Koszty pracy: co to znaczy, jak obliczyć

Koszty pracy to wydatki pracodawcy ponoszone w związku z zatrudnianiem pracowników. Wysokość kosztów pracy zależy od formy zatrudnienia, poziomu pensji i wysokości kosztów pośrednich (BHP, podróże służbowe, nagrody itp.). Jakie dodatkowe koszty ponosi pracodawca? Czy można je zmniejszyć? Wyjaśniamy, jak obliczyć koszty pracodawcy, który zatrudnia pracownika w 2025 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin.

Koszty pracy – czym są?

Koszty pracy to całkowity koszt zatrudnienia pracownika. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Wspólnoty Europejskiej nr 530/1999 z dnia 9 marca 1999 roku należy je rozumieć jako sumę wynagrodzeń brutto i pozostałych wydatków (w tym takich jak składki na ubezpieczenie społeczne czy składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), które ponosi pracodawca, aby pozyskać, utrzymać, przekwalifikować i doskonalić kadry.

Do podstawowych mierników kosztów pracy zalicza się:

• przeciętny miesięczny koszt pracy na jednego pracownika;

• koszt pracy na jedną godzinę opłaconą;

• koszt pracy na jedną godzinę przepracowaną.

Koszty pracy – podział według kryteriów

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością wypłaty wynagrodzenia, opłacania składek i podatku. Jednak kosztem zatrudnienia są nie tylko świadczenia bezpośrednie, ale również pośrednie, tak zwane pozapłacowe.

Bezpośrednie koszty to przede wszystkim:

• wynagrodzenie brutto;

• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe;

• premie pracownicze;

• koszty urlopów pracowniczych;

• koszty zwolnień lekarskich pracowników;

• podróże służbowe.

Pośrednie koszty zatrudnienia to między innymi:

• składki społeczne;

• składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

• szkolenia pracownicze;

• koszty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP);

• koszty utrzymania infrastruktury biurowej;

• koszty rekrutacji pracowników.

Koszty pracy – przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę

Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę to trzy składowe:

• wynagrodzenia brutto;

• składki ZUS opłacane przez pracodawcę;

• wpłaty do PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe).

Do wynagrodzenia brutto pracownika zatrudnionego na umowę o pracę zalicza się składki społeczne (ubezpieczenie emerytalne – 9,76%, rentowe – 1,5%, chorobowe – 2,45%, zdrowotne – 9%) i zaliczkę na podatek dochodowy (12% lub 32%). Dobrowolnie pracownik może przekazywać też wpłaty na PPK (2%). Po dokonaniu potrąceń na składki, podatek i ewentualnie PPK, pracownik otrzymuje wynagrodzenie netto.

Koszty pracy to również składki ZUS, które finansuje pracodawca w wysokości:

• składka emerytalna – 9,76%;

• składka rentowa – 6,5%;

• składka wypadkowa – 1,67%;

• składka na Fundusz Pracy – 2,45%;

• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%.

Pracodawca ponosi także koszty związane z różnego rodzaju nieobecnościami pracowników – dotyczy to zarówno wynagrodzenia urlopowego, jak i wynagrodzenia chorobowego.

Dodatkowe koszty, na które powinien być przygotowany przedsiębiorca, to na przykład wstępne i okresowe badania lekarskie, przeszkolenie pracowników na stanowiskach pracy, podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników (kursy i szkolenia) czy bezpieczeństwo i higiena pracy (szkolenia BHP, odzież robocza).

Koszty pracy – przy zatrudnieniu pracownika na umowę zlecenie

Umowa zlecenie nie narzuca na pracodawcę obowiązku przestrzegania minimalnego wynagrodzenia miesięcznego. Konieczne jest jednak ustalenie stawki godzinowej nie niższej niż aktualnie obowiązująca minimalna stawka godzinowa (od 1 stycznia 2025 roku wynosi ona 30,50 złotych brutto za godzinę pracy).

W przypadku umowy zlecenia koszty związane są ze składnikami wynagrodzenia oraz kosztami pośrednimi, do których zalicza się na przykład rekrutacja i selekcja zleceniobiorców. Całkowity koszt zatrudnienia wynika z profilu zleceniobiorcy.

Przykładowo, jeśli zlecenie to jedyne źródło zatrudnienia, kosztem zleceniodawcy będzie wynagrodzenie brutto i składki ZUS (ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Z kolei jeśli zleceniobiorca to osoba zatrudniona na umowę o pracę w innej firmie (otrzymująca wynagrodzenie nie niższe niż obowiązująca pensja minimalna – od 1 stycznia 2025 roku jest to 4666 złotych brutto) lub student do 26. roku życia, całkowite koszty pracy ponoszony przez zleceniodawcę to jedynie wynagrodzenie brutto za zlecenie.

Koszty pracy – przy zatrudnieniu pracownika na umowę o dzieło

Specyfika umowy o dzieło sprawia, że zleceniodawca nie ponosi dodatkowych kosztów pracy – nie odprowadza się składek ZUS, a jedyny koszt uzyskania przychodów dla przedsiębiorcy to koszt wynagrodzenia brutto za wykonanie dzieła. Taki rodzaj współpracy nie wymaga przestrzegania przepisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej czy minimalnego miesięcznego wynagrodzenia. Oznacza to, że wysokość kosztów pracodawcy zależy od ustaleń ze zleceniobiorcą i wyceny dzieła.

Warto jednak pamiętać, że jeśli umowa o dzieło zawierana jest z własnym pracodawcą, powstaje obowiązek ubezpieczenia zleceniobiorcy i opłacania dodatkowych składek.

Koszty pracy – jak obliczyć?

Zatem ile kosztuje zatrudnienie pracownika w 2025 roku?

W 2025 roku wzrosło minimalne wynagrodzenie za pracę, co wiąże się ze wzrostem minimalnych kosztów pracy. Zakładając, że pracownik zarabia miesięcznie 4666 złotych brutto (miesięczna pensja minimalna), całkowity koszt związany z zatrudnieniem wyniesie 5691,59 złotych brutto. Wysokość poszczególnych składek stanowiących podstawowe koszty pracy wynosi łącznie 21,98% wysokości pensji brutto pracownika:

• składka emerytalna – 9,76% (455,40 złotych brutto);

• składka rentowa – 6,5% (303,29 złotych brutto);

• składka wypadkowa – 1,67% (77,92 złotych brutto);

• składka na Fundusz Pracy – 2,45% (114,32 złotych brutto);

• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1% (4,67 złotych brutto);

• PPK (wpłata podstawowa) – 1,5% (69,99 złotych brutto).

Są to jedynie podstawowe koszty stosunku pracy, jakie ponosi pracodawca. Do całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika należy doliczyć koszty związane z rekrutacją i szkoleniem pracowników, podróżami służbowymi, premiami i nagrodami czy urlopami i zwolnieniami chorobowymi.

Czytaj także: Epidemia samotności w pracy – co oznacza i czy można z nią walczyć?

Koszty pracy – jak je zmniejszyć?

Najnowsze dane Eurostatu dotyczące kosztów zatrudnienia w 2024 roku wskazują, że w stosunku do 2023 roku koszty pracy w Unii Europejskiej wzrosły z 31,9 euro do 33,5 euro. Najniższe godzinowe koszty (wynagrodzenia i koszty pozapłacowe) odnotowano w Bułgarii, Rumunii i na Węgrzech – było to kolejno 10,6, 12,5 i 14,1 euro. Krajami z najwyższymi kosztami pracy były: Luksemburg, Dania i Belgia – 55,2, 50,1 i 48,2 euro. W Polsce godzinowe koszty pracy w 2024 roku wyniosły 17,3 euro.

Aby obniżyć koszty zatrudnienia, przedsiębiorca może:

• zmniejszyć wymiar czasu pracy pracownika;

• złożyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i wynagrodzenia;

• wprowadzić przestój (dotyczy firm, w których mogą wystąpić przerwy związane na przykład z dostępnością surowców lub materiałów);

• wypowiedzieć układ zbiorowy pracy (jeśli został wprowadzony);

• zawrzeć porozumienie o zawieszeniu stosowania układu zakładowego/ponadzakładowego pracy.

Innym sposobem jest zmiana formy zatrudnienia z umowy o pracę na umowę cywilnoprawną. W ostateczności pracodawcy decydują się na redukcję etatów, jednak takie rozwiązanie może być niesatysfakcjonujące, bo zwykle wiąże się z ograniczeniem działalności firmy.

Czytaj także: Wynagrodzenia w Polsce wkrótce będą jawne