Delegowanie zadań - sposób na usprawnienie pracy
Zespół pracowników zajmujący się określonym zagadnieniem można porównać do orkiestry symfonicznej. Każdy ma swój zakres działań, pewną specjalizację. Obowiązki poszczególnych osób zazębiają się i często są od siebie zależne. Jeśli ktoś nie dotrzymuje terminu, wykonuje swoje zadania poniżej normy, zaburza pracę kolegów. I podobnie - jeden fałszujący skrzypek czy grająca nieczysto wiolonczelistka zniweczą cały koncert.
Jak w orkiestrze ciężko byłoby wystąpić bez dyrygenta, tak w zespole musi być ktoś, kto wskaże kierunki działania i zweryfikuje postęp prac. Jednak zdarzyć się może, iż przełożony ma tak szeroki zakres obowiązków, że rozwiązywanie niektórych problemów i odpowiedzi na dziesiątki pytań podwładnych stają się problematyczne. W takiej sytuacji delegowanie zadań jest dobrym sposobem na usprawnienie pracy.
O czym należy pamiętać przy przydzielaniu zadań pracownikom? Najważniejsze jest jasne i precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialności i obowiązków oraz dostosowanie poziomu trudności zlecenia do kompetencji danej osoby. Przełożony powinien zweryfikować, czy grupa osób delegowana do wykonania określonego zadania rozumie, co ma zrobić i czy zgadza się na przejęcie nowych obowiązków. Mimo że każdy w zespole odpowiada za swoją pracę, przełożony powinien systematycznie monitorować postęp działań i reagować w razie problemów.
Delegowanie obowiązków - jak zaufać pracownikom
W delegowaniu zadań i uprawnień kluczową kwestią jest obustronne zaufanie. Pracownik powinien czuć, że ma wsparcie w swoim przełożonym i w razie problemów otrzyma od niego pomoc, a przełożony musi wybrać osobę, która ma niezbędną wiedzę merytoryczną i odpowiednie kompetencje miękkie, aby wykonać zadania. Można powiedzieć, że to właśnie zaufanie odróżnia delegowanie od wydawania poleceń. Przekonanie szefa, że nikt poza nim nie jest w stanie tego zrobić i tylko on wie jak pracować, jest bardzo szkodliwe i demotywuje zespół.
Jeśli delegowany do czegoś podwładny będzie miał świadomość, że stale patrzy mu się na ręce, kontroluje pracę i wybiera za niego metody, nie wykaże się równie mocno i nie poczuje pełnej odpowiedzialności za swoje działania. Jest to zupełnie normalne i dlatego zaufanie odgrywa tak znaczącą rolę w całym procesie. Manager monitoruje postępy i rozlicza pracownika z rezultatów, jednak jeśli powierzył komuś zadanie, musi ufać, że zostanie ono wykonane zadowalająco.
Zarządzanie przez delegowanie uprawnień
Z delegowaniem obowiązków wiąże się przekazywanie odpowiedzialności. Dlatego dobrze, jeśli ma pewną swobodę w wyborze najlepszych metod. Aby wykonać niektóre zadania, niezbędny jest dostęp do nowych zasobów wiedzy, uprawnień. Przełożony zawsze powinien określić zakres decyzyjności pracownika, tak by ten nie bał się wprowadzać pewnych ustaleń i wiedział, w jakim stopniu może działać samodzielnie.
Zarządzanie przez delegowanie uprawnień ma wiele zalet. Przede wszystkim usprawnia i przyspiesza realizację projektów. Konsultowane z przełożonym są tylko te kwestie, które wykraczają poza kompetencje pracownika. Dzięki temu wszystkie strony oszczędzają czas. Ważną zasadą delegowania jest także powierzanie uprawnień jednej osobie. Umożliwia to rozliczanie z realizacji zadań – jeśli oddaje się projekt w ręce całej grupy, w razie niepowodzenia trudno odnaleźć źródło problemów i kogokolwiek rozliczyć z odpowiedzialności, która się rozmywa.
Delegowanie zadań - ćwiczenia
Rozdzielanie obowiązków nie jest sprawą łatwą, a sukces zależy od wielu czynników. Dlatego firmy organizują dla managerów tematyczne szkolenia. Delegowania zadań można się bowiem nauczyć, a odpowiednie rozłożenie obowiązków w zespole zdecydowanie ułatwia pracę. Na takich warsztatach zazwyczaj omawiane są metody i techniki delegowania zadań, przykłady dobrych i złych praktyk, zasady komunikacji, realizacja celów, motywowanie, zwiększanie zaangażowania i efektywności pracowników, partnerskie relacje w grupie.
Warto wyrobić dobre nawyki, ponieważ delegowanie zadań pracownikom rozwija potencjał zespołu, wzbogaca kompetencje zatrudnionych i ma pozytywny wpływ na atmosferę w miejscu pracy.
