Biznesowa etykieta określa zasady, do których należy się stosować w różnych sytuacjach zawodowych. Jej znajomość pomaga nie tylko budować dobre relacje ze współpracownikami i klientami, ale także pełni ważną rolę w kształtowaniu pierwszego wrażenia. Przed spotkaniem z przyszłym pracodawcą warto nie tylko zgłębić wiedzę o firmie, do której aplikujemy, oraz przygotować się na pytania ze strony potencjalnego pracodawcy, ale także poznać reguły etykiety w biznesie. Stosując w praktyce pewne zasady, odpowiednio zaprezentujesz się w trakcie rozmowy oraz lepiej wypadniesz w oczach przyszłego pracodawcy.
Spis treści
Przygotowanie do spotkania
Jednym z elementów etykiety biznesowej jest odpowiedni ubiór. Znajomość zasad, jakie rządzą tym aspektem, przydaje się również w trakcie rozmów rekrutacyjnych. Przygotowując się do takiego spotkania, należy więc zwrócić uwagę na odzież, jaką przywdziewamy. W sytuacjach zawodowych warto prezentować się godnie: skromna i schludna odzież wzmacnia Twoje kompetencje oraz powoduje, że partnerzy biznesowi obdarzają Cię zaufaniem. W życiu zawodowym postaw na stonowane kolory (np.: granat, biel, błękit, grafit, czerń). Wybieraj klasyczne fasony, które szybko nie wychodzą z mody. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej sprawdzi się nie tylko garnitur czy garsonka, ale także zestaw koordynowany, czyli spodnie z pasującą do nich marynarką lub spódnica z żakietem. Koszula lub bluzka powinny mieć długie rękawy.
Klasyczne buty (wiązane półbuty lub czółenka na niezbyt wysokim obcasie) muszą być czyste. Unikaj prześwitujących tkanin oraz zbyt strojnych wzorów. Postaw na skromną i tzw. podstawową biżuterię, do której zaliczają się m.in.: zegarek, obrączka, skromny pierścionek i niewielkie kolczyki (dwa ostatnie elementy dotyczą oczywiście jedynie pań). Oszczędnie używaj wody toaletowej czy perfum – zwróć uwagę na to, że intensywny zapach w niewielkim pomieszczeniu nie tylko robi złe wrażenie, ale także drażni. Pamiętaj, że strój jest rodzajem wizytówki, która bardzo wiele mówi o Tobie.
Czytaj także: Dress code w pracy, czyli pracownik odpowiednio ubrany
Tuż przed rozmową
Spotkanie kwalifikacyjne zaczyna się już w recepcji lub w sekretariacie firmy, do której aplikujesz. Pojawiając się na miejscu, podaj swoje imię i nazwisko oraz powiedz, z kim oraz na jaką godzinę jesteś umówiony (nie przekręcaj nazwiska gospodarza – wcześniej dokładnie sprawdź, a w razie czego zanotuj, jak ono brzmi). Jeżeli okaże się, że musisz poczekać (bo np. przedłuża się poprzednia rozmowa) – zapytaj, gdzie możesz usiąść.
Wykaż się cierpliwością: w przypadku spóźnienia gospodarza nie dopytuj natarczywie w recepcji bądź w sekretariacie o czas rozpoczęcia spotkania. Jeżeli okaże się, że musisz dłużej poczekać, zajmij się swoimi sprawami: możesz np. w tym czasie raz jeszcze przejrzeć dokumenty aplikacyjne. Koniecznie wycisz lub wyłącz telefon komórkowy: dzwonek w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej źle świadczy o manierach kandydata. Jeżeli zapomnisz o komórce, która rozdzwoni się w czasie spotkania, w żadnym wypadku jej nie odbieraj (przeproś rozmówcę za niedogodność i wycisz sygnał). Opisane powyżej zasady sprawdzają się nie tylko podczas rozmów kwalifikacyjnych, ale także w innych sytuacjach biznesowych – m.in. w trakcie wizyt u klientów.
Pierwsze chwile kontaktu
Sposób powitania jest świetnym sprawdzianem szacunku, jakim darzymy innych: pierwsze minuty bywają decydujące. Nie podawaj ręki na powitanie – poczekaj na gospodarza, do którego w tej sytuacji należy inicjatywa. Jeżeli osoba, która Cię zaprosiła, nie zdecyduje się na ten ruch, nie wyręczaj jej. Pamiętaj, że nie wszystkie spotkania w życiu zawodowym muszą zaczynać się podawaniem dłoni – do tej kategorii należą rozmowy kwalifikacyjne. Jeżeli jednak dojdzie do takiego powitania, odwzajemnij się zdecydowanym uściskiem. Nie podawaj tzw. luźnej dłoni. Nie znaczy to jednak, że musisz silnie i długo potrząsać ręką drugiej osoby. Pamiętaj o tym, aby podczas powitania uśmiechnąć się, popatrzyć w oczy rozmówcy oraz podać swoje imię i nazwisko.
Czasami rozmowy kwalifikacyjne odbywają się nie w gabinecie, ale np. w sali konferencyjnej, do której trzeba dojść. Pamiętaj, że w takich sytuacjach na miejsce spotkania zawsze prowadzi gospodarz, a gość podąża za nim (to uzasadnione z praktycznego punktu widzenia, jeżeli np. trzeba iść krętymi korytarzami).
Wchodząc do pomieszczenia, w jakim odbywa się rozmowa kwalifikacyjna, poczekaj na wskazanie miejsca, na którym możesz spocząć. Nie zajmuj krzesła, które wydaje Ci się najwygodniejsze lub które jest np. najbliżej drzwi – może się okazać, że chce na nim usiąść osoba rekrutująca. Podobnie zachowuj się w trakcie wizyt u Twojego klienta czy partnera biznesowego.
W trakcie rozmowy
Podczas wszelkich spotkań biznesowych (nie tylko w trakcie rekrutacji) słuchaj swoich rozmówców. Pamiętaj, aby robić to w tzw. aktywny sposób. Nie tylko z uwagą wsłuchuj się w wypowiadane przez nich słowa, ale także potwierdzaj, że podążasz za tokiem rozumowania. Od czasu do czasu możesz wtrącić: „Oczywiście, rozumiem”, „Tak, zgadza się”. W ten sposób prezentujesz nie tylko dobre maniery, ale także wysoki poziom zaangażowania w rozmowę.
Dzięki takiemu zachowaniu budujesz również dobrą atmosferę każdej rozmowy – nie tylko rekrutacyjnej. Pamiętaj, że aktywne słuchanie polega nie tylko na używaniu słów: podczas spotkań wspomagaj się także elementami pozawerbalnymi, czyli odpowiednią mową ciała. Patrz więc rozmówcy w oczy, siedząc, kieruj się w jego stronę, kiwaj głową na znak zrozumienia, zachowuj sympatyczną mimikę, stosuj wyważoną oraz spokojną gestykulację (nie machaj nerwowo rękami).
Zakończenie i podziękowanie
Zgodnie z zasadami etykiety biznesowej inicjatywa zakończenia spotkania należy do gościa. W tym przypadku panuje podobna zasada, jak podczas rozmów telefonicznych: ten, kto dzwoni, żegna się pierwszy. Podczas rozmów kwalifikacyjnych jest inaczej: inicjatywa zakończenia rozmowy leży po stronie tego, kto na nią zaprosił. Pod koniec każdego spotkania zawodowego warto poświęcić czas na wymianę podziękowań – wtedy, kiedy np. gospodarz odprowadza gościa do wyjścia i kiedy już nie wypada dyskutować o poważnych sprawach biznesowych.
Podobne obyczaje panują w trakcie procesu rekrutacyjnego: osoba biorąca w nim udział powinna podziękować za zaproszenie na spotkanie (nawet, jeżeli nie poszło ono po jej myśli i pracę otrzyma ktoś inny). Takie zachowanie buduje miłą atmosferę oraz stanowi uzupełnienie pozytywnego wrażenia, jakie po sobie pozostawiamy. Pamiętajmy, że uprzejmość to ważny element kształtujący pozytywny wizerunek osobisty w różnych sytuacjach – nie tylko w tych stricte zawodowych.
Elżbieta Żurek
doradca i trener kształtowania wizerunku, autorka książek
Czytaj także: Zwolnienia grupowe – zasady, regulamin, odprawa, ustawa
