Czy siedziba działalności gospodarczej jest tym samym co adres rejestrowy firmy? Jak mają się do tego miejsce wykonywania działalności i czy firma może nie mieć siedziby? Wyjaśniamy wszelkie niuanse związane z adresami i miejscami prowadzenia działalności gospodarczej.
Siedziba firmy - definicja
Według art. 10 rozporządzenia Rady UE 282/2011 z 15 marca 2011 r. siedziba działalności gospodarczej podatnika to miejsce, w którym są wykonywane funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. W większości sytuacji będzie to zatem jednocześnie miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Warto jednak zaznaczyć, że przyszły przedsiębiorca, rejestrując działalność gospodarczą, nie podaje we wniosku zgłoszeniowym bezpośrednio danych, które zostałyby nazwane „siedziba firmy”.
W związku z nowelizacją z 2018 r. (tzw. Konstytucja Biznesu) przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca podaje:
• własny adres zamieszania,
• adres do doręczeń (który może być inny niż adres miejsca zamieszkania).
Stałe miejsce prowadzenia działalności jest dobrowolne – oznacza to, że przedsiębiorca może je podać, ale nie musi, jeśli jego działalność takiego stałego miejsca nie ma. Można tu wskazać wiele przykładów takich działalności – np. osoby pracujące w biurze u klienta, osoby, które swoją działalność realizują w terenie.
Siedziba firmy a miejsce wykonywania działalności gospodarczej
Siedziba firmy to miejsce, w którym można znaleźć przedsiębiorcę oraz dokumenty firmy. To pod ten adres zgłasza się np. kontrola z Urzędu Skarbowego. Siedziba firmy wcale nie musi oznaczać, że jest w niej wykonywana działalność gospodarcza.
Jeśli chodzi o miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – definicja mówi, że jest to miejsce, w którym realizowane są działania firmy wynikające z prowadzonej przez nią działalności. Może to być zatem biuro, zakład produkcyjny w innym mieście, biura klientów w całym kraju lub mieszkanie podatnika, który wykonuje zlecenia zdalnie. Do czasu uchwalenia Konstytucji Biznesu, przedsiębiorca musiał wskazywać stałe miejsce prowadzenia działalności, ale od 2018 roku już tego robić nie musi.
Jeśli przedsiębiorca podał stałe miejsce wykonywania działalności, to najczęściej to miejsce będzie rozumiane jako siedziba firmy. Jeśli jednak tego nie zrobił i firma de facto nie ma siedziby, to do celów podatkowych służy adres miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Jest to ważne szczególnie w przypadku rozliczenia podatku VAT. Zgłoszenie miejsca prowadzenia działalności wykonuje się bezpłatnie za pomocą druku CEIDG-1. Firma może mieć kilka miejsc prowadzenia działalności. Jedno powinno być podstawowe, a pozostałe wskazuje się jako dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Te wskazuje się na druku CEIDG-MW.
Brak siedziby firmy – ograniczenia
Nowe przepisy nie zwolniły wszystkich z obowiązku posiadania siedziby. Nadal w związku z odrębnymi przepisami istnieją takie obszary działalności, które muszą posiadać oficjalną siedzibę. Przykładem może być obowiązkowa siedziba firmy transportowej. Bez tego nie można uzyskać zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
Siedziba firmy w domu
Czy możliwa jest rejestracja firmy w mieszkaniu prywatnym? Jak najbardziej tak. Przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych, bardzo często zdarza się prowadzenie firmy w domu. W mieszkaniu można uwzględnić jedynie adres rejestrowy firmy (firma bez siedziby) albo uznać je również za miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Warto pamiętać o tym, że siedziba firmy w mieszkaniu niesie ze sobą konsekwencje ujawnienia (upublicznienia) adresu. Jeśli zatem zarejestrujemy firmę na własne nazwisko (przy działalności gospodarczej jednoosobowej nie można tego uniknąć) i podamy własny adres domowy, to będzie on widoczny w internecie w różnego rodzaju zestawieniach i bazach.
Dla wielu przedsiębiorców korzystnym rozwiązaniem związanym z miejscem prowadzenia działalności w domu jest możliwość zaliczenia niektórych wydatków związanym z mieszkaniem jako koszy uzyskania przychodu. Trzeba tu jednak pamiętać, że stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej związane z siedzibą mogą dotyczyć jedynie tych pomieszczeń, które służą tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności. W takim pomieszczeniu nie może zatem znaleźć się nic, co nie jest związane bezpośrednio z prowadzeniem biznesu.
Miejsce zameldowania a działalność gospodarcza
Dość częstym pytaniem, jakie mają osoby planujące założenie działalności gospodarczej jest to, czy siedziba działalności gospodarczej osoby fizycznej może być w innym miejscu niż mieszka przedsiębiorca i czy w jakiś sposób adres zameldowania właściciela wpływa na firmę. Czy można założyć firmę, nie posiadając meldunku?
Warto pamiętać, że adres siedziby firmy nie ma związku z adresem zameldowania jej właściciela. Adres prowadzenia działalności gospodarczej może być w zupełnie innym miejscu, np. województwie niż adres zameldowania, czy zamieszkania przedsiębiorcy.
Jeśli firma nie posiada siedziby, przedsiębiorca wskazuje adres do doręczeń. Nie musi to być wcale adres zamieszkania ani zameldowania. Dość częstym wyborem jest wirtualne biuro, które wskazuje się jako adres do doręczeń, rozumiany jako adres siedziby firmy i tak podawany w dokumentach i na fakturach.
Siedziba firmy a miejsce zamieszkania
Trzeba jednak pamiętać, że dla rozliczenia podatku dochodowego stosuje się adres zamieszkania podatnika, a w przypadku rozliczania podatku VAT - miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Może zatem się okazać, że przy różnych adresach różne będą też Urzędy Skarbowe, do których należy dostarczyć deklaracje.
Aby uniknąć zamieszania, warto będąc osobą fizyczną przynajmniej część działań prowadzić w miejscu zamieszkania, gdyż jeżeli czynności podlegające VAT wykonywane na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych, to miejscem rozliczeń osób fizycznych jest miejsce zamieszkania (w przypadku osób prawnych - adres siedziby).
Za każdym razem, kiedy przedsiębiorca zmienia miejsce prowadzenia działalności, musi zgłosić to w CEIDG, bo zmianie może ulec urząd właściwy dla rozliczeń podatkowych.
