Szef przegląda pocztę elektroniczną swoich podwładnych i sprawdza, do kogo wysyłają maile. Czy kontrolowani pracownicy mogą uznać, że pracodawca naruszył ich dobra osobiste oraz prawo do prywatności?
Monitoring poczty elektronicznej – Kodeks pracy
Do niedawna Kodeks pracy nie określał wprost zakresu ochrony pracowników przed ich kontrolowaniem w miejscu pracy. Unormowania dotyczące ochrony przed inwigilacją można było znaleźć, m. in. w art. 111. Zgodnie z nim „pracodawca jest zobowiązany szanować dobra osobiste pracownika” – a więc także tajemnicę korespondencji.
Wraz z wprowadzeniem unijnych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych RODO do Kodeksu pracy wprowadzono również uściślające zapisy dotyczące tego, jak pracodawca może weryfikować, czy podwładni należycie wykorzystują czas pracy. Art. 22(3) odnosi się wprost do monitoringu poczty elektronicznej. Czytamy w nim:
„§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej)”.
Należy przy tym podkreślić, że zgodnie z Kodeksem pracy oraz RODO monitoring poczty elektronicznej pracownika jest możliwy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do weryfikowania, czy pracownicy właściwie wykorzystują:
• czas pracy,
• powierzone im narzędzia (komputer, dostęp do poczty).
Szef może prowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika wyłącznie z uwagi na przynajmniej jeden z powyższych celów.
Monitoring poczty elektronicznej – zapis w regulaminie pracy
W Kodeksie pracy znajdziemy również zapisy o obowiązku uprzedzania pracowników przez pracodawców o możliwości kontroli służbowych maili (art. 22(2) i 22(3)). Szef musi ustalić zakres i sposób monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź innym obwieszczeniu (jeśli dwa pierwsze go nie dotyczą).
Należy podkreślić, że pracodawca nie może sprawdzać skrzynek potajemnie. Jest zobowiązany do przekazania wiadomości o procedurze co najmniej 2 tygodnie przed jej rozpoczęciem. Ponadto nowi pracownicy muszą zostać poinformowani na piśmie o tym, że w zakładzie pracy monitoruje się pocztę elektroniczną.
Warto dodać, że pracodawca ma prawo wglądu do służbowej poczty elektronicznej, ale nie może przeglądać prywatnej korespondencji pracownika – nawet, jeśli ta została wysłana za pośrednictwem służbowej skrzynki i to nawet pomimo złamania zakazu korzystania z pracowniczej poczty do celów prywatnych. Wynika to z art. 22(3) Kodeksu pracy:
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika”.
Warto przy tym pamiętać, pracodawca nie może również monitorować prywatnej skrzynki pocztowej podwładnego, nawet jeżeli ten loguje się do niej za pośrednictwem służbowego sprzętu.
