Prokrastynacja – czym jest, po czym poznać chorobę cywilizacyjną, przyczyny

Prokrastynacja często nazywana jest chorobą cywilizacyjną. Niektórzy cały czas traktują ją jak wymówkę leniwych osób. Psycholodzy coraz częściej uznają jednak, że jest to zaburzenie psychiczne, które powinno być leczone. Co kryje się pod pojęciem prokrastynacji? Czy walkę z prokrastynacją i rozpraszaczami można wygrać?

Prokrastynacja – co to?

Czasami słyszy się, że prokrastynacja to lenistwo, gdyż w obu przypadkach efektem jest niewykonanie zadania. A jednak, w przeciwieństwie do firmowych obiboków, prokrastynator doświadcza ogromnego poczucia winy, stresu i wielu innych negatywnych emocji, chciałby przestać prokrastynować i ulepszyć swoje codzienne funkcjonowanie. Mimo to często nie potrafi – problem prokrastynacji może być bardzo trudny do rozwiązania, wymaga zastosowania różnych technik, a niekiedy terapii. Na początek wyjaśnijmy więc, czym jest chroniczna prokrastynacja, a potem przejdziemy do tego, jak z nią skutecznie walczyć.

Prokrastynacją określa się ciągłe odkładanie spraw na później i unikanie obowiązków – z wiecznym zamiarem wykonania ich w nieokreślonym momencie w przyszłości (który może nigdy nie nastąpić). Prokrastynacja najczęściej dotyczy zadań, które nie sprawiają nam przyjemności, ale musimy je wykonać. Często takie zachowanie można zauważyć w pracy. Nałogowe przekładanie wypełnienia zleconych nam obowiązków może być związane z poczuciem lęku przed porażką, małą wiarą w swoje siły i możliwości.

Jak rozpoznać u siebie taką przypadłość? Odkładanie spraw do załatwienia nie musi być spowodowane zwykłym „nie chce mi się”. Najczęściej dana osoba decyduje się na zrobienie czegoś, jednak z pewnych przyczyn (ale nie jest to lenistwo) odkłada wykonanie zadania na tak zwane jutro. Następnego dnia sytuacja się powtarza i trwa to w nieskończoność. Oczywiście pracownik cały czas znajduje usprawiedliwienie dla swojego postępowania, ale w końcu pod wpływem presji zostaje zmuszony do wykonania polecenia. Często prokrastynacja może skutkować upomnieniem, naganą lub nawet dyscyplinarnym zwolnieniem, ponieważ pracownik nie wywiązał się ze swoich obowiązków.

Prokrastynacja – przyczyny

Wśród przyczyn prokrastynacji psychologowie wymieniają między innymi:

• perfekcjonizm – dana osoba wciąż uważa, że nie znalazła idealnej metody wykonania zadania, a w rezultacie nie robi nic,
• lęk przed porażką – wizja popełniania błędu jest zbyt paraliżująca, by zacząć działać.

Hamulcem przed podjęciem działania może być zbyt mała wiara w siebie. Przykładowo, pracownik jest przekonany, że ma niewystarczające kompetencje, umiejętności czy wiedzę, aby sprostać stawianym wymaganiom. W związku z tym podwładny nie będzie widział sensu w podejmowaniu jakichkolwiek działań, ponieważ według niego nie zakończą się sukcesem. Takie zachowanie dotyczy zwłaszcza osób, które cechuje perfekcjonizm.

Innymi powodami prokrastynacji mogą być brak natychmiastowych rezultatów lub mało atrakcyjne zadanie. Wówczas cała uwaga skupia się na bardziej lubianych obowiązkach. Osoby, które odkładają coś na później, mogą mieć też problemy z koncentracją i łatwo się rozpraszać.

Co charakterystyczne, osoby dotknięte prokrastynacją doświadczają szczególnie dużych problemów ze skupieniem się na długofalowych, dużych projektach. Z jednej strony wydaje im się, że mają na nie bardzo dużo czasu, z drugiej skala zadania ich przytłacza – trudno jest im zacząć. Bariera psychiczna przed podjęciem aktywności potęguje stres, frustrację, złość na siebie – co dodatkowo podkopuje samoocenę i wzmaga lęk przed porażką.

Prokrastynacja – jak z nią walczyć?

• działanie etapowe

Jeśli prokrastynacja uniemożliwia nam wykonanie dużego, rozbudowanego zadania, podzielmy je na mniejsze części. Do każdej z nich określmy konkretny deadline. Dużo łatwiej będzie zwalczyć w sobie pokusę odkładania na później i tłumaczenia, że „mamy jeszcze czas”, gdy stanie przed nami jedynie małe zadanie, niewymagające aż tak dużego wysiłku.

Dzięki temu nie poczujemy się przytłoczeni nadmiarem obowiązków oraz w szybszym tempie pokonamy kolejne przeszkody. Pamiętajmy, by przestrzegać ustalonych przez siebie terminów zakończenia kolejnych etapów realizowanego projektu. Taka strategia pozwoli nam budować poczucie panowania nad sytuacją oraz wiarę w możliwość zakończenia całości projektu w terminie.

• wyobrażanie sobie sukcesu

Ta metoda jest skuteczna zwłaszcza w przypadku, gdy problem z odkładaniem obowiązków na później ma charakter długotrwały. Jeśli nie wiemy, jak ruszyć naprzód, użyjmy wyobraźni. Zwizualizujmy sobie moment, w którym kończymy pracę nad zadaniem. Postawmy siebie w sytuacji, gdy stres związany z odwlekaniem obowiązków mamy już za sobą. Poczujmy związaną z tym ulgę. Wizja sukcesu i pozbycia się obciążenia mogą być motorem zmian oraz pierwszym krokiem do zwalczenia prokrastynacji.

• znajdźmy to, co możemy polubić

Odwlekamy podjęcie zaplanowanego działania, bo podświadomie czujemy, że nie jest ono zbyt ciekawe? Zmobilizowanie się do wykonania nużącej pracy może nie być proste, ale nawet na takie wyzwanie są sposoby. Wynika to z faktu, że niemal w każdej, nawet najmniej interesującej czynności są elementy, które dają się lubić i mogą przynieść satysfakcję.

Wydaje się to niemożliwe? Warto dać szansę tej strategii. Przykładowo – nie lubimy pisać raportów, a to należy do naszych obowiązków? Ale przecież w raportach znajdą się również zestawienia liczbowe, w których być może jest coś interesującego – wnioski, analizy, obserwacje. Skupiając się na nich, łatwiej będzie przejść przez tę mniej ciekawą część zadania. Postarajmy się dostrzec, że każde rozbudowane zlecenie składa się z wielu czynności.

• a co by było, gdyby…?

Niekiedy skutecznym motywatorem do podjęcia zaniechanych zadań może być uświadomienie sobie konsekwencji jego niewykonania. Jeśli nie możemy zmobilizować się do działania za pomocą pozytywnych bodźców, zwizualizujmy sobie, co się stanie, jeśli przekroczymy wyznaczony deadline.

Czy naprawdę potrzebujemy trudnych rozmów z przełożonymi i niezbyt miłej atmosfery w zespole? W jaki sposób niedopełnienie obowiązków może wpłynąć na nasz firmowy wizerunek? Nie chodzi tu o straszenie czy deprymowanie, ale o realną ocenę możliwych konsekwencji zaniechania powierzonych Ci zadań. Określenie możliwych strat spowodowanych niedopełnieniem swoich obowiązków może być czynnikiem, który spowoduje, że z powodzeniem wykonamy swój plan.

• nagroda czeka!

„Popraw oceny, to pojedziesz na wycieczkę”. Zapewne wielu z nas było w ten sposób motywowanych do wysiłku w dzieciństwie. Metoda nagradzania za dobre nawyki może się okazać przydatna w walce z prokastynacją. Tym razem premią za rzetelne i terminowe wykonanie zadania może być coś, na czym nam zależy, ale co uważaliśmy za luksus – karnet na siłownię, nowa książka, jeszcze jedna para butów, wypad na weekend w interesujące miejsce. Ważne, żeby pamiętać o tym, by nagroda była współmierna do podjętych działań – nie może to być nagradzanie się za napisanie każdej strony raportu czy wysłaniu pojedynczego maila. Świadomość czekającej po zakończeniu zadania przyjemności będzie zachęcać do wydajniejszej i bardziej efektywnej pracy.

• pierwszy krok nie jest taki trudny

Od kilkunastu minut robimy wszystko, żeby nie usiąść do biurka? Prześladuje nas biała kartka edytora tekstu? Im dłużej zwlekamy, tym trudniej będzie rozpocząć wykonywanie zadania. Dlatego tak ważne jest, by przerwać obecny stan prokrastynacji i zacząć działać – nie za chwilę, nie za godzinę, ale właśnie teraz. Zakończmy ciąg zastępczych czynności.

Nie potrzebujemy kolejnej herbaty czy ostatniego spojrzenia na skrzynkę mailową. Zacznijmy działać teraz, a nawet się nie zorientujemy, jak szybko skończymy zaplanowane działania. Nie skupiajmy się na tym, ile czasu zmarnowaliśmy, nie dajmy się rozproszyć wyrzutom sumienia. Liczy się to, co jest teraz. I właśnie teraz pokonamy prokrastynację i osiągniemy cel.

5 sposobów, jak sobie radzić z prokrastynacją na home office

Odwlekanie w czasie nielubianych spraw jest szczególnie kuszące w pracy zdalnej – gdy w większym stopniu to od nas zależy, jak wygląda rozkład zajęć, szef nie patrzy nam na ręce, podlegamy mniejszej kontroli i presji otoczenia. Jak zwalczyć prokrastynację na home office? Oto kilka sposobów – wypróbujmy je już teraz (a nie jutro).

• ustalmy priorytety zadań

Przyczyną odwlekania może być poczucie, że mamy zbyt dużo na głowie. Ponieważ męczących zadań do wykonania jest tak wiele, czujemy się jak w potrzasku – i uciekamy. Robimy wszystko, by tylko trzymać się z dala od nawału obowiązków.

Jak wyżej wspomniano, sprawy do załatwienia nie będą wydawać się tak przytłaczające, jeśli podzielimy je na mniejsze części. Na początek ustalmy priorytety – najważniejsze i najpilniejsze zadania (mogą to być dwie grupy). Potem zastanówmy się nad czynnościami, które rzeczywiście możemy przesunąć na później. Do każdego dodajmy deadline – zadbajmy jednak o to, by nasz grafik nie był zbyt przeładowany!

• nie oczekujmy od siebie perfekcji od razu!

Jak zauważyliśmy, wśród przyczyn prokrastynacji wymienia się perfekcjonizm. Chcemy, by coś zostało wykonane doskonale, nieustannie obmyślamy, jak to zrobić i w nieskończoność zbieramy siły. Finalnie – boimy się zacząć. Co możemy zrobić? Przede wszystkim musimy zdać sobie sprawę, że biegłości w jakiejkolwiek rzeczy nie osiąga się od razu. Mamy prawo popełniać błędy – uczmy się na nich, wyciągajmy wnioski. Każda próba jest ważna – nie oczekujmy od siebie perfekcji od razu! Przykładowo, jeśli mamy do napisania długi, przekrojowy raport miesięczny, zacznijmy go zarysowywać w edytorze tekstu lub notatniku. Możemy założyć, że wykonujemy próby, które i tak potem zmienimy. Ważne, by codziennie posuwać się o mały krok do przodu.

• wyłączmy powiadomienia z social mediów

Kiedy wykonujemy pracę w domu, możemy mieć spore kłopoty z koncentracją. Prawdopodobnie otacza nas bowiem sporo przeszkadzaczy, do których nie masz dostępu w biurze. Szef nie kontroluje też, jak często zaglądamy do telefonu, sprawdzamy wiadomości w skrzynce pocztowej czy w mediach społecznościowych. Przecież odczytanie jej zajmie sekundę, obejrzenie śmiesznego filmiku mniej niż 2 minuty…

Przeszkadzacze ułatwiają prokrastynację – dekoncentrują, sprawiają, że myślami jesteśmy daleko od swojego zadania. Dlatego wyłączmy powiadomienia z social mediów – niech nas nie kuszą.

• używajmy aplikacji do zwiększenia produktywności

Często nie mamy możliwości odłożyć telefonu na bok w biurze, gdyż stanowi on nasze narzędzie pracy. Co w tej sytuacji? Postarajmy się go dobrze wykorzystać. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele aplikacji poprawiających produktywność. Na początek sprawdźmy te pomagające zorganizować pracę i zarządzać czasem – przykłady to Kalendarz Google, Trello, Nozbe, Asana, Any.do, Microsoft To Do czy Evernote.

Możemy korzystac także z wirtualnych dysków (np. Dysk Google, iCloud, Dropbox, One Drive, Box, IBARD, Sync). Dzięki tym narzędziom będziemy mieć wszystkie pliki pod ręką, gdziekolwiek się znajdziemy – zniknie wymówka, by odkładać jakieś zadanie.

Zapoznajmy się też z aplikacjami ułatwiającymi koncentrację – blokują one dostęp do wybranych witryn internetowych w określonym czasie. Przykłady to Stayfocused, LeechBlock, Freedom, Serene czy Cold Turkey Blocker.

• sięgnijmy po fachową literaturę

Nie dajmy się pokonać prokrastynacji. W mobilizacji sił pomoże nam też odrobina teorii. Wiedza na temat optymalnego zarządzania czasem może pomóc nam lepiej zorganizować swoje życie zawodowe i oddzielić je od prywatnego. Postawmy na dobry poradnik – wybór na rynku jest ogromny. Warto wspomnieć o takich pozycjach jak:

• Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności (David Allen),
• 4-godzinny tydzień pracy (Timothy Ferris),
• 15 tajemnic zarządzania czasem (Kevin Kruse),
• Zjedz tę żabę (Brian Tracy),
• 7 nawyków skutecznego działania (Covey Stephen),
• Co ludzie sukcesu robią przed śniadaniem (Laura Vanderkam).

Sprawdź także, co oznacza asertywność w pracy.