W przypadku pracy zdalnej z domu pojawia się ryzyko, że pracodawca będzie oczekiwał od podwładnego większej gotowości do wykonywania zadań poza normalnymi godzinami funkcjonowania biura. W jaki sposób ewidencjonować czas pracy, żeby nie było wątpliwości, czy podwładny przekroczył dzienny grafik? Jak liczyć nadgodziny w pracy zdalnej?
Rozliczenie nadgodzin w pracy zdalnej
Pojawienie się koronawirusa w Polsce wywołało masowe przenoszenie zatrudnionych w tryb pracy home office. Tysiące pracodawców stanęło przed trudnym wyzwaniem zorganizowania pracy zdalnej biurowej. Pojawiły się problemy nie tylko technologiczne – zapewnienie sprzętu, zabezpieczeń sieciowych – ale i prawnej. W Kodeksie pracy nie funkcjonują bowiem terminy home office, praca zdalna – najbliżej tym pojęciom jest tzw. telepraca. Jest to forma pracy poza biurem, która nie ma charakteru okazjonalnego (jak home office), ale stały.
W przypadku pracy z domu jedną z największych trudności stanowi rozliczanie pracowników z czasu pracy. Przełożony ma ograniczoną możliwość weryfikowania, kiedy podwładny wykonuje obowiązki. Zazwyczaj rozliczenie następuje na podstawie przekazywanych efektów pracy. Rzadziej stosuje się programy służące do monitorowania aktywności pracownika na komputerze. Wiele firm, kiedy ma dowód w postaci wykonanego projektu, że podwładny rzeczywiście wypełniał obowiązki, nie widzi potrzeby wprowadzania aż tak ścisłej kontroli czasu pracy.
Ponieważ brakuje szczegółowych przepisów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy zdalnej, firmy obowiązują ogólne przepisy Kodeksu pracy (Dział Szósty – Czas pracy).
Najważniejszą zasadą jest to, że tygodniowy czas pracy podwładnego (pomijając kadrę zarządzającą) wraz z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym. Pracownikowi przysługuje również 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku na dobę, a także 35 godzin w tygodniu (z wyjątkami).
Praca może być wykonywana w różnych systemach, w zależności od zapotrzebowania firmy – np. równoważnym, indywidualnym, przerywanym, w ruchu ciągłym. W przypadku pracy zdalnej często stosuje się ruchomy czas pracy. To wygodne rozwiązanie, dające pracownikowi pewną elastyczność w wyborze godzin, a jednocześnie gwarantujące, że podwładny będzie na stanowisku w określonym przedziale czasowym.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 40. Kp.:
§ 1. Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.
§ 2. Rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.
§ 3. Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 nieprzerwany dobowy odpoczynek pracownika i art. 133 nieprzerwany tygodniowy odpoczynek pracownika.
§ 4. W rozkładach czasu pracy, o których mowa w § 1 i 2, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Jak widzimy, są dwie możliwości. Pierwszy wariant jest taki, że pracownik ma z góry ustalony rozkład tygodniowy, uwzględniający fakt, że w różne dni zaczyna pracę o różnych porach. Drugi zakłada pewien przedział czasowy, w którym pracownik zaczyna i kończy pracę.
Ponowne podjęcie zadań w tej samej sobie pracowniczej (czyli kolejnych 24 godzinach od rozpoczęcia pracy) nie skutkuje nadgodzinami, o ile pracownik będzie się trzymał ustalonego rozkładu czasu pracy. Jeśli natomiast kolejnego dnia podejmie obowiązki np. 2 godziny przed rozpoczęciem kolejnej doby pracowniczej, wówczas będzie to praca w godzinach nadliczbowych.
Kiedy dopuszczalne są nadgodziny w pracy zdalnej?
W przypadku home office pracodawcę obowiązują te same przepisy dotyczące nadgodzin, co wówczas, gdy podwładny wypełnia obowiązki z biura czy jakiegokolwiek innego miejsca. Przypomnijmy, że praca w godzinach nadliczbowych musi być usprawiedliwiona prowadzoną akcją ratowniczą lub szczególnym zapotrzebowaniem firmy – nie powinno stanowić normy. Gdy nadgodziny wynikają z wyjątkowych potrzeb pracodawcy, ich liczba nie może przekraczać 150 godzin w roku kalendarzowym.
Jak wspomnieliśmy, ewidencjonowanie czasu pracy może następować przez wspomniane oprogramowanie komputerowe czy aplikacje. Takie rozwiązanie bywa korzystne również dla zatrudnionych. Praca zdalna i work life balance niekoniecznie idą w parze. Tym, którzy mają problem ze skupieniem się na obowiązkach w domu, narzucone godziny pracy i ścisła kontrola pomogą nie przeciągać obowiązków na cały dzień.
Warto pamiętać, że jeśli pracodawca obawia się, że czas pracy będzie niewłaściwie wykorzystywany w home office, może zaproponować podwładnemu system zadaniowy. W takim wypadku przełożony ustala z pracownikiem czas, jaki jest potrzebny na wykonanie zadań służbowych (z zachowaniem ogólnych przepisów dotyczących norm czasu pracy).
