Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu
Przedsiębiorca korzystający z samochodu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej ma możliwość doliczenia wydatków wynikających z eksploatacji pojazdu do kosztów uzyskania przychodu. Podstawą do takiego odliczenia jest ewidencja przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka – spis wszystkich wydatków na bieżącą eksploatację pojazdu. Mogą to być koszty poniesione na paliwo, przegląd lub naprawę samochodu, ubezpieczenie pojazdu i opłaty za autostrady. Ewidencja przebiegu nie może jednak zawierać kosztów związanych z ulepszaniem samochodu (niezwiązanych z jego naprawą).
Wygląd oraz sposób wypełnienia ewidencji przebiegu pojazdu, jak i informacje na temat ich rozliczania i odliczeń od PIT opisane zostały w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zwierać następujące informacje:
- numer rejestracyjny samochodu,
- datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia,
- oraz wpisy dotyczące każdego użycia pojazdu, składające się z poniższych danych:
• imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika i jego dane.
Ewidencja przebiegu pojazdu — jak wypełnić
Aby uzyskać pełne odliczenie VAT z tytułu użytkowania samochodu osobowego do celów służbowych, przedsiębiorca musi najpierw udowodnić, że pojazd, o którym mowa, jest używany wyłącznie do celów związanych z pracą. Robi się to poprzez złożenie do urzędu skarbowego deklaracji VAT-26 najpóźniej 7 dni po poniesieniu pierwszego wydatku związanego z eksploatacją samochodu. Jeżeli pojazd używany w firmie jest samochodem ciężarowym, przedsiębiorca nie ma obowiązku składania tej deklaracji.
Jeśli deklaracja nie została złożona, znaczy to, że pojazd służy zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. W takim wypadku za jego eksploatację w celach związanych z pracą przysługuje 50% odliczenia kosztów uzyskania przychodu (ale tylko pod warunkiem, że samochód jest środkiem trwałym należącym do firmy, a nie prywatną własnością przedsiębiorcy). Natomiast jeżeli przedsiębiorca używa do celów służbowych swojego samochodu prywatnego, nie musi prowadzić ewidencji przebiegu takiego pojazdu: od wszystkich kosztów związanych z eksploatacją samochodu odlicza po prostu 20% do kosztów firmowych. Jest to nowe rozwiązanie, wprowadzone w styczniu 2019 r.
Ewidencja przebiegu pojazdu: wzór wypełnienia
Poniżej prezentujemy przykładową ewidencję przebiegu pojazdu z polami do wypełnienia:
[Zakres dat]
[Dane pracodawcy]
Numer rejestracyjny pojazdu: ...
Pojemność silnika: ...
[Dane osoby używającej pojazd]
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU
|
Nr wpisu |
Data wyjazdu |
Opis trasy (skąd-dokąd) |
Cel wyjazdu |
Liczba przejechanych kilometrów |
Stawka za 1 km przebiegu |
Wartość (liczba km x stawka za 1 km) |
Podpis podatnika / pracodawcy |
|
... |
…. |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
