Rynek pracy diametralnie zmienił się na przestrzeni ostatnich lat. Otworzył nas na nowe rozwiązania, jednocześnie dowodząc, że pracownik zdalny jest co najmniej tak samo wydajny i efektywny, jak ten stacjonarny. Praca zdalna – choć coraz popularniejsza – pozostawała niewidzialna przez polskie prawo pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy ma jednak uregulować wszelkie kwestie związane z pełnieniem obowiązków służbowych zdalnie. O te wnioskować będzie mógł zarówno sam pracownik, jak i pracodawca. Przepisy mają wejść w życie 1 marca 2023 roku.
Spis treści
Obowiązek pracy zdalnej – w jakich przypadkach?
Dotychczas obowiązujące prawo pracy nie definiowało zjawiska pracy zdalnej. Przepisy regulujące taki model pełnienia obowiązków służbowych przewiduje natomiast nowelizacja Kodeksu pracy. Ta wprowadzi także zmiany w urlopach 2023, zmiany w umowach o pracę czy nowe przepisy dotyczące kontroli pracowników.
W nowym Kodeksie pracy ma znaleźć się zapis mówiący, że: praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. To jednak nie wszystko! Nowe prawo pracy wskazuje na kilka okoliczności, w których praca zdalna będzie wykonywana na wyraźne polecenie pracodawcy. Przełożony może nakazać pracę zdalną:
-
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
-
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
W tym miejscu warto jednak zwrócić uwagę na pewne rozróżnienie obowiązujące w powyższych przypadkach. Punkt pierwszy pozwala na wysłanie pracownika na pracę zdalną chociażby w momencie wybuchu pandemii czy innego rodzaju kataklizmu. W drugim przypadku – gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić podwładnemu bezpiecznych warunków pracy – przed zleceniem mu pracy zdalnej musi odebrać od pracownika oświadczenie, w którym ten zapewnia, że posiada odpowiednie warunki lokalowe do pełnienia obowiązków w formie zdalnej.
Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w dowolnym momencie. Warunkiem jest poinformowanie o tym pracownika z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem.
Praca zdalna – jakie obowiązki ma pracodawca?
Praca zdalna w Kodeksie pracy to niezbędna zmiana regulująca ten rodzaj pełnienia obowiązków służbowych przez pracownika. Nowe prawo pracy w jasny sposób ma określać zarówno prawa, jak i obowiązki obu stron. Warto więc wiedzieć, że w świetle przepisów pracodawca będzie zobowiązany:
-
Zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, łącznie z urządzeniami technicznymi, niezbędnymi do wykonywania pracy zdalnej.
-
Zapewnić instalację czy serwis narzędzi pracy, które będą niezbędne do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane związane z ich wykorzystaniem.
-
Pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
-
Pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu.
-
Zapewnić pracownikowi na pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do pełnienia obowiązków służbowych.
-
Ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania w pracy własnego sprzętu.
Pamiętaj!
Pracodawca, w przypadku niezapewnienia pracownikowi służbowego sprzętu, zobowiązany jest do ustalenia z pracownikiem wysokości ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnych narzędzi pracy, np. prywatnego laptopa czy innych urządzeń biurowych.
Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?
Zmiana ustawy i regulacje prawne dotyczące zagadnienia pracy zdalnej rozwiewają wszelkie wątpliwości w tym zakresie. Zatem jakie jeszcze obowiązki spoczywają na pracodawcy? Jakie zmiany wprowadzi nowe prawo pracy? Co warto wiedzieć w kwestii zagadnienia: „Kodeks pracy – praca zdalna”?
W ustawie ma znaleźć się zapis dotyczący tak zwanej pracy zdalnej okazjonalnej czy też pracy zdalnej na żądanie, która będzie stosowana w okolicznościach uzasadnionych przez pracownika. Zgodnie z projektowanymi przepisami przełożony nie będzie mógł odmówić takiej pracy w kilku konkretnych przypadkach.
Pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej między innymi w przypadku, gdy:
-
kobieta jest w ciąży,
-
pracownik wychowuje dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia i pracownik musi sprawować nad nim opiekę,
-
pracownik sprawuje opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą zamieszkującą wspólne gospodarstwo domowe i posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności.
Pamiętaj!
Pracownik zyska prawo do 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w danym roku kalendarzowym.
Choć umożliwienie pracownikowi pracy zdalnej na żądanie będzie jednym z obowiązków pracodawcy, ten może odrzucić wniosek podwładnego, kiedy będzie to uzasadnione rodzajem pracy czy jej organizacją. Odmowę przyjęcia wniosku o sprawowanie pracy zdalnej przełożony musi uzasadnić w terminie 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia wniosku pracownika.
Praca zdalna a ekwiwalent pieniężny
Z zagadnieniem: „praca zdalna – rozporządzenie” i nowelizacją prawa pracy wiąże się jeszcze jedna niezwykle ważna kwestia. Ta dotyczy obowiązku pracodawcy, jakim jest chociażby zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, niezbędnego sprzętu i narzędzi. Warto jednak mieć na uwadze, że w niektórych sytuacjach pracownik może korzystać z prywatnego sprzętu, materiałów czy narzędzi. Wówczas jednak, na mocy projektowanych przepisów, będzie należał mu się ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Tego rodzaju świadczenie będzie przysługiwać w sytuacji wykorzystywania chociażby własnego laptopa, oprogramowania czy infrastruktury IT. Co więcej – jak zostało wspomniane wcześniej – obowiązkiem pracodawcy jest także pokrycie kosztów związanych z instalacją takich narzędzi, kosztów energii elektrycznej czy dostępu do łączy telekomunikacyjnych.
W przypadku wykorzystywania przez pracownika własnego sprzętu w pracy zdalnej, konieczne jest ustalenie szczegółowych zasad jego używania oraz wysokości takiego ekwiwalentu. Pod uwagę powinno wziąć się przede wszystkim zużycie materiałów i narzędzi pracy oraz ich ceny rynkowe.
Pamiętaj!
Ekwiwalent za wykorzystanie własnego sprzętu w pracy zdalnej nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Praca zdalna a kontrola pracownika
Do tej pory mogłoby się wydawać, że praca zdalna w domu daje ogromną przestrzeń i swobodę pracownikowi. Jednocześnie, w świetle nowelizacji Kodeksu pracy, daje ona pracodawcy pełne pozwolenie na jego kontrolę. Nowe przepisy mają upoważnić pracodawcę do przeprowadzenia kontroli pracownika podczas wykonywania przez niego obowiązków służbowych. Kontrola ta może być przeprowadzona w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, z przestrzeganiem ogólnych zasad określonych w regulaminie pracy czy porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą a podwładnym. Co najważniejsze – przeprowadzenie kontroli nie może w żaden sposób naruszyć prywatności pracownika ani osób zamieszkujących to samo gospodarstwo domowe.
Pamiętaj!
Sprawdzenie pracownika zdalnego może zostać przeprowadzone jedynie w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu sprawowania przez niego obowiązków i w godzinach jego pracy.
Kontroli ze strony pracodawcy ma podlegać przede wszystkim przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, procedur ochrony danych osobowych, a także samego przestrzegania przepisów BHP.
Pamiętaj!
W sytuacji, gdy podczas kontroli stwierdzone zostaną jakiekolwiek naruszenia w wykonywaniu pracy, pracodawca ma prawo odwołać pracownika z pracy zdalnej.
Praca zdalna a BHP
W świetle obowiązującego prawa pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. W sytuacji, gdy ta sprawowana jest jednak poza miejscem pracy, z części obowiązków w zakresie BHP pracodawca będzie jednak zwolniony.
Projekt ustawy dotyczący zmiany Kodeksu pracy zakłada, że pracodawca w dalszym ciągu będzie zobowiązany do ochrony zdrowia i życia pracownika przy wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki, jednak będzie on zwolniony z:
-
współpracy pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców,
-
wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach,
-
obowiązków dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowania zgodnie z przeznaczeniem,
-
obowiązków dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych,
-
obowiązków dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej.
Pamiętaj!
Warunkiem dopuszczenia pracownika do pracy zdalnej jest złożenie przez niego oświadczenia o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją dotyczącą zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy.
Jednocześnie nowy Kodeks pracy zakłada, że w razie wypadku podczas pracy zdalnej, zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu pracy dotyczące działań i postępowania powypadkowego podejmowanego przez pracodawcę.
