System rejestracji czasu pracy - czemu służy
Według artykułu 149. Kodeksu pracy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia listy obecności pracowników. Dotyczy to każdego właściciela firmy, niezależnie od tego, ile osób zatrudnia. System rejestracji czasu pracy pozwala ustalić wysokość wynagrodzenia. Oprócz tego jest to ważny dokument w momencie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Taka ewidencja może być też bardzo przydatna w przypadku jakichkolwiek roszczeń zatrudnionych osób.
Lista obecności pracy
Lista obecności pracy to bardzo prosty dokument. Musi zawierać spis wszystkich osób zatrudnionych w danej firmie oraz przedział czasu, którego dotyczy. Najczęściej dzieli się ją na miesiące. Istotna jest także informacja o tym, kto odpowiada za zespół osób wpisanych na listę. Pod koniec okresu rozliczeniowego przeprowadza się sumowanie przepracowanych dni (bądź godzin). Na tej podstawie wypłacane jest wynagrodzenie. W przypadku braku podpisów podwładnych można poprosić o wyjaśnienie.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Obecnie coraz częściej firmy decydują się na wprowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Obecnie wiele dużych korporacji używa elektronicznego systemu sprawdzania obecności. Aby móc skorzystać z takiego rozwiązania, należy zainstalować w budynku specjalne urządzenia. Pracownicy otrzymują karty zbliżeniowe, które są specjalnie zaprogramowane. Najczęściej mają one zapisany indywidualny numer/kod danej osoby. Pracownicy przykładają je do specjalnego urządzenia zamontowanego przed wejściem do biura i właśnie wtedy automatycznie zapisywana jest godzina przyjścia oraz wyjścia. W takiej sytuacji rozliczanie czasu pracy odbywa się za pomocą specjalnego programu komputerowemu.
Wprowadzenie w biurze elektronicznej listy obecności ma wiele korzyści. Są to między innymi:
• ułatwienie pracy działu kadrowego,
• zmniejszenie wystąpienia błędów,
• oszczędność papieru (przepisy mówią, że elektroniczna ewidencja może zastąpić tradycyjną listę),
• wspomaganie zarządzania kadrą.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Lista obecności nie zawiera wszystkich informacji, które są potrzebne do określenia wysokości wynagrodzenia. Tutaj kluczowa jest ewidencja czasu pracy, w której można sprawdzić, w jakich okresach pracownik przebywał na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Prowadzeniem ewidencji zajmuje się najczęściej dział kadr i płac. Tradycyjna lista obecności jest natomiast dokumentem, który podaje dni, w których pracownik był obecny.
