Zakończona rekrutacja i podpisanie umowy z najlepszym kandydatem to nie koniec zadań związanych z pozyskaniem dobrego pracownika. Niezależnie od wcześniejszych zawodowych doświadczeń, aby dana osoba odnalazła się w nowej rzeczywistości, musi zostać odpowiednio zaznajomiona z realiami w danej firmie. Trzeba jednak pamiętać, że wdrożenie, czyli tzw. onboarding pracownika to nie tylko wskazanie mu stanowiska i zakresu obowiązków. To cały szereg zadań zmierzających do tego, by ułatwić danej osobie przystosowanie się do odmiennych warunków i środowiska pracy.
Spis treści
Onboarding – co to?
Zachowanie czystości języka, zwłaszcza w branży rekrutacyjnej, jest dość trudne. Specjaliści HR na co dzień używają takich zwrotów jak: head-hunter, assessment center czy bardziej popularny dress code. Jednym z terminów, który także rozgościł się w korporacyjnym języku, jest onboarding. A oznacza to nic innego, jak przygotowanie pracownika do objęcia nowego stanowiska. Określenie pochodzi z angielskiego wyrażenia „on board”, czyli na pokładzie. Wdrożenie i przeszkolenie nowego podwładnego w firmie okazuje się bardzo ważne, ponieważ pozwala na szybkie rozpoczęcie wykonywania przez niego obowiązków. Koledzy i koleżanki z firmy powinni wspomóc w tym momencie świeżo przyjętą osobę. Dzięki temu podwładny szybciej się zaaklimatyzuje i zacznie efektywnie pracować.
Z onboardingiem ściśle wiąże się pojęcie adaptacji. Niekiedy pojęć adaptacji zawodowej i onboardingu używa się zamiennie. Co to znaczy adaptacja? W tym kontekście oznacza ona wdrożenie pracownika, niemniej jej pojęcie jest nieco szersze niż onboarding. Adaptacja pracownika nie odnosi się tylko do nowych osób, które rozpoczynają pracę w firmie, ale obejmuje także pracowników, którzy związani są z organizacją już od jakiegoś czasu. Adaptacja w pracy w odniesieniu do obecnych pracowników powinna zaistnieć, gdy pracownik zostanie przeniesiony do innego działu lub awansuje. Zmienia się wtedy jego środowisko pracy i obowiązki zawodowe. Można powiedzieć, że w pewien sposób rozpoczyna nową pracę.
Onboarding – etapy
Wdrażanie może występować w dwóch formach. Ma to związek z dwoma rodzajami adaptacji, jakie wyróżnia się w ramach przystosowywania pracownika do pracy w firmie.
- Adaptacja spontaniczna – w tym przypadku pracownik zostaje pozostawiony sam sobie w pierwszych dniach/tygodniach zatrudnienia. Proces wdrażania jest długi i nie zawsze skuteczny. Ryzyko niepowodzenia jest bardzo duże, gdyż wszystko dzieje się, jak sama nazwa wskazuje, spontanicznie. Jeśli pracownik się nie zaadoptuje – odejdzie.
- Adaptacja kierowana – to rodzaj wprowadzenia pracownika, gdzie organizacja podejmuje działania mające na celu zapoznanie pracownika z firmą. Obejmuje działania krótko- i długofalowe. Procedury wdrażania dobierane są indywidualnie do danego stanowiska. Czas trwania adaptacji kierowanej jest stosunkowo krótki, a ryzyko niepowodzenia niewielkie.
Onboarding jest rodzajem adaptacji kierowanej. To proces przystosowania pracownika, który musi przebiegać etapowo, aby nowa osoba w firmie nie czuła się zdemotywowana, a w następstwie nieefektywna w pracy i wyalienowana.
Poszczególne kroki, które należy podjąć przy onboardingu to:
- wyznaczenie opiekuna, który czuwa nad wprowadzeniem pracownika do pracy i służy mu pomocą,
- przedstawienie pracownikowi historii firmy, struktury organizacyjnej, kultury organizacyjnej, misji, celu i strategii organizacji,
- umieszczenie pracownika w strukturze organizacyjnej,
- przydzielenie stanowiska pracy,
- zapoznanie pracownika z zakresem obowiązków na nowym stanowisku pracy,
- zaznajomienie nowej osoby z przełożonymi i współpracownikami,
- zaznajomienie nowego pracownika z regulaminem wewnętrznym firmy, a także zasadami bhp,
- wskazanie pomieszczeń socjalnych, takich jak: łazienka, kuchnia, stołówka, przebieralnie itp.,
- udostępnienie urządzenia oraz środków niezbędnych do wykonywania pracy,
- przybliżenie metod pracy obowiązujących przy realizacji wymaganych zadań,
- przedstawienie możliwości szkoleniowych oraz rozwoju ścieżki kariery zawodowej,
- udzielenie informacji zwrotnej o efektach pracy pracownika,
- zapewnienie spotkania pracowników oraz wyjazdy lub wyjścia integracyjne.
Onboarding – jak przeprowadzić?
Od czego należy zacząć i kto powinien zająć się onboardingiem? W większości przypadków pracodawca nie ma czasu na to, aby samodzielnie wdrażać nowego podwładnego. Zadanie wprowadzenia zatrudnionego z reguły spada na osoby z działu HR lub kogoś, kto został do tego wyznaczony przez managera.
Na początku trzeba przedstawić wszystkich członków zespołu i krótko omówić, czym się zajmują. Warto także oprowadzić zatrudnionego po biurze, pokazać, gdzie znajduje się sekretariat firmy, a gdzie kuchnia itp. Są to podstawowe wiadomości, ale na początku bardzo przydatne.
Pracownik powinien poznać swojego bezpośredniego przełożonego i wiedzieć, kogo o co należy pytać i do kogo się zgłosić w razie problemów.
Jak wyżej wspomniano, wdrożenie pracownika powinno obejmować także pewne obligatoryjne szkolenia. Zalicza się do nich przedstawienie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Przygotowanie takiego kursu jest obowiązkiem każdego przełożonego.
W wielu firmach organizuje się także krótkie spotkania, podczas których osoby z działu HR przedstawiają ogólne zasady funkcjonowania firmy, czytają najważniejsze punkty regulaminu oraz omawiają cele działalności przedsiębiorstwa.
Podczas onboardingu istotna jest także informacja zwrotna. Przekazanie obowiązków z reguły trochę trwa. W tym czasie inne osoby powinny sprawdzać, jak nowy pracownik wykonuje swoje działania. Nie chodzi tutaj o wytykanie błędów, ale o konstruktywne uwagi, które mają pomóc zrozumieć istotę zadania.
Ile powinien trwać onboarding?
Każda firma jest inna, dlatego nie ma ściśle określonych ram czasowych dla poprawnie przeprowadzonego onboardingu. W jednym przedsiębiorstwie poświęca się na ten proces tydzień, w innym nawet kilka miesięcy, w czasie których nowa osoba odbywa szereg szkoleń.
Trzeba pamiętać, że w czasie onboardingu pracownika nie należy wszystkich informacji przekazywać w jednym momencie, ponieważ nowa osoba i tak ich nie zapamięta. Najlepiej adaptację podzielić na kilka etapów, w miarę możliwości rozłożyć ją w czasie.
W ustaleniu, jak długo powinien trwać onboarding, pomoże ankieta przeprowadzana wśród zatrudnionych, którzy właśnie przeszli onboarding, a także rozmowa z managerami zespołów.
Onboarding zdalny – jak go przeprowadzić?
Współcześnie w bardzo wielu firmach funkcjonują tzw. zespoły rozproszone. Pracownicy wykonują zadania w ramach home-office z różnych części świata i niekiedy nie mają okazji spotkać się osobiście. W przypadku pracy zdalnej nnboarding jest szczególnie istotny. Poprawnie przeprowadzony, pomoże zbudować nowo zatrudnionemu więź z firmą, poznać jej strukturę, zapoznać się ze współpracownikami. Jak wdrożyć pracownika zdalnego?
Przede wszystkim warto przygotować tzw. welcome-pack. Jest to przesyłka z materiałami informacyjnymi, broszurami na temat przedsiębiorstwa, jego działalności oraz kadry. Welcome-pack zwykle zawiera także drobne upominki – kubek z logo firmy, pendrive, długopisy czy koszulki. Często jest w nim także sprzęt elektroniczny niezbędny do wykonywania pracy.
Kolejna kwestia to kompleksowy instruktaż nowego pracownika zdalnego. Przydatne będą w szczególności filmiki i inne materiały multimedialne, z których nowa osoba dowie się między innymi:
- jaka jest struktura organizacyjna firmy,
- jakie są jej wartości,
- kto jest jej przełożonym, opiekunem w czasie procesu wdrażania, do kogo może się zwracać z pytaniami dotyczącymi obowiązków, urlopów, kwestii socjalnych,
- jakie są inne zwyczaje panujące w firmie,
- do kogo można zwrócić się w przypadku problemów technicznych związanych z użytkowaniem sprzętu, oprogramowania,
- za pomocą jakich programów, kanałów i narzędzi może komunikować się z innymi pracownikami w firmie.
W onboardingu pracownika zdalnego pomocne są też spotkania integracyjne. Oczywiście takie wydarzenie może być trudne do przeprowadzenia, jeśli podwładni mieszkają np. w różnych krajach. Alternatywą może być wideospotkanie online, w czasie którego zostanie przedstawiony nowy pracownik.
Onboarding – koszty
Czy onboarding dużo kosztuje? Oczywiście zależy to od procedury wdrażania stosowanej w danej firmie. Niekiedy adaptacja ogranicza się do oprowadzenia nowej osoby i przydzielenia jej do pomocy opiekuna, który przeprowadza instruktaż. W innym przypadku niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń albo pracodawcy decydują się na przekazywanie pakietów powitalnych. Do kosztów onboardingu należy także zaliczyć konieczność wykonania kart dostępu (kluczy) dla nowej osoby, zamówienia uniformu itp.
Trzeba jednak pamiętać, że zaniechanie oboardingu może skutkować tym, że pozostawiony samemu sobie i rozczarowany pracownik złoży wypowiedzenie. Niezbędne będzie zatem przeprowadzenie kolejnej, nierzadko kosztownej rekrutacji. W długoterminowej perspektywie brak onboardingu może zatem oznaczać straty finansowe dla firmy.
Wpływ onboardingu na:
-
pracownika
Sprawnie przeprowadzony onboarding zmniejsza stres, przyspiesza proces efektywnego wprowadzenia nowego pracownika do organizacji, skraca czas potrzebny na osiągnięcie samodzielności w pracy, wzmaga zainteresowanie nowym miejscem pracy oraz pomaga pracownikowi w zidentyfikowaniu się z firmą.
Dzięki dobrze przeprowadzonej procedurze wdrażania podwładny bardzo szybko zaczyna samodzielnie wykonywać swoje obowiązki.
-
firmę
To, jak szybko nowy pracownik się zaaklimatyzuje i stanie się samodzielnym, ma spory wpływ na resztę zespołu. Onboarding, przedstawienie nowej osoby, pomaga w budowaniu relacji i wypracowaniu dobrych nawyków dotyczących komunikacji w grupie. Nowy pracownik wie, do kogo może się zwrócić, a pozostałe osoby chętniej przekazują mu istotne informacje, służą wsparciem.
Warto spojrzeć także na onboarding z szerszej perspektywy. Jest to zwyczaj bardzo dobrze odbierany przez pracowników. Świadczy o dbałości o kadrę, chęci budowania długofalowych relacji. Kompleksowy onboarding pomaga zatem kreować pozytywny wizerunek firmy na rynku, świadczy o jej prestiżu.
