Moment podjęcia pracy w nowej firmie zazwyczaj kojarzy nam się ze złożeniem podpisu na umowie o pracę. Warto pamiętać, że poza tym dokumentem przyjdzie nam wypełnić także szereg innych, równie ważnych druków, na przykład kwestionariusz osobowy. Jak wypełnić formularz osobowy pracownika i ujawnienia jakich danych może od nas wymagać pracodawca?
Kwestionariusz osobowy - co to jest?
Każdy pracodawca, bez względu na to ile osób zatrudnia, zobowiązany jest do prowadzenia akt pracowniczych. Wedle Kodeksu pracy wszystkie zebrane dokumenty można pogrupować w 4 częściach. Część A to dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, B dotyczy nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a część C obejmuje dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy. W części D przechowywane są natomiast akta związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.
Obowiązkowym elementem tej pracowniczej dokumentacji jest kwestionariusz osobowy – druk zawierający dane personalne. Warto dodać, że kwestionariusz osobowy kandydata do pracy zawiera dość ogólne dane, natomiast w kwestionariuszu osobowym dla pracownika nasz szef może wymagać danych bardziej szczegółowych, oczywiście tylko tych ujętych przepisami prawa i dotyczących stosunku pracy.
Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie możemy zaliczyć do części A dokumentacji osobowej. Taki formularz personalny to druk, który otrzymujemy od naszego przyszłego pracodawcy i powinniśmy wypełnić go jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę i pierwszym dniem na nowym stanowisku.
W kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie zostaniemy poproszeni o podanie następujących danych: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania i adres korespondencyjny, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Nasz przyszły pracodawca nie ma prawa wymagać od nas w kwestionariuszu osobowym, ani żadnym innym dokumencie, danych związanych ze sferą intymną człowieka. Zabronione jest pytanie np. o wyznanie przyszłego pracownika, jego nałogi, poglądy polityczne czy orientację seksualną.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika
Kwestionariusz dla pracownika należy przechowywać w części B akt pracowniczych. Wypełnia się go po podpisaniu umowy o pracę. Wedle Kodeksu pracy:
„Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania (...):
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą.”
Kodeks pracy daje pracodawcy także prawo żądania udokumentowania danych osobowych, np. poprzez przedłożenie dyplomu ukończenia studiów czy świadectwa pracy. Podanie w formularzu osobowym danych dotyczących stanu rodzinnego jest uzasadnione możliwością korzystania z dodatkowych uprawnień, takich jak płatne dni zwolnienia od pracy, przeznaczone na sprawowanie opieki nad dzieckiem do lat 14.
Pracodawca może żądać także podania dodatkowych danych, jeśli wynikają z innych przepisów, na przykład prawa podatkowego, albo wewnątrzzakładowych ustaleń, nie może jednak wykraczać poza przepisy o ochronie danych osobowych.
Kwestionariusz osobowy - jak wypełnić
Wypełniając kwestionariusz osobowy do pracy, powinniśmy przede wszystkim pamiętać, że jest to dokument i nie możemy zawierać w nim nieprawdziwych danych, np. wpisywać jako ukończone kierunki studiów, jeśli nadal studiujemy.
W kwestionariuszu dobrze jest także opisać wykształcenie uzupełniające, w tym kursy, które skończyliśmy i które mogą być przydatne w naszej nowej pracy.
Warto zaznaczyć, że gromadzenie przez pracodawcę informacji zawartych w formularzu danych osobowych nie jest tylko prawnym wymogiem, ale dokument ten ma praktyczne zastosowanie. Jeśli np. nie opiszemy w kwestionariuszu osobowym dla pracownika stanu rodzinnego, nie podamy informacji o datach urodzenia dzieci, możemy stracić możliwość korzystania z dni wolnych przysługujących na opiekę nad nimi. Często zdarza się, że przyszły pracodawca za naszą zgodą przesyła pocztą elektroniczną kwestionariusz osobowy pdf i poprosi o przyniesienie na spotkanie wypełnionego dokumentu.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika - wzór
Każdy pracodawca może przedłożyć do wypełnienia kandydatowi na dane stanowisko i nowemu pracownikowi własny kwestionariusz zawodowy, wyróżniający się na przykład logo firmy. Dane, które wzór kwestionariusza osobowego obejmuje, nie mogą jednak wykraczać poza prawnie ustalone normy.
Zgodny z polskim prawem wzór aktualnego kwestionariusza osobowego dla pracownika oraz inne wzory dokumentów do akt osobowych możemy znaleźć na stronach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Warto się z nimi zapoznać, choćby po to, aby wiedzieć, czy dokument, który otrzymaliśmy od pracodawcy nie wykracza poza normy Kodeksu pracy i nie wymaga od nas podania danych, których nie musimy pracodawcy ujawniać.
