Pracodawca nie może bez konsekwencji wstrzymywać wypłat wynagrodzenia należnego się podwładnym za pracę. Co więcej, spóźnienie się z wypłatą pensji może go drogo kosztować. Zgodnie z Kodeksem pracy za każdy dzień zwłoki naliczane są odsetki, które przełożony ma obowiązek doliczyć do zaległej pensji. Od 2026 roku odsetki od nieterminowej wypłaty są naliczane automatycznie – pracownik nie musi już występować na drogę sądową, aby je uzyskać.
Spis treści
Odsetki od spóźnionego wyagrodzenia – skrót najważniejszych informacji:
Od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia za pracę pracownikowi należą się odsetki ustawowe. Są ode naliczane automatycznie: poszkodowany pracownik nie musi już składać pozwu do sądu w tej sprawie. Odsetki należą się niezależnie od przyczyny i są naliczane już pierwszego dnia zwłoki. Stawki procentowe naliczania odsetek od wynagrodzenia ustalane są kwartalnie przez Ministra Sprawiedliwości.
Czytaj dalej, by dowiedzieć się więcej na temat odsetek ustawowych.
Brak wypłaty wynagrodzenia w terminie – odsetki
Wypłacanie wynagrodzenia za wykonaną pracę stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy i jest zagwarantowane przez stosowne przepisy. Ponadto szef musi wypłacać je w terminie wskazanym w umowie, regulaminie zakładowym bądź innym dokumencie, w którym zostały określone warunki zatrudnienia pracowników. Termin otrzymywania wynagrodzenia musi być jawny dla wszystkich podwładnych.
Odsetki za nieterminową wypłatę wynagrodzenia naliczane są już pierwszego dnia po upływie terminu. Nie ma znaczenia fakt, czy pracodawca spóźnił się z przelewami z własnej winy, czy z niezależnych przyczyn – odsetki za opóźnienie i tak należą się zatrudnionemu.
Kodeks cywilny, art. 481 § 1
Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Na dodatek otrzymane z opóźnieniem wynagrodzenie pracownik może w pierwszej kolejności uznać jako odsetki i wciąż oczekiwać od pracodawcy wypłaty reszty należnego wynagrodzenia. Warto przy tym pamiętać, że odsetki to rodzaj „dodatku" do pensji. Nie mają zatem wpływu na przykład na wysokość wynagrodzenia chorobowego czy urlopowego.
Odsetki od zaległego wynagrodzenia w 2026 roku
Od 2026 roku przepisy prawa pracy mają zostać zaostrzone. W ramach implementacji dyrektywy unijnej o adekwatnych wynagrodzeniach minimalnych (2022/2041) do Kodeksu pracy planowane jest wprowadzenie przepisu wprost odnoszącego się do kwestii wypłaty odsetek przez pracodawcę z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia. Do tej pory odsetki za opóźnienie są dochodzone na podstawie art. 300 Kodeksu pracy (mówiącego o stosowaniu przepisów Kodeksu cywilnego w kwestiach nierozstrzygniętych w Kodeksie pracy) i art. 481 Kodeksu cywilnego (dotyczącego odsetek za niewypłacenie należności pieniężnej).
Zgodnie z nowym przepisem Kodeksu pracy odsetki za zwłokę naliczane mają być automatycznie od pierwszego dnia po upływie terminu wypłaty, bez konieczności występowania pracownika na drogę sądową czy wysyłania wezwania do zapłaty.
Zgodnie z projektem, nowy art. 851 Kp. dotyczący odsetek ma przyjąć brzmienie [pogrubienie własne, przyp. red]:
§ 1. Jeżeli pracodawca opóźnia się z wypłatą wynagrodzenia za pracę, pracownikowi należą się odsetki za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które pracodawca odpowiedzialności nie ponosi.
§ 2. Odsetki, o których mowa w § 1, naliczane są przez pracodawcę od dnia następującego po dniu upływu terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę i wypłacane łącznie z wypłatą tego wynagrodzenia.
§ 3. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie ustalane zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.
Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z dnia 22 sierpnia 2024 r., zmieniający Kodeks pracy i implementujący dyrektywę unijną dotyczącą minimalnych wynagrodzeń, zgodnie z informacją podaną przez Serwis Rzeczypospolitej Polskiej ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w I kwartale 2026 roku.
Ile wynoszą odsetki ustawowe za opóźnienie – jak liczyć w 2026 r.
Stawki dotyczące odsetek za zwłokę ustalane są ustawowo i aktualizowane co kwartał przez Ministra Sprawiedliwości. Informację o wysokości odsetek ustawowych można sprawdzić np. na stronie ZUS w zakładce: Składki, wskaźniki, odsetki / Odsetki / Wysokość odsetek ustawowych / ustawowych za opóźnienie.
Stawki odsetek ustawowych obowiązujące w 2026 roku:
- od 4 grudnia 2025 r. do 4 marca 2026 r.: 9,50% w stosunku rocznym,
- od 5 marca 2026 r.: 9,25% w stosunku rocznym.
Jeśli w ciągu roku wysokość ustawowych odsetek zostanie zmieniona, wówczas są obliczane proporcjonalnie dla obu okresów obowiązywania różnych stawek.
Należy także pamiętać, że regulamin wewnątrzzakładowy lub umowa podpisywana z pracownikiem mogą stanowić, że w przypadku opóźnień odsetki będą wyższe niż przewiduje ustawodawca. Pracodawca nie może natomiast ustalić stawek odsetek z tytułu opóźnień za wynagrodzenie są niższe niż wynika to z przepisów Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego i rozporządzenia ministra.
Kalkulator odsetek od wynagrodzenia 2026 r.
Jak wygląda kalkulator odsetek od zaległej pensji? Najlepiej pokazać to na przykładzie. Jeśli pracownik zarabia 6000 zł miesięcznie, a szef spóźnił się z wypłatą wynagrodzenia o 7 dni (przy obowiązującej od 5 marca 2026 r. stawce 9,25%), należy dokonać obliczenia:
6000 (zł) × 7 (dni) × 9,25% / 365 (dni w roku) = 10,64 zł
W tym przypadku odsetki wyniosą 10,64 zł. Odsetki te nie podlegają oskładkowaniu ani opodatkowaniu.
Grzywna dla pracodawcy za opóźnienia w wypłacaniu wynagrodzenia
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca, który nie wypłaca w terminie wynagrodzenia za pracę, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 Kp). Trwają prace legislacyjne nad podwyższeniem tej kary (np. do 60 000 zł), ale żadne zmiany póki co nie weszły w życie.
Odsetki od zaległego wynagrodzenia – najczęściej zadawane pytania:
-
Jaka jest kara dla pracodawcy za spóźnienie się z wypłaceniem wynagrodzenia?
Pracodawca, który spóźnia się z wypłaceniem wynagrodzenia, musi zapłacić odsetki ustawowe zgodnie ze stawkami obowiązującymi w danym kwartale. Pracodawca podlega także karze grzywny od 1000 do 30 000 zł, zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.
-
Czy odsetki odlicza się od wynagrodzenia brutto czy netto?
Wysokość odsetek ustawowych od zaległego wynagrodzenia za pracę oblicza się od kwoty brutto wyrównania tego wynagrodzenia, a zatem łącznie ze składkami na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i zaliczką na podatek dochodowy od osób fizycznych.
