Transformacja cyfrowa – czy AI zastąpi pracowników działów HR?

Jestem bezsprzecznym dowodem na to, że my HR-owcy zastanawiamy się i badamy wpływ sztucznej inteligencji na naszą pracę oraz rolę, jaką odegra w procesach, które wspieramy. Interesuje mnie zarówno perspektywa krótko i długoterminowa. Na bieżąco poszukuję informacji na temat transformacji cyfrowej, technologii AI czy roli AI w biznesie. Analizuję dostępność innowacyjnych narzędzi usprawniających pracę działu HR, jakim zarządzam, pracę kadry menedżerskiej realizującej wizję i strategię organizacji, jak i samych pracowników.

Czy istnieje realna szansa, że sztuczna inteligencja zastąpi pracowników HR?

Zastanawiając się nad rolą AI w obszarze HR oraz ewentualnymi zagrożeniami związanymi z jej wprowadzeniem, postanowiłam zapytać o te kwestie samą sztuczną inteligencję (Chat GPT).

Uzyskałam odpowiedź, że specjaliści HR mogą być spokojni o swoje stanowiska, ponieważ AI nigdy nie zastąpi człowieka w tym, co ludzkie, a więc w reprezentowaniu i odczytywaniu emocji, podejmowaniu decyzji w oparciu o doświadczenia, okoliczności, warunki zewnętrzne, potrzeby, cele czy uczucia.

Chat „jest także przekonany”, że obszar human resources jest kluczowym elementem w zarządzaniu organizacją. Przypomina, że sztuczna inteligencja AI odgrywa coraz większą rolę w procesach zarządzania zasobami ludzkimi, niemniej zapewnia, że AI nie zastąpi całkowicie pracowników działów HR. Argumenty, na jakie się powołuje, są moim zdaniem całkiem zdroworozsądkowe. Wskazuje na aspekty pracy, z którymi nie poradzi sobie AI:

• Ludzki kontakt

Większość zadań w pracy HR-owców wymaga indywidualnego podejścia, empatii, zrozumienia sytuacji i potrzeb obu stron stosunku pracy, właściwych interakcji międzyludzkich, rozumienia wielowątkowości, reguł społecznych, mowy (razem z tonem głosu), w tym także mowy ciała. Jak twierdzi Chat: „sztuczna inteligencja nie jest w stanie w pełni zastąpić” człowieka w tym aspekcie pracy.

• Podejmowanie złożonych decyzji

Pewne jest, że AI może szybko przygotowywać dla działów HR różnorodną analitykę, dostarczać bardzo szerokie dane, współtworzyć wspierające narzędzia. Jednak ostatecznie decyzje, zwłaszcza te dotyczące kultury organizacyjnej, zarządzania zasobami ludzkimi i talentami, rozwiązywania konfliktów, motywowania, rekrutowania czy oceniania – wymagają ludzkiej intuicji, znajomości kierunku rozwoju organizacji, jej celów, łączenia wielu płaszczyzn jednocześnie. Te wszystkie kompetencje wynikają nie tylko z wiedzy, ale przede wszystkim z naszego doświadczenia, umiejętności wyciągania wniosków z analizy wielu danych, rozumienia strategii organizacji, znajomości aktualnej sytuacji ekonomicznej, rynku pracy czy warunków społeczno-kulturowych obszaru, w którym się pracuje.

Czytaj także: Sztuczna inteligencja sprawdza Twoje CV – jak przejść z sukcesem rekrutację?

Jak AI wspiera dziś dział HR? Przykłady

Jestem przekonana, że sztuczna inteligencja jeszcze długo nie będzie w stanie całkowicie zastąpić pracowników działów HR. Niemniej musimy pamiętać, że AI jest już gotowa, by wspierać nasze HR-owe procesy w szerokim zakresie, koncentrując działania na automatyzacji procesów rekrutacji czy wykonywaniu za nas pewnych elementów tych procesów np. powtarzalnych i rutynowych operacji. Poniżej kilka przykładów.

• Rekrutacja i selekcja

Wykorzystanie AI przy selekcji CV kandydatów, którzy zaaplikowali na nasze ogłoszenie jest już codziennością w pracy specjalistów ds rekrutacji.

Większość systemów rekrutacyjnych (ATS), jakimi wspierają się obecnie rekruterzy, ma dostępne funkcjonalności, w których sztuczna inteligencja weryfikuje zapisy CV (wyszukuje w CV słowa / frazy kluczowe) i w oparciu o treść naszego ogłoszenia generuje listę kandydatów, którzy przygotowali najlepiej pasujące CV (nie mylcie proszę z określeniem „lista najlepszych kandydatów” – pamiętajmy, że jesteśmy na etapie weryfikacji dokumentacji).

Sztuczna inteligencja AI w rekrutacji jest także w stanie szybko i efektywnie zweryfikować wymogi zawarte w kwestionariuszach rekrutacyjnych, i pozwala stworzyć listę kandydatów wg wskazanego kryterium / bądź kilku kryteriów. Przez co stanowi niezwykle wspierające dla rekrutera i optymalizujące pracę narzędzie.

• Czy sztuczna inteligencja jest lepsza niż ludzka intuicja w wyborze pracownika?

Odpowiedź brzmi: Nie. Sztuczna inteligencja za pomocą zaprojektowanych algorytmów zero-jedynkowo generuje wyniki, wskazując na dopasowanie zawartych w CV informacji do wymogów stanowiska ujętych w ogłoszeniu. Za pomocą sztucznej inteligencji nie jesteśmy w stanie zweryfikować, jakie kandydat ma podejście do pracy, jakie realnie ma umiejętności, co go motywuje do pracy, jakie ma wartości i finalnie – czy pasuje do naszego zespołu. W dalszym ciągu człowiek jest niezbędny do weryfikacji potencjału kandydata podczas rozmowy rekrutacyjnej i podejmowania decyzji o zatrudnieniu.

• Czy wykorzystanie AI w HR jest dużym zagrożeniem dla kandydatów?

Narzędzia oparte na AI mogą być przez kandydata postrzegane jako zagrożenie i utrudnienie. Sztuczna inteligencja, z jakiej korzystają obecnie ATS-y, wymaga od kandydatów – każdorazowo przygotowania dedykowanego CV pod konkretną ofertę pracy u danego pracodawcy, co znacząco zwiększy prawdopodobieństwo trafienia na listę dobrze dopasowanych CV do potrzeb pracodawcy.

Czytaj także: Kłamanie w CV – co grozi za kłamstwo w CV?

W jakich jeszcze procesach sztuczna inteligencja wesprze pracowników działów HR?

• Generowanie materiałów rekrutacyjnych i biznesowych

Fascynującym aspektem, w jakim sztuczna inteligencja może być dla nas nieocenionym wsparciem, jest możliwość niezwykle łatwego przygotowywania atrakcyjnych materiałów employer brandingowych, np. contentu na posty rekrutacyjne czy pokazujące atmosferę pracy wraz z dopasowaną grafiką, jak również filmów / rolek wysokiej jakości na nasze media społecznościowe, i to wszystko bez pracy zatrudnionego grafika. Sztuczna inteligencja jest w tym coraz lepsza. Barierą w korzystaniu z tych rozwiązań mogą być płatne wersje dostępu do zaawansowanych funkcjonalności AI.

• Analiza danych HR

Kolejnym obszarem, w którym możemy zastosować technologię AI w HR, jest zarządzanie danymi. AI może analizować ogromne ilości danych HR-owych w bardzo krótkim czasie, co pomaga pracownikom działów HR wyciągać wnioski, poszerzać wiedzę na temat kosztów i ich pochodnych, benefitów, fluktuacji, rotacji, czasu czy sposobu realizacji zadań przez nasze zespoły. Stosowanie w tych obszarach analityki AI wesprze specjalistów HR w rekomendowaniu zarządowi nowych rozwiązań (m.in. nowych benefitów zwiększających atrakcyjność pracodawcy na rynku) i w podejmowaniu strategicznych decyzji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.

• Ocena i rozwój pracowników

Przyznam, że to ogromne pole do popisu dla sztucznej inteligencji. Systemy oparte na AI mogą pomóc nam zbudować bardzo skuteczne, łatwe w użytkowaniu narzędzia, które przeprowadzą nas przez proces oceny i dalej rozwoju pracowników. Sztuczna inteligencja przygotuje treść ankiet z pytaniami, podpowie, jak zaplanować przeprowadzenie takiego procesu, w jakim okresie, jakie powinny być efekty takich działań. AI wskaże również ważne aspekty, jakie warto poruszyć podczas rozmów z pracownikami (co może wesprzeć działy HR w przygotowaniu „manuala" / szkolenia dla kadry menadżerskiej z przeprowadzania rozmów oceniających). Co więcej, system AI bardzo szybko posegreguje dane wg narzuconych kryteriów, dając podstawę do szerokich analiz / opracowań / rekomendacji.

Po uzyskaniu decyzji zarządu o wdrożeniu programów rozwojowych – pomoże także w przygotowaniu dopasowanych do potrzeb ludzi i możliwości organizacji planów szkoleniowych, ścieżek karier / sukcesji, a po przeprowadzeniu szkoleń – pomoże zaprojektować narzędzie i dokonać oceny ich efektywności.

• Badanie opinii pracowników

Mówiąc o zaletach sztucznej inteligencji, nie sposób pominąć faktu, że dzięki AI możemy w prosty sposób zweryfikować nastroje w organizacji i poziomy zadowolenia pracowników. Ale bądźmy spokojni, identyfikacja kłopotów to jedno, lecz ich rozwiązaniem dalej zajmuje się człowiek, gdyż to przecież człowiek wie, jak najszybciej rozwiązać dany problem, pamiętając o kierunku, w jakim rozwija się firma, o wymaganiach gospodarki / konkurencji, o misji, wizji i celach, jakie obrała sobie organizacja.

Czytaj także: „Wiele kobiet myśli: Nie awansuję, bo jestem za gruba”. Wywiad z autorką książki „Waga z głowy”

Jak sztuczna inteligencja wspiera procesy HR-owe? Przykład

Już dziś chat AI pomoże przygotować pełen proces badania satysfakcji pracowników. Poniżej przedstawiam nasze wspólne działania. Aby uzyskać konieczne informacje i dowiedzieć się, jak właściwie przygotować takie badanie, zapytałam o to Chat GPT.

• Pytanie do AI: Jak poprawnie przeprowadzić ocenę zadowolenia z pracy wśród pracowników?

Odpowiedź, jaką udzielił mi chat, była bardzo uporządkowana. Chat opisuje w profesjonalny sposób cel badania, proponuje metody badania, czyli narzędzia i sposoby przeprowadzenia ankiety wśród pracowników. Wskazuje obszary, o które możemy zapytać i przygotuje pomysły na gotowe pytania weryfikujące to, jak się pracuje w naszej organizacji (zarówno pytania zamknięte jak i otwarte).

AI proponuje, by w ankiecie zadać pracownikom pytanie:

Przypomina o zasadzie anonimowości, wskazuje optymalny czas na zbieranie odpowiedzi, jak również podpowiada, jak można przeanalizować zebrane dane według kryteriów ukrytych w pytaniach. Wskazuje także, że takie wyniki trzeba przedstawić osobom decyzyjnym, zakomunikować pracownikom, wdrożyć zmiany i monitorować ich postępy.

• Case study: Zaplanowanie badania satysfakcji z pracy wśród pracowników obszaru produkcji

Przetestowałam ten proces osobiście. Poprosiłam Chat o zaprojektowanie prostego badania satysfakcji dla grupy pracowników w firmie produkcyjnej o średniej wielkości zatrudnienia. Wyniki pracy narzędzia AI pokazały pewną strukturę badania wraz z opisanym celem i metodologią. Jednak dla mnie, jako praktyka z dużym doświadczeniem, wyniki zapytania były niewystarczające. Zabrakło pogłębienia treści pytań, pytań dedykowanych pod konkretne potrzeby grupy pracowniczej. Braki te wynikały z nieznajomości specyfiki firmy, dla której projektowane było badanie.

Dla osób mniej doświadczonych, wyniki pracy Chatu mogą być inspirujące i ukierunkowujące na pogłębienie treści pytań. Otrzymujemy nieźle dobrane kryteria / pytania dedykowane grupie pracowników produkcyjnych. Wystarczy je dopracować. Nie brakuje w odpowiedzi AI rekomendacji, co należy zrobić po zebraniu danych i przeanalizowaniu wyników.

Podsumowując: AI może być wsparciem dla pracowników znających organizację, mających wiedzę merytoryczną i doświadczenie w zakresie HR. Z pewnością pomoże w stworzeniu zarysu potrzebnego narzędzia, dalej jednak konieczne będzie dopracowanie narzędzia tak, by stało się dla nas realnie użyteczne.

Bardziej zaawansowana (niestety płatna) technologia AI wskaże także obszary, którymi należy się zająć natychmiast po przeprowadzeniu ankiety. Wskaże także potrzeby pracowników ujęte w odpowiedziach pytań otwartych, i co ważniejsze, zaproponuje ogólne rozwiązania ujawnionych poprzez ankietę problemów.

Rozwój sztucznej inteligencji – zagrożenie czy szansa?

Pomimo szybko rozwijającej się sztucznej inteligencji, to nadal człowiek w obszarze HR pozostaje głównym dowódcą i pozostanie nim jeszcze przez bardzo długi czas. Osobiście uważam, że nie ma co demonizować dynamicznego postępu i transformacji cyfrowej. Nie jesteśmy też w stanie zatrzymać rozwoju nowych technologii.

Przekornie powiem, że zamiast bojkotowania AI, zdecydowanie rekomenduję rozwój w tej dziedzinie, czyli zdobywanie wiedzy, uczenie się mechanizmów działania, osobiste testowanie i to nie tylko w tym jednym obszarze, jakim jest zarządzanie zasobami ludzkimi. Sztuczna inteligencja AI jest obecna wszędzie i z pełnym przekonaniem twierdzę, że może nas wspierać i być szansą na optymalizację naszych działań – ale jeszcze dziś nas nie zastąpi. Pomocna będzie jednak pod pewnymi warunkami – jeśli będziemy korzystać z dobrodziejstw sztucznej inteligencji TYLKO w oparciu o dobre intencje i właściwe moralnie cele, by nie stała się dla nas i dla innych zagrożeniem.

Czytaj także: Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?