Zasady korespondencji służbowej
Z korespondencją służbową stykamy się praktycznie w każdej pracy biurowej. Traktuje się ją jak wizytówkę firmy zwłaszcza w przypadku kontaktu z kontrahentami. Aby nie dochodziło do żadnych nieporozumień, warto pamiętać o kilku kwestiach. Kluczowe są przede wszystkim zwięzłość oraz jasność wypowiedzi. Jest to główna zasada korespondencji, dzięki której nasz odbiorca od razu będzie wiedział, o co chodzi.
Redagowanie korespondencji służbowej
Prowadzenie korespondencji służbowej może sprawić sporo trudności, zwłaszcza początkującym pracownikom. Przede wszystkim trzeba zacząć od dobrego zatytułowania wiadomości. Tytuł musi być zwięzły. Jednocześnie powinien informować, o czym będzie e-mail. Inaczej nasz odbiorca może potraktować daną wiadomość jak spam. Kolejną kwestią jest formuła powitalna. Kontaktując się z kimś po raz pierwszy, trzeba użyć oficjalnych zwrotów, np. Szanowna Pani, Szanowny Panie. Jeżeli natomiast jest to kolejna wymiana maili i nasza relacja z kontrahentem jest już mniej formalna, to możemy sobie pozwolić na inne sformułowania. Odradzane jest zaczynanie wiadomości od słowa Witam.
Korespondencyjny savoir vivre mówi też, aby nie używać caps locka. Nie oznacza to, że początek zdania ma być pisany małą literą. Powszechnie uważa się, że stosowanie kapitalików w całych zdaniach lub frazach jest wyrazem krzyku i agresji. Nie zapominajmy o tym, że mail służbowy nie może być emocjonalny, nawet jeżeli jest to skarga bądź zażalenie.
Służbowy e- mail powinien być podpisany imieniem i nazwiskiem. Jeżeli mamy zainstalowaną stopkę, to upewnijmy się, że nie ma w niej błędów. To samo zaleca się zrobić z całą treścią. Przeanalizujmy, czy nie wkradły się literówki bądź błędy ortograficzne.
Ochrona korespondencji służbowej
Na początku warto podkreślić, że komputer, z którego wysyłamy maile oraz służbowa poczta należą do właściciela przedsiębiorstwa. Niestety, pracownicy często wykorzystują swoje firmowe adresy do prywatnych spraw, co nie powinno mieć miejsca.
Czy zatem przełożony może czytać naszą służbową korespondencję? Jest to dozwolone, jednak pracodawca musi najpierw poinformować o tym fakcie podwładnych. Takie informacje często są zawarte w umowie o pracę lub wewnątrzzakładowych regulaminach. Przełożony nie powinien natomiast czytać maili, które zostały oznaczone jako prywatne. Z drugiej strony, jeżeli nasz szef zorientuje się, że firmowa poczta została wykorzystana do innych celów, niż te dotyczące wykonywanych obowiązków, może wyciągnąć konsekwencje wobec zatrudnionych osób. W przypadku przeczytania prywatnej wiadomości przedsiębiorca jest zobowiązany zachować dyskrecję.
Załóżmy, że w żadnym z podpisanych dokumentów (umowa czy regulamin) nie było wzmianki o możliwości sprawdzania poczty firmowej, jednak pracodawca się na to zdecydował. W takiej sytuacji pracownicy mają prawo do zadośćuczynienia ze względu na naruszenie dóbr osobistych. Mogą się wtedy ubiegać o finansową rekompensatę lub przekazanie pieniędzy na wybrany cel społeczny. Oprócz tego pracownicy mają prawo do złożenia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
