:

    • wybór firmy z ugruntowaną pozycją na rynku oraz pozytywnymi referencjami może zapewnić wyższą jakość usług;
  • zgodność z prawem:
    • firma powinna gwarantować przestrzeganie lokalnych i międzynarodowych przepisów o ochronie danych osobowych;
  • sposoby i metody zbierania danych:

    • istotne jest, aby metody były etyczne i transparentne zarówno dla pracodawcy, jak i kandydata;
  • zakres usług:
    • dobrze jest wybrać dostawcę, który oferuje kompleksowe usługi weryfikacyjne, dostosowane do potrzeb danego stanowiska i branży.

 

 

Wyzwania etyczne i praktyczne background check

 

Przeprowadzanie background screeningu wiąże się z wieloma wyzwaniami. Należą do nich m.in.:

 

  • ochrona prywatności:

    • ważne jest, aby zbierać tylko te dane, które są niezbędne do oceny kwalifikacji kandydata do konkretnego stanowiska.
  • ryzyko dyskryminacji:

    • pracodawcy muszą zadbać, aby proces weryfikacji był przeprowadzany jednolicie dla wszystkich kandydatów, aby uniknąć potencjalnych zarzutów dyskryminacji.
  • przetwarzanie informacji negatywnych:

    • pracodawcy powinni mieć jasno określone procedury postępowania z informacjami, które mogą negatywnie wpłynąć na decyzję o zatrudnieniu, w tym możliwość odpowiedzi kandydata na takie informacje.

 

Korzyści background screeningu w trakcie rekrutacji

 

Oprócz zwiększenia bezpieczeństwa i redukcji ryzyka, skuteczny pre-employment screening może przynieść wiele dodatkowych korzyści, w tym:

 

  • wzrost zaufania wśród obecnych pracowników:

    • wiedza, że firma dokładnie weryfikuje nowo zatrudniane osoby, może zwiększyć zaufanie wśród obecnego zespołu;
  • poprawa jakości zatrudnienia:

    • dzięki dokładnej weryfikacji firma może lepiej dopasować kandydatów do specyfiki stanowisk, co zwiększa efektywność i produktywność pracy;
  • redukcja kosztów związanych z rotacją pracowników:

    • skuteczny background check już na etapie rekrutacji zmniejsza ryzyko szybkiego odejścia nowo zatrudnionych osób, co obniża koszty związane z ponownym rekrutowaniem i szkoleniem nowych pracowników.

 

Podsumowując, background screening jest nie tylko obowiązkiem, ale i elementem budującym profesjonalny wizerunek firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy – szczególnie w wyżej wspomnianych sektorach. Pomimo wyzwań związanych z jego realizacją, korzyści wynikające z dokładnej weryfikacji kandydatów znacząco przewyższają potencjalne trudności. Prawidłowo przeprowadzony proces weryfikacji przeszłości jest zatem inwestycją w bezpieczeństwo i stabilność firmy.

Agnieszka Ciećwierz

Agnieszka Ciećwierz

Współzałożycielka firmy Sigmund Polska. Wspiera firmy w badaniu kompetencji i potencjału pracowników oraz kandydatów do pracy, jak również w opracowywaniu procesów HR-owych – w tym układaniu procesów rekrutacyjnych, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wdrażaniu oceny pracowniczej, badaniach satysfakcji i zaangażowania pracowników. Trener biznes i wykładowca. Autorka licznych artykułów i książek, w tym ostatniej pt. „Rekrutacja oparta na kompetencjach. Znajdź i rozwijaj idealnego pracownika”.

Więcej artykułów "Dla pracodawców"

Polecane oferty

  • Frezer / Tokarz z językiem niemieckim

    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat   12 000 - 14 000 zł brutto/mies.  aplikuj bez CV
    1 godz.
    Obowiązki: Programowanie, ustawianie i obsługa frezarek lub tokarek CNC, Weryfikacja i wprowadzanie korekt w gotowych programach obróbczych, Obróbka detali zgodnie z dokumentacją techniczną, Monitorowanie procesów skrawania i dokonywanie niezbędnych regulacji, Dbanie o porządek na...
  • Elektronik

    Eaton Automotive Systems Sp. z o.o.   Bielsko-Biała, ul. Rudawka 83   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    1 godz.
    Zakres obowiązków – Jeśli: Chcesz wykonywać przeglądy maszyn. Palisz się, aby diagnozować i naprawiać maszyny. Pragniesz wdrażać usprawnienia i modyfikacje. Rwiesz się by podnieść swoje kwalifikacje. Lubisz pogrzebać w urządzeniach elektronicznych. Masz chrapkę by obsługiwać...
  • Pracownik produkcji z UDT

    Nowy Styl   Rzepedź    praca stacjonarna
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat
    1 godz.
    Twój zakres obowiązków: praca na stanowisku produkcyjnym w Zakładzie Przemysłu Drzewnego obsługa suwnicy i/lub ładowarki prowadzenie procesu produkcyjnego zgodnie z dokumentacją kontrola kluczowych parametrów jakościowych osiąganie ustalonych celów jakościowych, ilościowych oraz...
  • Lekarz Stomatolog

    LUX MED Sp. z o.o.   Gliwice    praca stacjonarna
    specjalista junior / mid / senior  część etatu
    1 godz.
    Praca w soboty w Nowym Centrum Stomatologicznym LUX MED. Nasze oczekiwania wobec Ciebie: wykształcenie kierunkowe - dyplom lekarza dentysty, doceniamy doświadczenie zawodowe, ukończony kurs ochrony radiologicznej, empatia – Ty dbasz o naszych Pacjentów a my o Ciebie.
  • LUX MED Sp. z o.o.
    specjalista junior / mid / senior
    1 godz.
    Praca w Nowym Centrum Stomatologicznym LUX MED. Nasze oczekiwania wobec Ciebie: wykształcenie kierunkowe - dyplom lekarza dentysty (mile widziana ukończona specjalizacja z protetyki lub ostatnie lata szkolenia specjalizacyjnego), doceniamy doświadczenie zawodowe w zakresie protetyki, ukończony...
  • LUX MED Sp. z o.o.
    specjalista (mid)  umowa zlecenie / kontrakt B2B  pełny etat
    1 godz.
    Do Twoich obowiązków należeć będzie m.in: wykonywanie zabiegów fizjoterapeutycznych (kinezyterapia, fizykoterapia); prowadzenie konsultacji fizjoterapeutycznych: diagnostyka, zlecanie oraz planowanie rehabilitacji (dla osób z min. 3-letnim doświadczeniem); współpraca z lekarzami...

Najnowsze artykuły

Znajdź Pracę z Praca.pl – nowa wtyczka WordPress wzbogaci Twoją stronę www

Znajdź Pracę z Praca.pl – nowa wtyczka WordPress wzbogaci Twoją stronę www

Jeśli prowadzisz blog lub jesteś wydawcą portalu, wtyczka na stronie buduje pozytywny wizerunek Twojej marki. Pomyśl, że dzięki Tobie ktoś może znaleźć pracę, a jakaś firma pracownika. Może zapamiętać, że udało się to właśnie dzięki Tobie! To świetny zabieg PR-owy – komentuje ekspertka WordPress Ola Gościniak. Z dumą przedstawiamy nowy widget Praca.pl do wykorzystania na Twojej stronie www!

 Kto pracuje w święta? Katalog prac dozwolonych w święta

Kto pracuje w święta? Katalog prac dozwolonych w święta

Przed nami Boże Ciało i możliwość skorzystania z kolejnego wiosennego długiego weekendu. Wiele osób już planuje urlop, ale niestety nie wszyscy będą mogli wypoczywać. Zobacz, kto pracuje także w dni ustawowo wolne od pracy i na jaką rekompensatę może liczyć ze strony pracodawcy. Wyjaśniamy także, czy można odmówić pracy w święta bez konsekwencji dyscyplinarnych.

Różowe kołnierzyki pod lupą. Czy to najniżej płatne zawody na rynku pracy?

Różowe kołnierzyki pod lupą. Czy to najniżej płatne zawody na rynku pracy?

– Choć stanowiska „różowych kołnierzyków” przy rosnącej automatyzacji, robotyzacji i AI dają nam największą pewność zatrudnienia, to skutki lockdownów, recesji i inflacji powodują, że jednocześnie „różowe kołnierzyki” czują się niepewnie na rynku pracy – zauważa socjolożka Anna D. Nowicka. Wyjaśniamy, które stanowiska zaliczamy do tzw. pink collars i jakie są perspektywy dla tych zawodów.

Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?

Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?

Czy inteligentny program ma prawa autorskie? Dlaczego AI może dyskryminować? Czy sztuczna inteligencja wkrótce przejmie kreatywne zawody, wysyłając na bezrobocie programistów, grafików, dziennikarzy, filmowców? – Ludzie wolą sztukę tworzoną przez ludzi. Kiedyś sztuka AI będzie jak sport na dopingu – przewiduje prof. Dariusz Jemielniak, badacz ruchów antynaukowych i sztucznej inteligencji.

Czterodniowy tydzień pracy – czy warto go wprowadzić w Polsce?

Czterodniowy tydzień pracy – czy warto go wprowadzić w Polsce?

Wiele wskazuje na to, że kwestia skrócenia czasu pracy w Polsce to już nie pytanie, czy to zrobić, ale kiedy zmiany zostaną wprowadzone do Kodeku pracy. Najnowsze badanie firmy ClickMeeting pokazuje, że 68% z nas uważa, że lepiej byłoby skrócić tydzień pracy do 4 dni niż pracować od poniedziałku do piątku po 6,4 godz. dziennie. Jak w praktyce mógłby wyglądać 4-dniowy system czasu pracy?

CIMA, CFA, ACCA, CIA – czy to się opłaca?

CIMA, CFA, ACCA, CIA – czy to się opłaca?

Zdobycie prestiżowego, międzynarodowego certyfikatu potwierdzającego kompetencje w finansach i rachunkowości okupione jest nie tylko kilkuletnią nauką, ale i wysokimi kosztami. Czy pieniądze zainwestowane w uzyskanie CIMA, ACCA i innych certyfikatów szybko się zwrócą? Wyjaśniamy, jakie dyplomy posiadają dyrektorzy i kontrolerzy finansowi oraz ile zarabia się z certyfikatem międzynarodowym.