Telekonferencja
Jedną z wielu metod komunikowania się w większych grupach są telekonferencje. To bardzo przydatne narzędzie w przypadku, kiedy dyskutanci nie przebywają w tym samym miejscu. Wybrani uczestnicy, o odpowiedniej godzinie podłączają się do wspólnej rozmowy. Mają możliwość komunikować się w taki sposób, jakby spotkali się w jednym pokoju.
Potrzeby tego rodzaju mogą zaistnieć w wielu okolicznościach. Ktoś może przebywać na wyjeździe służbowym, ale jego wiedza jest niezbędna w siedzibie firmy. Innym razem potrzebne jest skomunikowanie się osób zarządzających filiami jednego przedsiębiorstwa, rozsianymi po całym kraju lub świecie.
Często też konferencje telefoniczne przydają się, gdy rozmówcy znajdują się w różnych strefach czasowych. Należy szybko rozwiązać problem, ale specjaliści mieszkają na różnych krańcach świata - wtedy wystarczy grupowe połączenie.
Konferencja telefoniczna - jak się przygotować?
Bez względu na to, czy jesteśmy organizatorami połączenia konferencyjnego, czy tylko bierzemy w nim udział, jest kilka aspektów, o które powinniśmy zadbać, by wszystkim rozmawiało się komfortowo.
Po pierwsze należy sprawdzić, czy mamy naładowaną baterię. Nie zrobimy dobrego wrażenia, jeśli w trakcie rozmowy, nagle znikniemy.
Istotne też, by uczestnicy zorganizowali sobie (o ile jest to możliwe) odpowiednie miejsce do telekonferencji. Wydzielone pomieszczenie czy pokój hotelowy będą zdecydowanie lepsze niż ruchliwa ulica czy głośna restauracja. Nie chodzi tylko o jakość dźwięku, ale o komfort, by rozmawiać o rzeczach istotnych dla firmy wyłącznie w zaufanym gronie.
Kiedy czeka nas dłuższa rozmowa, najlepiej jest zaopatrzyć się w zestaw słuchawkowy. Dwie wolne ręce pozwolą na notowanie istotnych informacji lub przeglądanie dokumentów.
Rozmowa konferencyjna - jak zorganizować?
Przy organizowaniu rozmowy konferencyjnej należy zwrócić uwagę na kilka istotnych punktów.
Po pierwsze - aspekty techniczne. Często korzysta się z aplikacji, które oferują dostęp do tzw. pokoju konferencyjnego. Dzwoni się na specjalny numer i podłącza do grupy. Jednak wraz z rozwojem technologii, taka funkcja jest już dostępna w smartfonach i nie trzeba instalować zewnętrznych programów.
Tak, jak w przypadku zwykłego spotkania, i tu należy w odpowiedni sposób poinformować uczestników o planowanej telekonferencji. Wysłane zaproszenie powinno zawierać datę i godzinę, jeśli korzystamy z aplikacji - wtedy niezbędne będą również numer pokoju i kod dostępu. Gdy ktoś dołącza do konferencji po raz pierwszy, można wcześniej zapoznać go z instrukcją techniczną.
Jeśli jesteśmy inicjatorami rozmów konferencyjnych przez telefon, powinniśmy zadbać o podstawy. Należy przedstawić wszystkich członków, nakreślić temat i plan telekonferencji. Gdy każdy uczestnik ma wyznaczony czas na rozmowę, pilnujmy kolejności. Natomiast w przypadku luźnych dyskusji starajmy się kontrolować, czy każdy miał możliwość wypowiedzenia się.
