1 lipca wejdą w życie duże zmiany w zwolnieniach lekarskich. Znikną wersje papierowe, a całkowicie zastąpią je zwolnienia w formie elektronicznej tzw. E-ZLA. Ułatwi to życie pracownikom, pracodawcom, jak i wystawiającym je lekarzom.
Na początek przypomnijmy, czym jest zwolnienie lekarskie. Zgodnie z przepisami jest to zaświadczenie otrzymywane od lekarza, które stanowi usprawiedliwienie absencji w pracy spowodowanej chorobą albo koniecznością opieki nad chorym członkiem rodziny np. dzieckiem, małżonkiem czy rodzicem. Stanowi podstawę do wypłacenia zasiłku chorobowego.
Od 1 stycznia 2016 roku zwolnienia lekarskie funkcjonowały zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Lekarze mogli wystawiać zwolnienia w obu wersjach, w zależności od uznania. Jednak ten okres przejściowy już się kończy i od 1 lipca 2018 wejdzie w życie obowiązek wystawienia tylko i wyłącznie elektronicznych zwolnień. Znane nam do tej pory papierowe druki L4 znikną z obiegu i nie będą już stosowane.
„Wprowadzenie możliwości wystawiania zaświadczeń lekarskich w formie elektronicznej ma na celu usprawnienie i uproszczenie czynności związanych z wystawianiem zaświadczeń. Dzięki funkcjom udostępnionym lekarzom w systemie ZUS proces wystawienia zaświadczeń lekarskich został zoptymalizowany”, czytamy w komunikacie Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej.
W oparciu o nowe przepisy przedstawiamy, jakie zmiany i ułatwienia czekają na pracowników, pracodawców i lekarzy, gdy 1 lipca zmiany wejdą w życie:
Pracownicy:
- pracownik nie musi dostarczać zwolnienia swojemu pracodawcy, pod warunkiem, że firma ma konto na PUE,
- informacja o zwolnieniu natychmiast po jego wystawieniu trafia do pracodawcy, o ile ten ma konto na PUE,
- zatrudnieni u kilku pracodawców nie muszą informować o zwolnieniu każdego z nich – każda firma dowie się o L4 poprzez PUE (jeśli ma konto),
- jeśli dany pracodawca nie posiada konta na PUE to system automatycznie poinformuje lekarza o obowiązku sporządzenia wydruku e-zwolnienia i przekazania go pacjentowi,
- pracownik musi wówczas dostarczyć taki wydruk do pracodawcy zgodnie z dotychczasowymi przepisami, czyli w ciągu 7 dni.
Pracodawcy:
Konto na PUE ZUS nie jest obowiązkowe dla wszystkich firm, ale warto je założyć, gdyż daje wiele korzyści. Obowiązek posiadania profilu mają natomiast pracodawcy zatrudniający powyżej 5 osób.
- poprzez konto na ZUS PUE automatycznie otrzymają informację o otrzymaniu przez pracownika zwolnienia,
- mają stały dostęp do wszystkich zwolnień pracowników,
- nie muszą sprawdzać, czy zwolnienie zostało dostarczone przez pracownika w ustawowym terminie,
- nie muszą przekazywać elektronicznego zwolnienia lekarskiego do ZUS,
- od razu mają wszystkie informacje, co pomaga sprawnie wypełniać dokumenty np. dotyczące świadczeń chorobowych; w ten sposób firmy unikają też konieczności wprowadzania korekt w dokumentach – obecnie tak się zdarzało gdy L4 dotarło z opóźnieniem od pracownika.
Lekarze:
- wystawione E-ZLA automatycznie trafia do systemu ZUS,
- lekarz nie musi dostarczać zwolnień papierowych do ZUS ani przechowywać kopii,
- wystawienie e-zwolnienia zajmuje mniej czasu niż wystawienie tradycyjnego L4,
- system automatycznie sprawdza datę początku okresu niezdolności do pracy z zasadami wystawiania zwolnień, które określone są w przepisach prawa oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem;
- system wskazuje kod literowy i numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy),
- możliwy jest podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej pacjentowi,
- na portalu PUE ZUS lekarze mogą podpisywać e-zwolnienia bezpłatnym certyfikatem wydawanym przez ZUS.
