Asystentka zarządu - na czym polega praca?
Asystentka zarządu często mylnie utożsamiana jest z sekretarką. To jednak dwa różne stanowiska o zdecydowanie innym zakresie obowiązków. Osoba zatrudniona na pierwszym z wymienionych wspiera w codziennej pracy nie całą firmę, a jedynie kierownictwo firmy – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa – członków zarządu, prezesa czy dyrektora. Asystentka uczestniczy w spotkaniach kierownictwa, organizuje wyjazdy biznesowe, dysponuje kalendarzem przełożonych oraz dba o sprawne funkcjonowanie biura.
Choć zawód ten zdominowały kobiety, mężczyzna o odpowiednich kompetencjach również może pełnić obowiązki asystenta biura zarządu.
Asystentka – wymagania
Do najważniejszych wymagań stawianych kandydatkom na stanowisko asystentki prezesa należy posiadanie dyplomu wyższej uczelni. Najczęściej pracodawcy preferują kierunki studiów takie jak administracja czy ekonomia, jednak nie jest to obligatoryjne.
Do wykonywania pracy asystentki nieodzowna jest perfekcyjna znajomość języka angielskiego – w czasach globalizacji i ekspansji firm na światowe rynki, rozmowy z zagranicznymi kontrahentami to codzienność. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa często wymagana lub co najmniej mile widziana jest także znajomość innego języka obcego.
Asystentka dyrektora, prezesa czy zarządu powinna mieć także opanowaną obsługę komputera, w tym arkuszy kalkulacyjnych i programów tekstowych. Ze względu na częste podróże i pracę poza siedzibą firmy może także przydać się prawo jazdy.
Poza wyżej wymienionymi kompetencjami w cv asystentki powinno się znaleźć kilka umiejętności miękkich i określonych cech osobowości. Wśród nich najczęściej wymieniane są komunikatywność, analityczne myślenie, umiejętność pracy zespołowej, wysoko rozwinięte zdolności organizacyjne i podzielności uwagi, pomagająca w koordynacji wielu zadań w tym samym czasie.
Asystentka dyrektora powinna być także odporna na stres, asertywna i konsekwentna. Nie może to być osoba zachowawcza i wycofana – często reprezentuje firmę wśród klientów i kontrahentów. A ponieważ zadania asystentki wiązać się mogą z częstymi wyjazdami i uczestnictwem w spotkaniach oraz eventach poza standardowymi godzinami pracy – wymagana jest dyspozycyjność.
Asystentka zarządu - zakres obowiązków
Zakres obowiązków asystentki prezesa obejmuje wszystko, co związane z pracą szefostwa firmy. Dobra asystentka, to osoba, która reaguje na bieżące potrzeby, ale też sama wychodzi z inicjatywą i proponuje korzystne w danej sytuacji rozwiązania. Jest to samodzielne stanowisko, dlatego wymagania stawiane asystentkom są tak wysokie.
Asystentka decyduje o kalendarzu przełożonych, czyli umawia lub w razie potrzeby odwołuje spotkania biznesowe i organizuje wyjazdy. Często także sama w nich uczestniczy. Jest także obecna podczas narad zarządu i innych wydarzeń służbowych – tworzy sprawozdania i raporty. Może zostać poproszona o przygotowanie dokumentacji czy prezentacji na takie spotkanie, tłumaczenie rozmów i tekstów z lub na język obcy.
Do zadań asystentki biura zalicza się także dbanie o obieg dokumentacji w firmie, obsługa korespondencji oraz redagowanie pism w języku polskim oraz obcym. Ponieważ asystentka bardzo często jest pierwszą osobą kontaktową, powinna identyfikować się z misją firmy, współtworzyć niejako jej pozytywny wizerunek.
Asystentka zarządu - zarobki
Zarobki asystentki zarządu zależą w dużej mierze od wielkości firmy. 25% najlepiej opłacanych pracowników na tym stanowisku otrzymuje miesięcznie ponad 4754 zł brutto. Co druga asystentka otrzymuje pensję w przedziale 2965 zł - 4754 zł. Natomiast najsłabiej zarabiający, według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń przeprowadzonego przez firmę Sedlak&Sedlak, mogą uzyskać mniej niż 2965 zł brutto. Wysokość pensji asystenta zarządu, poza kapitałem firmy i regionem jej działalności, uzależniona jest też od doświadczenia zawodowego oraz stopnia trudności powierzanych zadań.
