Wykorzystanie wizerunku – czy pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika
Z jednej strony doskonale zdajemy sobie sprawę z ograniczeń, jakie zaczęły obowiązywać w związku z RODO. Z drugiej jednak, zdjęcia uśmiechniętych, profesjonalnych pracowników na stronie internetowej firmy budzą zaufanie i działają na korzyść marki. I tutaj pojawia się pytanie – czy przedsiębiorca może dowolnie dysponować takimi materiałami? Czy wizerunek pracownika biurowego jest chroniony podobnie jak dane o jego miejscu zamieszkania albo wieku?
Upublicznianie wizerunku pracownika w internecie
Odpowiedź jest prosta. Umieszczanie zdjęć na stronie internetowej, w ulotkach reklamowych, czy firmowej gazetce jest jak najbardziej legalne, ale musi być poprzedzone akceptacją pracownika. Co więcej nie można na nikim takiej zgody wymusić, a podwładny nie powinien się obawiać, że jeśli się nie zgodzi, zostanie zwolniony albo będzie traktowany gorzej niż pozostali.
Dokładne warunki wyrażenia zgody zawiera art. 7 RODO:
„1. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.” Biorąc pod uwagę ten zapis, najbezpieczniej jest uzyskać pisemną zgodę na wykorzystanie wizerunku (mimo że ta forma nie jest wprost wymagana prawnie).
„2. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrażą zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia osoby, której dane dotyczą, stanowiąca naruszenie niniejszego rozporządzenia nie jest wiążąca.” Pozwoli to uniknąć niedomówień i sytuacji, w której pracownik podpisze zgodę nieświadomie.
„3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.” To bardzo ważny punkt, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Nawet, jeśli ktoś podpisał oświadczenie o wykorzystaniu wizerunku, ale doszedł do wniosku, że jego decyzja nie była słuszna, może zgodę cofnąć, nie ponosząc przy tym żadnych kosztów czy konsekwencji.
„4. Oceniając, czy zgodę wyrażono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się, czy między innymi od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wykonania tej umowy.” Jak już wspomnieliśmy, jeśli przetwarzanie wizerunku nie jest bezpośrednio związane z obowiązkami pracownika (np. jego zadania wymagają identyfikacji wizualnej, zdjęcia na identyfikatorze), to pracodawca potrzebuje dobrowolnej zgody.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku – wzór
Publikowanie wizerunku pracowników w internecie jest przetwarzaniem ich danych osobowych, a zgodnie z art 6. pkt 1a RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. I o celu, w jakim ma zostać opublikowane zdjęcie, pracownik powinien zostać dokładnie poinformowany.
Choć nie ma jednego, sztywnego szablonu, na jakim powinna zostać spisana umowa o wykorzystanie wizerunku i nawet niekoniecznie musi mieć ona pisemną formę, trzeba pamiętać o wskazaniu kilku elementów.
1. Data – umożliwi określenie, od kiedy zgoda na upublicznienie wizerunku obowiązuje.
2. Strony umowy – kto i komu udziela zgody.
3. Przedmiot zgody – trzeba określić cel i zakres – np. umowa o wykorzystanie wizerunku w reklamie prasowej, publikacja zdjęcia na stronie internetowej w celach promocji firmy itd. Im dokładniej zostaną określone warunki, tym lepiej.
Posiadanie podpisanego przez pracownika dokumentu zawierającego powyższe informacje, pozwala pracodawcy legalnie przetwarzać dane osobowe, w takim zakresie, jaki został uzgodniony w oświadczeniu.
