Rozwinięte zdolności komunikacyjne – to wymaganie pojawiające się w niezliczonych ofertach pracy. Nie dziwi zatem, że wielu z nas chętnie wymienia taką cechę w swoim CV. Czy jednak faktycznie jesteśmy tak biegli w komunikacji, jak nam się wydaje? A może zdarza się, że w trakcie rozmowy mówimy nie to, co zamierzaliśmy, mamy problem z wyrażeniem myśli albo nie potrafimy zatrzymać uwagi rozmówcy? Jest kilka sposobów na poprawienie swoich umiejętności komunikacyjnych – oto one.
Przygotuj się
Jeśli wiemy, że czeka nas ważna albo trudna rozmowa, mamy zaplanowane spotkanie, przygotujmy się do niego. Nie chodzi o to, by wyuczyć się na pamięć kwestii – o ile nie jesteśmy zawodowymi aktorami, słuchacz z pewnością wyczuje sztuczność takiej wypowiedzi! W ramach przygotowania do rozmowy warto zastanowić się nad najważniejszymi kwestiami, jakie chcemy poruszyć, najlepiej w jakiej kolejności. Rozważmy też, jakim językiem mamy się posługiwać, a których zwrotów unikać. Bądźmy empatyczni, postarajmy się postawić na miejscu rozmówcy. Co do niego przemawia, co jest dla niego ważne, a czego może się obawiać lub co go może irytować?
Prócz ogólnego planu spotkania przygotujmy się też na odpowiedzi na pytania, które mogą się nasunąć rozmówcy. Oczywiście nie wszystkie jesteśmy w stanie przewidzieć, niemniej bądźmy gotowi na poruszenie tych kwestii, które wydają się wynikać z kontekstu, potrzeb rozmówcy itp.
Zastanówmy się wreszcie nad własnym nastawieniem oraz celem, który chcemy osiągnąć. Czy powiedzenie tego, co sobie zaplanowaliśmy, rzeczywiście pozwoli nam zrealizować ów zamiar?
Formułuj jasne i zwięzłe komunikaty
Rozmówca nie ma dostępu do naszych myśli, nie wie, jakie mamy intencje – musimy mu o tym powiedzieć. Brzmi jak oczywistość, jednak w czasie dyskusji często zapominamy o tym, że druga osoba niekoniecznie wie, o czym mówimy, znajduje się na innej pozycji, ma inne doświadczenia, jest przyzwyczajona do czegoś innego niż my. Im rozmówca jest nam mniej znany, tym lepiej sprawdza się stosowanie jasnych komunikatów. Skróty myślowe zostawmy dla bliskich, osób, które znają nasz sposób myślenia, nastawienie itp. Nowo poznany kontrahent może nie zrozumieć aluzji, żartu, sugestii. Dlatego bezpieczną opcją jest mówienie wprost, klarowne wyrażanie naszego stanowiska.
Warto także, by komunikaty dotyczące najważniejszych spraw były zwięzłe. Przykładowo, zajmujemy stanowisko team leadera i chcemy poinformować pracownika o wdrożeniu jakiejś procedury wynikającej ze zmiany bardzo złożonych czynników. Pracownik powinien zapoznać się z nowymi okolicznościami i brać je pod uwagę w przyszłości, teraz jednak chodzi o to, by szybko dostosował konkretne działanie do bieżącej sytuacji. W gąszczu szczegółowych wyjaśnień podwładny może przegapić uwagę na temat tego, co powinien zrobić szybko. W efekcie nowa procedura nie zostanie wdrożona, a firma straci. Obwinienie pracownika za niedopatrzenie nie rozwiąże problemu. Błędu można było uniknąć, gdyby komunikacja w pracy przebiegała sprawniej – najważniejsze kwestie w czasie spotkania z pracownikiem zostały poruszone na początku, polecenia były jasne sformułowane.
Zwróć uwagę na komunikację niewerbalną, ton głosu
W czasie rozmowy nie tylko to, co mówimy, ale też jak mówimy ma ogromne znaczenie. Każdy z nas dysponuje niezwykle wszechstronnym narzędziem komunikacyjnym, jakim są ludzkie instrumenty głosowe. Pozwalają one na przybieranie różnego tonu głosu. Z kolei ludzkie ucho jest z kolei niezwykle wyczulone na jego barwę, głośność, klarowność itp. Co więcej, udowodniono, że określony ton głosu w rozmowie znacząco wpływa na to, jak odbieramy całą wypowiedź, a także na ogólną percepcję naszego rozmówcy. Naukowcy z Autonomicznego Uniwersytetu w Barcelonie wskazali między innymi, że ton:
- mocny, pewny – sprawia, że mówiący odbierany jest jako osoba ważna,
- głęboki – wzbudza zaufanie i sugeruje dojrzałość mówcy, to ton głosu autorytetów,
- bardzo wysoki – powoduje, że mówca wydaje się niewiarygodny.
Warto zwrócić uwagę na takie kwestie jak tempo wypowiedzi, sposób artykułowania zdań i słów. Dobrze odbierane są osoby mówiące spokojnie (lecz nie za wolno, gdyż to sugeruje znudzenie, brak zainteresowania), normalnym tonem, niebyt głośno, ale też nie za cicho. Temat wokalizacji, artykulacji słów, a także oddychania w trakcie mówienia jest bardzo obszerny. W sieci można znaleźć ćwiczenia w tym zakresie, a w przypadku wykonywania zawodu związanego z obsługą klientów, mówieniem – warto zapisać się na warsztaty do specjalisty.
Utrzymuj kontakt wzrokowy ze słuchaczami
Kolejną bardzo istotną kwestią w komunikacji jest utrzymywanie kontaktu wzrokowego ze słuchaczami. Osoba, która przemawia, patrząc na swoje buty lub w dal, sprawia wrażenie zamkniętej w sobie lub oderwanej od rzeczywistości, niezainteresowanej rozmówcą. Z drugiej strony nieustanne patrzenie w oczy także nie jest polecane – może zostać odebrane jako zbytnia natarczywość lub nawet groźba. Jaki kontakt wzrokowy jest więc zalecany w czasie komunikacji w sytuacjach zawodowych?
Nie ma jednej odpowiedzi, wiele zależy od okoliczności. Przykładowo, jeśli przemawiamy przed szerokim gronem, jedną z technik jest wybranie trzech oddalonych od siebie osób na sali i kierowanie na nich wzroku po kolei. Dzięki temu rozmówca sprawia wrażenie, że obejmuje wzrokiem całą salę, utrzymuje z nią kontakt. Gdy grono jest węższe, warto co jakiś czas spoglądać na każdego z rozmówców, nie skupiać się na jednej osobie, by inne nie poczuły się pominięte. Całkowite unikanie patrzenia na twarze innych nie jest zalecane – wówczas wydajemy się niewiarygodni, sprawiamy wrażenie, że mamy coś do ukrycia, oszukujemy.
Słuchaj aktywnie
Robimy lepsze wrażenie na rozmówcy, kiedy dajemy mu znać, że jesteśmy zainteresowani tym, co mówi, rozumiemy jego słowa (niezależnie od tego, czy się zgadzamy z jego stanowiskiem, czy nie). Dobrze jest zatem przyswoić sobie metody tzw. aktywnego słuchania. Należą do nich między innymi:
- zadawanie pytań dotyczących wypowiedzi,
- parafrazowanie tego, co powiedział rozmówca,
- potakiwanie (np. kiwanie głową).
Mówi się, że niektórzy mają dar przemawiania lub słuchania, powinniśmy jednak wiedzieć, że zdolności komunikacyjne można – i warto! – rozwijać. Należy zdawać sobie również sprawę z tego, że inne są metody i techniki prowadzenia rozmów zawodowych w czasie bezpośredniego kontaktu, a nieco inaczej wygląda komunikacja w pracy zdalnej.
