Obiegówka to sposób na rozliczenie się z pracodawcą, tak aby sprawnie zakończyć współpracę z firmą. Jako dokument ewidencyjny stosowana jest po to, aby móc kontrolować powierzone pracownikowi mienie. I chociaż ułatwia zwrot mienia firmowego, kiedy ustaje stosunek pracy, nie jest to dokument obowiązkowy. Do czego dokładnie służy obiegówka? Sprawdź, jak wygląda wzór karty obiegowej.
Spis treści
Obiegówka – co to?
Obiegówka jest dokumentem ewidencyjnym umożliwiającym rozliczenie się pracownika z pracodawcą, kiedy następuje ustanie stosunku pracy. Potwierdza brak zobowiązań wobec firmy, dotyczących głównie powierzonego mienia (komputer, telefon, samochód służbowy itp.) i środków pieniężnych (zaliczki, pożyczki).
Co ważne, jest to dokument wewnętrzny, który nie jest narzucany przez prawo, w tym przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że chociaż karta obiegowa znacznie ułatwia rozliczenie pracownika, nie musi być stosowana. Ewentualna konieczność sporządzenia takiego dokumentu powinna zostać zawarta w regulaminie pracy danej firmy. Jeśli przedsiębiorca wymaga wypełnienia obiegówki, przepisy wewnątrzzakładowe muszą zawierać regulacje dotyczące dokumentu, obejmujące między innymi wzór ustalony przez uprawnione do tego osoby.
Karty obiegowe wykorzystywane są nie tylko w kontekście zobowiązań zawodowych. Tego typu dokumenty można stosować także w szkołach czy na uczelniach wyższych. Obiegówka w szkole i na uczelni stanowi potwierdzenie, że uczeń/student nie ma żadnych zobowiązań wobec danej placówki – zwrócił książki do biblioteki, oddał podręczniki, uregulował opłaty.
Czy pracownik musi wypełnić obiegówkę?
Aktualnie obowiązujące przepisy nie regulują takiego dokumentu jak obiegówka pracownika, co oznacza brak obowiązku jej stosowania. Mimo to pracodawcy, szczególnie w przypadku większych przedsiębiorstw z rozbudowaną kadrą zarządzającą, mogą wprowadzić karty obiegowe jako formę rozliczenia z pracownikami, z którymi nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy lub którzy zostali przeniesieni na inne stanowisko/do innego działu.
Dokument umożliwia formalne rozliczenie mienia, pozwalając uniknąć nieporozumień i potencjalnych problemów. Zdanie powierzonego mienia (sprzętu, kluczy, gotówki) jest obowiązkiem pracownika – jeśli obiegówka w pracy zostanie wskazana w przepisach wewnętrznych jako forma rozliczenia, jej niewypełnienie może skutkować roszczeniami ze strony pracodawcy.
Obiegówka w pracy – co się stanie, jeśli jej nie wypełnię?
Obiegówka po zakończeniu pracy chroni interesy zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy pracownik odpowiada za powierzone mienie w pełnej wysokości za poniesione na nim szkody. W praktyce oznacza to, że formalne zakończenie współpracy wymaga zdania powierzonego sprzętu czy zwrotu pożyczki, a nierozliczenie z pracodawcą może skutkować konsekwencjami prawnymi. Wypełniona obiegówka potwierdza zwrot mienia w dobrym stanie, co chroni pracownika przed ewentualnymi roszczeniami firmy.
Jeśli pracownik nie rozliczy mienia firmowego, za pomocą obiegówki lub bez niej, musi liczyć się z różnego rodzaju konsekwencjami. W zależności od rodzaju mienia i okoliczności zdarzenia może być to odpowiedzialność materialna bądź porządkowa, a w niektórych przypadkach – odpowiedzialność karna:
- odpowiedzialność porządkowa – nagana lub upomnienie (dotyczy głównie zmiany stanowiska pracy lub działu);
- odpowiedzialność materialna – umyślne działanie lub powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu to pełna odpowiedzialność za szkodę na mieniu, jeśli szkoda powstała nieumyślnie, pracownik odpowiada do wysokości trzech pensji;
- odpowiedzialność karna – przywłaszczenie mienia może być traktowane jako kradzież.
Obiegówka a świadectwo pracy
Świadectwo pracy wskazuje okres i rodzaj zatrudnienia, zajmowane przez pracownika stanowisko czy przyczynę rozwiązania umowy. W dokumencie zawarte są także inne dane, które mogą wpływać na uprawnienia emerytalne i pracownicze. Zgodnie z Kodeksem pracy powinno zostać wydane niezwłocznie po zakończeniu współpracy, czyli w ostatnim dniu, gdy pracownik wykonuje obowiązki służbowe. Jeśli w danym terminie nie ma możliwości przekazania dokumentu, świadectwo pracy powinno zostać dostarczone pracownikowi w ciągu 7 dni.
Oznacza to, że pracodawca nie powinien uzależniać wydania dokumentu niezbędnego do podjęcia nowego zatrudnienia od wypełnienia karty obiegowej. Świadectwo pracy musi być wystawione i przekazane pracownikowi niezależnie od tego, czy dokonano z nim rozliczenia sprzętu i środków pieniężnych.
Pamiętaj!
Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy we wskazanych terminach stanowi wykroczenie. Na podstawie art. 282 § 3 Kodeksu pracy przedsiębiorca, który nie wyda dokumentu, może zostać ukarany grzywną, która wynosi od 1000 do 32 000 złotych. Niewypełniona obiegówka i nierozliczenie mienia firmowego nie są podstawą do wstrzymania wydania pracownikowi świadectwa pracy.
Jeśli mimo to pracodawca nie wyda dokumentu, pracownik może sądownie wnioskować o wypłatę odszkodowania – jego wysokość to wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy (do 6 miesięcy).
Czytaj także: Wydanie świadectwa pracy
Karta obiegowa w pracy – wzór
Przedsiębiorstwa, które stosują karty obiegowe, oczekują, że opuszczający stanowisko pracownik rozliczy się ze wszystkich powierzonych mu ruchomości. Po zdaniu takich przedmiotów jak na przykład służbowy sprzęt elektroniczny (laptop, telefon komórkowy), samochód, klucze, narzędzia czy środki pieniężne (pożyczki, zaliczki itp.) przedstawiciel każdego działu, do którego przynależy dane mienie, powinien podpisać dokument, potwierdzając rozliczenie.
Wzór obiegówki jest ustalany indywidualnie przez uprawnioną do tego osobę w firmie, dlatego takie dokumenty mogą zawierać różne dane. Dodatkowo wzór dokumentu zależy od zakresu uprawnień pracownika czy mienia, które zostało mu powierzone.
Podstawowe informacje, jakie znajdują się na karcie obiegowej to między innymi:
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko);
- wskazanie firmy i działu;
- stanowisko pracy;
- data rozpoczęcia i zakończenia umowy;
- określenie, z jakimi działami firmy należy dokonać rozliczenia;
- podpis pracodawcy.
Aby dokonać rozliczenia mienia za pomocą obiegówki, przy rozwiązaniu umowy o pracę pracownik powinien odwiedzić przedstawicieli wszystkich działów powiązanych z powierzonym mu mieniem. Karta obiegowa najczęściej wypełniana jest w ostatnim dniu zatrudnienia – po zdaniu firmowego sprzętu i środków pieniężnych pracownik powinien udać się do pracodawcy, którego podpis jest wymagany na dokumencie.
Obiegówka a przyjęcie do pracy
Rozpoczęcie współpracy z firmą zazwyczaj oznacza konieczność podpisania protokołu odbioru sprzętu, który pełni podobną funkcję jak karty obiegowe przy zakończeniu stosunku pracy. Jednak niektórzy pracodawcy wykorzystują obiegówki przy przyjęciu do pracy. W takim przypadku karta obiegowa traktowana jest jako przewodnik dla nowozatrudnionej osoby – może zawierać informacje dotyczące formalności związanych z zatrudnieniem na danym stanowisku czy obowiązki pracownika.
Obiegówka w pracy traktowana jako wprowadzenie pracownika najczęściej zawiera informacje dotyczące takich kwestii jak:
- szkolenie BHP;
- hasło do komputera, oprogramowania itp.;
- odzież robocza;
- instruktaż stanowiskowy;
- etapy wdrożenia pracownika.
Obiegówki są przydatne również w razie zmiany działu lub stanowiska pracy. Dokument pozwala na rozliczenie mienia, które nie będzie potrzebne na nowym stanowisku.
Czytaj także: Exit interview – pożegnanie z pracodawcą w dobrym stylu
Obiegówka w pracy – najczęściej zadawane pytania:
-
Obiegówka w pracy a dzień wolny
Karta obiegowa nie jest obowiązkowa, nie jest też regulowana przez Kodeks pracy. Jej wypełnienie można traktować jako obowiązek służbowy, a pracownikowi nie przysługuje z tego tytułu dzień wolny od pracy.
-
Czy na L4 można wypełnić obiegówkę?
Zwolnienie chorobowe oznacza czasową niezdolność do pracy. Wypełnienie karty obiegowej związane jest z wykonywaniem obowiązków służbowych, dlatego pracownik nie powinien wypełniać obiegówki w trakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim (dawne L4).
