Przekazywanie złych wiadomości, zarówno w sferze prywatnej, jaki izawodowej, nie jest łatwe. Mogą pojawić się wówczas emocje i reakcje, z którymi trudno sobie poradzić. Niemniej jako manager zespołu czy pracodawca musisz być przygotowany na to, że czasami będziesz musiał zakomunikować podwładnym coś, co im się nie spodoba, wywoła niezadowolenie, złość czy smutek. Jak sprostać tego typu stresującym konfrontacjom?
Złe informacje w pracy – dlaczego nie decydujemy się przekazywać ich osobiście?
Zacznijmy od tego, że w dobrze funkcjonującej firmie panują jasne reguły komunikacji między pracownikami, a także na linii podwładni-przełożeni. Zasady te opierają się na wzajemnym szacunku, ale i zaufaniu. Pracownicy mają poczucie, że kadra kierownicza jest wobec nich szczera, a empatyczny szef bierze pod uwagę nie tylko interes przedsiębiorstwa, ale też pamięta o tych, którzy codzienną pracą przyczyniają się do sukcesu firmy.
Szacunek i zaufanie to słowa-klucze w procesie komunikacji. W przypadku złych wiadomości – na przykład dotyczących zwolnień z powodu restrukturyzacji firmy, w wyniku sytuacji pandemicznej – pojawia się pokusa, by uciec przed stresującą sytuacją – zamiast zorganizować spotkanie lub, jeśli to niemożliwe, zadzwonić do pracownika i porozmawiać z nim osobiście – wysłać e-mail bądź wręcz zlecić przekazanie złej wiadomości posłańcowi, czyli jednemu z podwładnych. To duży błąd. Unikanie konfrontacji może zostać źle odebrane i pogłębić niezadowolenie u pracowników. To wyraz braku pewności siebie u szefa – a przełożony, który czuje się niepewnie w rozmowie z kadrą, nie budzi zaufania, traci też jej szacunek. W takiej sytuacji dalsze kierowanie zespołem może być problematyczne.
Złe wiadomości – jak się przygotować do ich zakomunikowania?
Jak się więc przygotować na zakomunikowanie pracownikom złych wieści? Warto zastanowić się, w jaki sposób można zminimalizować związany z tym stres. W wielu przypadkach – na przykład wówczas, gdy wiemy, że dany pracownik zmaga się z nadwrażliwością emocjonalną lub po prostu może żywo zareagować – lepsze od grupowego spotkania będą indywidualne rozmowy.
Nie warto owijać w bawełnę, przeciągać niepewności. Mówmy wprost o sytuacji. Pozwólmy także podwładnemu na wyrażenie emocji, nawet odruchowy płacz czy moment słabości. Pojawiają się one dość często – w końcu wszyscy jesteśmy ludźmi, a reakcje emocjonalne na złe wieści są czymś zupełnie naturalnym. Okażmy szacunek podwładnemu. Jeśli czujemy się skrępowani, możemy poinformować go, że zostawimy go na chwilę samego, by miał czas na uspokojenie nerwów.
Z kolei jeśli pracownik reaguje złością, zaczyna krzyczeć lub używać inwektyw – sami nie podnośmy głosu, pokażmy swój profesjonalizm. W skrajnych przypadkach warto wezwać ochronę lub poprosić kogoś z zewnątrz, by dołączył do rozmowy w charakterze świadka.
Przekazywanie złych wiadomości oznacza stres dla każdej ze stron. Ważne, by do takiej rozmowy się przygotować, a także niezależnie od przebiegu rozmowy – okazywać sobie szacunek i wyrozumiałość.
