Cała firma przeniosła się do home office, a ty potrzebujesz złożyć wniosek urlopowy. Jak skutecznie dopełnić tej formalności w przypadku pracy zdalnej z domu?
Co musi zawierać wniosek urlopowy?
Na początek trzeba zaznaczyć, że kwestie takie jak urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop bezpłatny i inne reguluje Kodeks pracy, w szczególności Dział siódmy tej ustawy. Jak poprawnie wypełnić wniosek urlopowy? Tutaj prawo pracy nie jest precyzyjne. Wniosek powinien zostać złożony na piśmie – ważne, by jasno wynikały z niego takie kwestie jak:
- kto składa prośbę o urlop,
- jakiego rodzaju urlop ma zostać udzielony,
- daty rozpoczęcia i zakończenia żądanego urlopu, dokładna liczba dni,
- rok, za który ma zostać udzielony urlop.
Warto też pamiętać, że w niektórych przedsiębiorstwach funkcjonują tzw. plany urlopowe. W takim przypadku, z wyłączeniem urlopów na żądanie, może zachodzić konieczność składania przez pracowników wniosków o urlop wypoczynkowy w konkretnym terminie – tak, by pracodawca mógł ustalić grafik urlopów na dany rok, z uwzględnieniem otrzymanych podań o urlop.
Wniosek urlopowy: czy można dostarczyć mailem?
Kodeks pracy nie precyzuje, czy wniosek urlopowy musi zostać sporządzony na papierze, a zatem dopuszczalna jest również forma elektroniczna. System składania e-wniosków sprawdza się w wielu firmach, nie tylko tych, w których powszechna jest praca zdalna.
Zazwyczaj składanie e-wniosków odbywa się za pośrednictwem platformy internetowej. Może być to prosty generator wniosków, jak również bardziej rozbudowany program, w którym np. wyświetlany jest kalendarz urlopowy czy podawane komunikaty o zaakceptowaniu wniosku. Co ważne, skorzystanie z takiej platformy/programu nie jest konieczne – równie skuteczne może być wysłanie maila. Kluczowe jest to, że pracodawca musi udzielić na otrzymany wniosek zgody.
Praca zdalna przez internet nie utrudnia zatem składania podania o urlop wypoczynkowy czy inny. Również inne kwestie formalne związane z przebiegiem zatrudnienia można załatwiać online. Przypomnijmy, że od 2019 r. pracodawca ma możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy i akt pracowniczych nie tylko w formie papierowej, ale i elektronicznej. Gwarantuje to Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
