Wielu przedsiębiorców drży przed urzędowymi kontrolami w swojej firmie. Co może sprawdzić kontroler i jak przygotować się do jego wizyty?
Rodzaje kontroli
Kontrole przedsiębiorstw zazwyczaj kojarzą się z Urzędem Skarbowym, jednak sprawdzić, czy dane przedsiębiorstwo działa w sposób zgodny z prawem, może szereg instytucji. Instytucje kontrolujące to: Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Państwowa Inspekcja Pracy, Inspekcja Handlowa, Urząd Celno-Skarbowy.
W zależności od rodzaju kontroli w firmie wizyta urzędnika może być nzapowiedziana lub nie. Do niespodziewanych wizyt mają prawo kontrolerzy z Inspekcji Handlowej, Państwowej Inspekcji Pracy, sanepidu i Urzędu Celno-Skarbowego. W wyjątkowych sytuacjach może zostać również przeprowadzona niezapowiedziana kontrola podatkowa.
Kontrola działalności gospodarczej - na czym polega?
Kontrole finansowe przeprowadzają Urząd Skarbowy oraz Urząd Celno-Skarbowy. Każdy z nich ma nieco inny charakter.
Kontrola Urzędu Skarbowego - by mogła się odbyć, przedsiębiorca musi zostać poinformowany o niej minimum 7 dni wcześniej. Jeśli do kontroli nie dojdzie w ciągu 30 dni, konieczne jest powtórne zawiadomienie firmy. Przedsiębiorca może też zgodzić się, by kontroler zjawił się w zakładzie pracy przed upływem 7 dni od zawiadomienia. W czasie wizyty urzędnik może swobodnie poruszać się po przedsiębiorstwie, przeglądać dokumentację (księgi finansowe, umowy handlowe, umowy z pracownikami, umowy najmu etc.), zażądać dostarczenia dokumentów przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego, legitymować i przesłuchiwać pracowników, pobierać próbki towarów, żądać wyjaśnień. Przedsiębiorca nie może odmówić przeprowadzenia kontroli. Jeśli nie ma go w firmie, musi wyznaczyć osobę upoważnioną do okazania urzędnikowi fiskusa wszelkich dokumentów.
Kontrola Celno-Skarbowa - odbywa się w sposób niezapowiedziany. Jej celem jest ustalenie, czy w przedsiębiorstwie przestrzegane jest nie tylko prawo celne, ale i podatkowe, w szczególności przepisy o obrocie towarami między terytorium celnym UE i innymi państwami. Kontrola z tego urzędu dotyczy również m.in. prawa dewizowego, gier hazardowych, przewozu towarów objętych ograniczeniami i zakazami wwożenia, wywożenia do Polski i za granicę. W tym wypadku również urzędnik ma prawo poruszać się swobodnie po siedzibie firmy, przesłuchiwać pracowników, sprawdzać dokumenty i żądać wyjaśnień.
Ponadto w firmie może odbyć się też:
Kontrola ZUS-u - ma na celu ustalenie, czy przedsiębiorca zgłosił do ubezpieczenia pracowników, w sposób właściwy odprowadza składki i w jakikolwiek sposób nie narusza prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych. Kontroler zjawia się po 7 dniach od zawiadomienia (powtórne zawiadomienie musi nadejść po 30 dniach, jeśli w tym czasie nie doszło do kontroli).
Kontrola PIP-u - dotyczy zarówno pracodawców, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz przedsiębiorców nie zatrudniających personelu, ale na których rzecz wykonywana jest praca przez osoby fizyczne. Kontrola nie musi być zapowiedziana. Jej celem jest sprawdzenie, czy w firmie nie są łamane prawa pracownicze, BHP, dotyczące pracy w trudnych warunkach i z niebezpiecznymi materiałami, a także sprawdzenie legalności zatrudnienia oraz czy firma zastosowała się do wytycznych wynikających z wcześniejszej kontroli. W wyjątkowych sytuacjach urzędnik może pojawić się w firmie wraz z funkcjonariuszem policji.
Kontrola Inspekcji Handlowej - odbywa się w firmach prowadzących działalność produkcyjną, handlową, jak i usługową. Nie musi być wcześniej zapowiedziana. Kontroler ma na celu sprawdzenie, czy firma nie narusza praw konsumentów i interesów państwa. Kontrolowane mogą być na przykład wytwarzane produkty (pod względem norm bezpieczeństwa czy przepisów UE), dostęp do informacji o ich cenach czy przestrzeganiu przepisów dotyczących etykietowania towarów.
Kontrola sanepidu - przeprowadzana jest w punktach gastronomicznych i zakładach produkcji żywności, firmach kosmetycznych, prowadzących działalność związaną z branżą chemiczną i transportową, studiach tatuażu, zakładach fryzjerskich i innych firmach, których działalność wiąże się z ryzykiem wystąpienia chorób i zatruć. Kontrola sanepidu nie musi być zapowiedziana. Prócz rutynowych wizyt, urzędnicy mają obowiązek pojawić się w przedsiębiorstwie po otrzymaniu pisemnego donosu czy w sytuacji alarmowej.
Urzędy uprawnione do kontroli przedsiębiorstw samochodowych
Niekiedy pojawia się wątpliwość, które urzędy mogą sprawdzać legalność działalności przedsiębiorstwa samochodowego, np. firmy transportowej, przewoźnika osób etc. Prócz wyżej wymienionych instytucji firma może spodziewać się również kontroli ze strony urzędnika Inspekcji Transportu Drogowego. Co ważne, taka kontrola może odbyć się zarówno „na trasie” i dotyczyć konkretnego pojazdu, jak i w siedzibie firmy. Kontroler może wejść do firmowego samochodu, zażądać dokumentacji dotyczącej działalności firmy (np. grafiku przejazdów dla konkretnych kierowców), sprawdzić w aucie urządzenia pomiarowo-kontrolne i wykonać szereg innych czynności w celu ustalenia, czy transport lub przewóz osób odbywa się zgodnie z przepisami.
