Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie przynosi wielowymiarowe korzyści. Dostępność narzędzi i ich różnorodność to zadnie ułatwiają. Jakie są najpopularniejsze sposoby komunikacji w organizacjach oraz z czego wynikają ich wady i zalety?
Komunikacja wewnętrzna w firmie – rola i znaczenie
Dobra komunikacja jest jednym z czynników podnoszących efektywność pracy. Trudno wyobrazić sobie, że osoba niemająca wystarczającej wiedzy, co powinna robić, jakimi narzędziami i na kiedy, zrealizuje zadania w sposób satysfakcjonujący przełożonego. To zupełnie podstawowa funkcja, ale poza nią system komunikacji wewnętrznej wspiera inne obszary, m.in. buduje zaufanie i pozytywny wizerunek pracodawcy. Wysyłanie co miesiąc podsumowań e-mailem czy firmowy newsletter budują zaangażowanie pracowników i sprawiają, że organizacja, nawet bardzo rozbudowana, wydaje się bliższa konkretnym osobom.
Dobra komunikacja wewnętrzna ogranicza też plotki, domysły i krążenie między pracownikami nieprawdziwych, szkodliwych informacji. Nowoczesne formy komunikacji ułatwiają pracę i przyspieszają proces podejmowania decyzji.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej
Środków przekazywania informacji jest wiele. Do tych najpopularniejszych należą:
Intranet
To wewnętrzna, zamknięta sieć. Intranet w firmie daje możliwość wymiany informacji między pracownikami i przełożonymi, przesyłania wniosków urlopowych, dokumentów. Sprawdza się w dużych firmach.
Trudno wyobrazić sobie przedsiębiorstwo, które nie ma firmowych skrzynek, a każdy pracownik dysponuje swoim zewnętrznym adresem. E-mailem wysyła się raporty, ustala decyzje wymagające potwierdzenia na piśmie.
E-newsletter
Choć newsletter kojarzy się zazwyczaj z działaniami marketingowymi i informacjami o promocjach, rozsyłanymi mailowo do klientów, to można jego funkcje z powodzeniem wykorzystać też w komunikacji wewnętrznej – przede wszystkim buduje wewnętrzny PR.
Wideo
Komunikatory do rozmów wideo usprawniają pracę w firmach, których placówki dzieli wiele kilometrów. Wideorozmowa czy wideokonferencja pozwalają w czasie rzeczywistym prowadzić negocjacje i podejmować decyzje przez zarządzających działami nawet w różnych krajach.
Komunikatory
W dużej mierze zastąpiły komunikację mailową i telefoniczną. Są bardzo wygodnym rozwiązaniem dla pracowników, którzy chcą szybko rozwiązać problem, błyskawicznie otrzymać odpowiedź na swoje pytanie. Zazwyczaj aplikacje mają opcję rozmów grupowych oraz historię konwersacji, dzięki której łatwo odnaleźć wcześniejsze wiadomości.
Media społecznościowe
W niektórych firmach, zwłaszcza tam, gdzie pracodawca nie przykłada dużej wagi do komunikacji wewnętrznej, przyjęło się, że pracownicy rozmawiają między sobą za pośrednictwem ogólnodostępnych platform społecznościowych. Często dla nich to jedyne wygodne rozwiązanie, jednak warto podkreślić, że nie jest bezpieczne.
Telefony wewnętrzne
Telefon na biurku to na tle innych wymienionych najbardziej tradycyjne narzędzie, nie przez wszystkich uważane za wygodne. W tradycyjnych organizacjach wciąż się jednak wewnętrzne telefony dobrze się sprawdzają.
Komunikacja wewnętrzna w firmie – wady i zalety
Przy planowaniu jakie narzędzia komunikacji wykorzystać w firmie, warto przede wszystkim przeanalizować, jakie cele są najważniejsze z punktu widzenia pracodawcy i według pracowników. Cyfryzacja sprzyja łatwości w komunikacji, ale wprowadzanie narzędzi, których działania np. nie rozumieją pracownicy albo których funkcje nie są w pracy przydatne, wygeneruje tylko niepotrzebne koszty. Na skutek nieprzemyślanych decyzji w kwestiach systemu komunikacji może się bowiem zdarzyć, że wysyłanego zbyt często newslettera nikt nie będzie czytał, a telefony wewnętrzne pokryje kurz na biurkach rozmawiających za pomocą komunikatorów pracowników.
