Organizowanie zebrań
Zebranie z pracownikami wielu osobom kojarzy się ze stratą czasu. Wielogodzinne narady, z których niewiele wynika, są męczące i często dałoby się je zastąpić szybkim spotkaniem bądź e-mailem wysłanym do wiadomości wszystkich zainteresowanych. Niektóre sprawy wymagają jednak omówienia na forum i w takiej sytuacji prowadzący spotkanie powinien się dobrze przygotować.
Po co organizuje się zebrania firmowe? Cele mogą być różne: podsumowanie zrealizowanego projektu, omówienie zasad pracy, zbieranie pomysłów, zbadanie opinii specjalistów… Spotkania mają charakter cykliczny albo są organizowane w odpowiedzi na konkretną potrzebę. W każdym przypadku zdefiniowanie intencji jest niezwykle ważne. Od niej zależy długość i przebieg zebrania pracowniczego.
Plan zebrania
Jak poprowadzić zebranie, aby osiągnąć założone cele i nie tracić czasu. Odpowiedź jest krótka: „według planu”. Na wstępie warto określić temat spotkania. Wraz z nim należy przekazać wszystkie informacje, niezbędne zgromadzonym osobom do udziału w spotkaniu. Jeśli omawiany problem jest złożony, wypunktujmy zagadnienia. To pozwoli dopilnować, by nic, co ważne, nie zostało pominięte. Bądźmy konkretni, unikajmy dygresji i nie pozwalajmy pracownikom zbaczać z tematu. Jeśli każdy chciałby opowiedzieć zabawną, z życia wziętą historię, narada dłużyłoby się w nieskończoność.
Gdy zaopatrzymy zespół w niezbędną wiedzę, poprośmy o komentarze, opinie. Jeśli problem ma zostać rozwiązany wspólnie, warto zastosować burzę mózgów. Bardzo istotne jest sprawne poprowadzenie tej części spotkania, tak aby można było bez problemu wyciągnąć wnioski. Ostatni punkt w planie zebrania to podsumowanie, podjęcie decyzji i wynikających z niej konsekwencji dla pracowników. Ważne, aby wychodząc z sali, wszyscy mieli jasność odnośnie dalszej pracy i kolejnych działań.
Zebranie produkcyjne w firmie - zasady
O czym należy pamiętać w kwestii organizacji zebrań? Jak poprowadzić spotkanie, aby było efektywne? Jedną z głównych zasad jest zapraszanie tylko tych osób, których temat dotyczy. Pracownik niezainteresowany zagadnieniem po prostu będzie się nudził i może rozpraszać innych. Zmarnuje także czas, który mógłby przeznaczyć na obowiązki. Najlepiej rozmawia się w mniejszych grupach, poniżej 10 osób.
Zawsze powinien zostać określony czas, który planujemy poświęcić na spotkanie, a nawet na każde zagadnienie. Pewna elastyczność w podejściu do przestrzegania tych założeń jest wskazana, ale jeśli widzimy, że kolejne minuty płyną, a efektów brak, należy zareagować. Przygotowując się do zebrania, warto także zhierarchizować zagadnienia. Rozpoczęcie od najistotniejszych, najpilniejszych spraw daje szansę na ich dokładne omówienie i podsumowanie, a jeśli kończy się czas spotkania, zagadnienia mniej ważne można przełożyć na kolejny termin.
Dobrą metodą na szybkie zebranie jest organizacja go w sali bez krzeseł. W pozycji stojącej niepotrzebne przedłużanie będzie zwyczajnie niekomfortowe. Zgromadzeni uczestnicy nie powinni także korzystać z telefonów, laptopów, wychodzić w trakcie. Odpowiednio wczesne poinformowania o terminie i planowanej długości zebrania pozwoli wymagać od podwładnych dyscypliny.
