Znowu zapomniałeś o pilnym telefonie czy spotkaniu? Zapisujesz zadania w kalendarzu i zapominasz kalendarza? Może warto poszukać nowej metody organizowania czasu pracy. Dowiedz się więcej o metodzie GTD i sprawdź, w jaki sposób może ona wesprzeć cię w efektywnym radzeniu sobie z codziennymi zawodowymi obowiązkami.
Metoda GTD - na czym polega?
Metoda GTD (Getting Things Done), na polski tłumaczona jako „efektywne załatwianie swoich spraw” czy „doprowadzanie zadań do końca”, to rodzaj metody zarządzania czasem pracy. Jej twórcą jest David Allen, specjalista w dziedzinie efektywnego organizowania czasu. Opisał jej założenia w książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”, która ukazała się również w Polsce pod tytułem „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”.
Główne założenia metody GTD to z jednej strony zwiększenie komfortu życia poprzez uszeregowanie codziennych spraw, uporządkowanie ich oraz ułatwienie skupienia na tych elementach, które wymagają realnego podjęcia działań. Z drugiej strony zalecenia Davida Allena mają na celu sukces osoby, która działa zgodnie z jej założeniami. Jako sukces definiuje się tutaj osiągnięcie zaplanowanych celów, załatwienie bieżących spraw bez konieczności zbędnego obciążania pamięci. Osoba działająca zgodnie z metodą GTD ma zwiększyć swoją produktywność oraz właściwie dobierać sposoby działania do statusu oczekujących na wykonanie zadań.
„GTD jest metodą całościową, co oznacza, że może być z powodzeniem stosowana nie tylko w pracy, ale również w życiu prywatnym. Stosowanie się do jej zasad może pomóc w uporządkowaniu codziennych spraw i sprawieniu, że ich natłok nie będzie nas przerażał, a same zadania będą realizowane na czas oraz bez niepotrzebnego stresu” – mówi Michał Filipkiewicz z portalu Praca.pl.
System pracy z metodą GTD
W jaki sposób metoda ta ma usprawnić codzienne funkcjonowanie w pracy? Allen proponuje zarządzanie czasem w postaci 5 kroków:
1. Kolekcjonowanie
Na tym początkowym etapie użytkownik metody GTD formuje „koszyk”, w którym umieszcza wszystkie czekające go zadania. Istotne jest skrupulatne notowanie wszystkich planów, informacji i pomysłów, które czekają na realizację w przyszłości. Nie jest ważne, w jakiej formie zostaną one zgromadzone (zapisów w notesie, kalendarzu czy w dedykowanej aplikacji na smartfonie), istotne jest jednak, by mieć poczucie, że zbiór przyszłych wyzwań jest kompletny. Nie ma znaczenia również, czy plany dotyczą „małych” rzeczy (np. wykonania telefonu do klienta), czy „dużych” (zmiana pracy), ważne by wszystkie one zostały umieszczone w jednym miejscu.
2. Analiza
To według metody Allena bardzo ważny etap, w którego trakcie regularnie (np. co dwa dni) wraca się do zbioru swoich przyszłych wyzwań i zadaje pytanie, czy dany problem wymaga natychmiastowej reakcji. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zgodnie z przyjętymi zasadami można wykonać następujące czynności: wykonać zadanie natychmiast (jeśli nie zajmie to dłużej niż dwie minuty), delegować innej osobie lub umieścić je w kalendarzu pod konkretną datą. Jeśli dany projekt nie wymaga natychmiastowego działania, należy wybrać jedną z możliwych aktywności: przeniesienie do archiwum, umieszczenie na liście „być może/w przyszłości” lub też usunięcie, jeśli dana czynność będzie jedynie niepotrzebnym marnowaniem czasu.
Zajmując się analizą oczekujących spraw, warto pamiętać, by rozpoczynać od najstarszych spraw znajdujących się w koszyku, zajmować się tylko jedną sprawą naraz, a także nie odkładać zadań z powrotem do koszyka, bo w ten sposób niepotrzebnie gromadzą się czekające zadania.
3. Porządkowanie
Na tym etapie Allen zaleca pogrupowanie problemów we wspólne konteksty (np. telefony, maile czy spotkania), co przyspieszy i ułatwi wykonywanie zaplanowanych zadań. Innym ważnym aspektem poruszanym przy kwestii porządkowania są projekty, czyli czynności, które są sumą pojedynczych działań. Zgodnie z metodą GTD należy uświadomić sobie i szczegółowo rozpisać części składowe projektów, by wyznaczyć czas i sposób ich wykonania.
4. Przegląd
David Allen zaleca regularne (codzienne) analizowanie stanu realizowanych zagadnień. Przynajmniej raz w tygodniu warto według metody GTD zrobić pełny przegląd, który będzie weryfikacją stanu realizacji wszystkich zadań i projektów.
5. Realizacja
Na tym etapie „uzbrojona” w wiedzę z poprzednich punktów osoba stosująca technikę GTD może przystąpić do efektywnego wypełniania swoich zawodowych obowiązków. Warto jednak pamiętać o pozostawieniu przestrzeni czasowej na mogące się pojawić nieprzewidziane wyzwania.
Metoda GTD w Polsce
Popularność metody Davida Allena w Polsce rośnie, czego dowodem jest to, że pojawiają się firmy, które posiadają w swojej ofercie szkolenia z zarządzania czasem według jego wskazówek. Metoda GTD jest również obiektem zainteresowania coachów i trenerów aktywnie dyskutujących o niej na forach internetowych. Istnieją również polskie blogi zajmujące się zarządzaniem czasem, które poświęcają wiele uwagi metodzie Davida Allena.
Metoda GTD plusy i minusy
Metoda GTD może znacznie przyczynić się do wzrostu efektywności pracy oraz sprawić, że wykonywanie obowiązków będzie wiązało się z mniejszym stresem. Uporządkowanie i zhierarchizowanie przyszłych projektów pomoże w ich terminowej realizacji oraz ułatwi osobie stosującej się do zasad Allena zwiększenie kontroli nad swoim życiem.
Rzadko słyszy się o minusach tej metody. Do wad można zaliczyć trudności w jej wdrożeniu – konieczność notowania, systematycznego weryfikowania. Niektórzy też twierdzą, iż odciążanie pamięci częściowo ją rozleniwia. Jednocześnie te same osoby wskazują, iż jest wiele innych alternatywnych sposobów do tego, by ćwiczyć umysł i tę ujemną cechę metody GTD łatwo jest zniwelować.
Organizacja czasu a metoda GTD
Na koniec warto wspomnieć, że organizacja czasu systemem GTD jest popularną, ale nie jedyną metodą zarządzania.
Można spotkać się jeszcze np. z:
- metodą matrycy Eisenhowera rozróżniającą zadania pod względem pilności i ważności,
- metodą ABC, w której określa się trzy grupy ważności zadań,
- blokami czasowymi w zarządzaniu, dzielącymi kalendarz zadań na określone grupy (dostosowane do naszego czasy pracy),
oraz wiele innych.
Najważniejsze, by dobrać metodę najwygodniejszą i najefektywniejszą w stosunku do własnych potrzeb.
